Baza wiedzy KSeF

Najważniejsze i zawsze aktualne informacje na temat KSeF zawsze pod ręką.

Polecane wpisy

Tryb offline w KSeF - jak wystawić fakturę, gdy system nie działa?

Tryb offline w KSeF - jak wystawić fakturę, gdy system nie działa?

Gdy KSeF nie działa, przedsiębiorca może wystawić fakturę w jednym z trzech trybów szczególnych: offline24 (brak internetu po stronie podatnika - fakturę trzeba przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego), offline (ogłoszona przez MF niedostępność systemu - termin wysyłki to następny dzień roboczy po zakończeniu przerwy) lub awaryjnym (awaria ogłoszona w BIP MF - 7 dni roboczych na przesłanie). We wszystkich przypadkach faktura musi mieć strukturę XML FA(3) i być oznaczona kodem z certyfikatu KSeF typu 2.

Czytaj dalej
Jak działa uwierzytelnianie w KSeF? Wszystko, co musisz wiedzieć

Jak działa uwierzytelnianie w KSeF? Wszystko, co musisz wiedzieć

Uwierzytelnianie w KSeF to obowiązkowy pierwszy krok przed wystawianiem i odbieraniem faktur - potwierdza tożsamość użytkownika i przyznaje mu uprawnienia w systemie. Dostępne metody to: profil zaufany lub mObywatel (dla osób fizycznych), podpis kwalifikowany, kwalifikowana pieczęć elektroniczna (dla spółek), a także certyfikat KSeF i token (do integracji z oprogramowaniem). Od 1 stycznia 2027 r. tokeny zostaną zastąpione wyłącznie certyfikatami KSeF.

Czytaj dalej
Duplikaty faktur a KSeF - jak zmieni się ich rola?

Duplikaty faktur a KSeF - jak zmieni się ich rola?

Obecnie duplikat faktury służy jako oficjalne potwierdzenie sprzedaży w sytuacji, gdy oryginał dokumentu zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Jednak wraz z wejściem w życie obowiązkowego  KSeF, wiele zasad w fakturowaniu ulegnie dużej zmianie.

Czytaj dalej

Wszystkie wpisy

Data wystawienia faktury a KSeF

Data wystawienia faktury a KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przynosi zmiany w obszarze wystawiania faktur, ich korygowania oraz procedur dotyczących not korygujących. W nowym systemie, data wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest ściśle związana z momentem przesłania faktury do KSeF, niezależnie od daty wskazanej przez podatnika w treści dokumentu. To znaczy, jeśli faktura została przesłana do systemu dzień po dacie wskazanej na fakturze, to jako oficjalna data wystawienia przyjmowana jest data przesłania do systemu​​.

Czytaj dalej
KSeF - Jak wpłynie na pracę biur rachunkowych?

KSeF - Jak wpłynie na pracę biur rachunkowych?

KSeF zmienia sposób pracy biur rachunkowych - faktury klientów są dostępne bezpośrednio w systemie, bez konieczności ich fizycznego dostarczania. Jeśli klient nada biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia w KSeF, biuro może wystawiać i pobierać faktury w jego imieniu.

Czytaj dalej
Jak działa samofakturowanie w KSeF

Jak działa samofakturowanie w KSeF

Samofakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) zachowuje swoje fundamentalne założenia, pozwalając nabywcy wystawiać faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Mechanizm ten, znany z przepisów ustawy o VAT, nie ulega zmianie pod wpływem wprowadzenia KSeF.

Czytaj dalej
KSeF - od kiedy obowiązkowy? Wszystko, co musisz wiedzieć

KSeF - od kiedy obowiązkowy? Wszystko, co musisz wiedzieć

KSeF jest obowiązkowy etapami od 1 lutego 2026 r. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy wszystkich podatników VAT. Najmniejsze podmioty z miesięczną sprzedażą do 10 000 zł brutto mają czas do 1 stycznia 2027 r.

Czytaj dalej
Faktura ustrukturyzowana - wszystko, o czym musisz wiedzieć

Faktura ustrukturyzowana - wszystko, o czym musisz wiedzieć

Faktura ustrukturyzowana to elektroniczny dokument sprzedaży w formacie XML zgodnym ze schematem FA(3), wystawiany i odbierany wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Obowiązek jej stosowania dotyczy większości przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejszych podmiotów - od 1 stycznia 2027 r.

Czytaj dalej
Jak nadać uprawnienia w KSeF?

Jak nadać uprawnienia w KSeF?

W Krajowym Systemie eFaktur uprawnienia odgrywają kluczową rolę. System opiera się na modelu poświadczeń, co oznacza, że każdy użytkownik musi przejść proces uwierzytelnienia i autoryzacji. Po tym kroku użytkownik zyskuje dostęp do funkcji, takich jak przeglądanie faktur ustrukturyzowanych, ich wystawianie i odbiór.

Czytaj dalej
Nota korygująca w KSeF - czy i jak można ją wystawić?

Nota korygująca w KSeF - czy i jak można ją wystawić?

Zmiany wprowadzone przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) mają znaczący wpływ na procesy fakturowania, w tym na kwestie związane z korektami. Nota korygująca, będąca ważnym narzędziem w poprawianiu błędów na fakturach, wymaga szczególnego uwzględnienia w nowym systemie. Czy w KSeF jest możliwe wystawienie noty korygującej? Jakie są alternatywy i wymogi dotyczące korekt? Przeanalizujemy to w niniejszym artykule.

Czytaj dalej
Profil zaufany - czym jest i jak go uzyskać?

Profil zaufany - czym jest i jak go uzyskać?

Profil Zaufany stanowi kluczowy element umożliwiający obywatelom sprawne i bezpieczne korzystanie z usług publicznych online. Jest to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości w systemach e-administracji, która upraszcza i przyspiesza wiele procesów administracyjnych. W tym artykule przyjrzymy się, czym jest Profil Zaufany, jak można go uzyskać oraz jakie korzyści niesie za sobą jego posiadanie.

Czytaj dalej
KSeF a bezpieczeństwo - czy przedsiębiorcy mają się czego obawiać?

KSeF a bezpieczeństwo - czy przedsiębiorcy mają się czego obawiać?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wywołuje pytania dotyczące bezpieczeństwa danych wśród przedsiębiorców. Centralizacja procesu wystawiania i odbierania faktur w jednym systemie może budzić obawy o ochronę danych oraz ryzyko cyberataków. W tym artykule szczegółowo przyjrzymy się, jak KSeF działa i jakie ma implikacje dla bezpieczeństwa danych firmowych.

Czytaj dalej
KSeF a PEF - najważniejsze różnice

KSeF a PEF - najważniejsze różnice

W obliczu dynamicznie rozwijającej się cyfryzacji procesów księgowych i fakturacji pojawiają się pytania dotyczące różnic między dwoma kluczowymi systemami: Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym różnicom między tymi systemami.

Czytaj dalej
Podpis kwalifikowany - czym jest i jak go uzyskać?

Podpis kwalifikowany - czym jest i jak go uzyskać?

W dzisiejszych czasach cyfryzacja procesów biznesowych i administracyjnych stała się nie tylko wygodą, ale także koniecznością. W tym kontekście kluczową rolę odgrywa elektroniczny podpis kwalifikowany. To narzędzie, które zapewnia tożsamość cyfrową i pozwala na bezpieczną wymianę dokumentów w przestrzeni wirtualnej. Jego zastosowanie jest szerokie i obejmuje zarówno sektor prywatny, jak i publiczny. Ale czym dokładnie jest ten podpis i jak można go uzyskać?

Czytaj dalej
KSeF obowiązkowy - jak przygotować swoją firmę?

KSeF obowiązkowy - jak przygotować swoją firmę?

Zbliża się termin, kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy. Przedsiębiorcy w całej Polsce muszą przygotować się na nowe wyzwania i zmiany w procesach fakturowania. W artykule przybliżymy, od kiedy e-faktura stanie się obowiązkiem i jak najlepiej dostosować swoją działalność do nowych regulacji.

Czytaj dalej
Uwierzytelnianie podmiotów w KSeF

Uwierzytelnianie podmiotów w KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi nowoczesne rozwiązanie dla przedsiębiorców, umożliwiające elektroniczne wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur. Aby móc wykorzystać potencjał tego systemu, niezbędne jest zalogowanie do KSeF i przejście procesu uwierzytelnienia, co stanowi podstawę do korzystania z Aplikacji Podatnika KSeF. Dzięki temu procesowi, użytkownik może nadawać uprawnienia do swojego konta oraz zarządzać obiegiem faktur elektronicznych.

Czytaj dalej
Faktury ustrukturyzowane 2024 a KSeF - Wszystko, o czym musisz wiedzieć

Faktury ustrukturyzowane 2024 a KSeF - Wszystko, o czym musisz wiedzieć

Wraz z rozwojem Krajowego Systemu e-Faktur faktury ustrukturyzowane stały się kluczowym elementem procesu fakturowania w Polsce. Przedsiębiorcy i księgowi muszą zrozumieć, co to jest faktura ustrukturyzowana i jakie zmiany niesie ze sobą jej wprowadzenie. W tym artykule omówimy wszystko, co należy wiedzieć o fakturach ustrukturyzowanych w kontekście KSeF.

Czytaj dalej
Krajowy System e-Faktur - co w przypadku awarii systemu?

Krajowy System e-Faktur - co w przypadku awarii systemu?

Krajowy System e-Faktur to innowacyjne rozwiązanie w dziedzinie rozliczeń podatkowych w Polsce. System ten wprowadza liczne korzyści, ułatwiając przedsiębiorcom proces wystawiania faktur oraz upraszczając sprawy związane z podatkami. Jednak, jak w przypadku każdego systemu informatycznego, również KSeF może ulegać awariom. Warto wiedzieć, co robić w takiej sytuacji i jakie są zasady postępowania.

Czytaj dalej
Kary za KSeF - Czy będą? I jakie?

Kary za KSeF - Czy będą? I jakie?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce to znaczący krok w kierunku cyfryzacji procesów finansowych. Z tymi zmianami pojawiają się jednak pytania dotyczące potencjalnych kar za nieprzestrzeganie nowych przepisów. W tym artykule przyjrzymy się, jaka może być konsekwencja niezastosowania się do wymagań KSeF oraz kara za nie wystawienie faktury w systemie.

Czytaj dalej
Jak wygląda rejestrowanie faktur w KSeF?

Jak wygląda rejestrowanie faktur w KSeF?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to znaczący krok na drodze do cyfryzacji procesów księgowych w Polsce. Przedsiębiorcy, stając przed wyzwaniem adaptacji do nowych przepisów, często zadają sobie pytanie: od kiedy faktury online będą obowiązkowe oraz jak wygląda proces rejestrowania faktur w tym systemie?

Czytaj dalej
Czy przedsiębiorcy są gotowi na KSeF? Raport WEBCON

Czy przedsiębiorcy są gotowi na KSeF? Raport WEBCON

Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma na celu uproszczenie i usprawnienie wymiany dokumentów finansowych między firmami oraz organami administracji publicznej. Choć system oferuje wiele korzyści, kluczowe pytanie brzmi: czy polscy przedsiębiorcy są na niego gotowi? W celu odpowiedzi na to pytanie przyjrzyjmy się raportowi WEBCON oraz aktualnej sytuacji na rynku.

Czytaj dalej