Obecnie duplikat faktury służy jako oficjalne potwierdzenie sprzedaży w sytuacji, gdy oryginał dokumentu zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Jednak wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF, wiele zasad w fakturowaniu ulegnie dużej zmianie.
Poniżej wyjaśniamy, co czeka nas po wdrożeniu obowiązkowego systemu e-faktur.
Jak wygląda wystawianie duplikatu dziś?
Zgodnie z aktualnymi przepisami VAT, jeżeli faktura zaginie lub zostanie uszkodzona, sprzedawca ma prawo wystawić jej duplikat. Taki dokument musi zawierać dokładnie te same dane, co pierwotna faktura, a dodatkowo wyraźne oznaczenie „duplikat” oraz datę wystawienia.
Forma dokumentu może być dowolna – papierowa lub elektroniczna.
Dlaczego KSeF zmienia sytuację?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, na której przechowywane będą wszystkie faktury ustrukturyzowane. Każdy dokument w KSeF: otrzymuje indywidualny identyfikator, jest archiwizowany przez 10 lat oraz jest dostępny online dla wystawcy i odbiorcy w dowolnym momencie.
W praktyce oznacza to, że dokument w systemie nie może „zniknąć” – nie ma więc potrzeby ponownego wystawiania go jako duplikatu. Wystarczy pobrać oryginał z KSeF.
Co robić w razie problemów?
Choć od 1 kwietnia 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla większości firm, mogą zdarzyć się sytuacje, w których faktura nie trafi do systemu od razu.
Jeśli nastąpi awaria po stronie firmy – np. brak internetu czy problemy z oprogramowaniem księgowym – fakturę można wystawić offline i przesłać ją do KSeF po przywróceniu dostępu.
Natomiast w przypadku oficjalnej niedostępności systemu po stronie KSeF, stosuje się procedury zastępcze ogłoszone przez Ministerstwo Finansów.
Są jeszcze sytuacje, kiedy faktury są wystawiane poza systemem – np. dla zagranicznych kontrahentów bez polskiego NIP-u.
W takich wyjątkowych okolicznościach może pojawić się potrzeba ponownego udostępnienia dokumentu nabywcy, ale nie będzie to formalny „duplikat” w dotychczasowym znaczeniu.
Podsumowanie
Po wdrożeniu KSeF pojęcie duplikatu faktury zniknie z obiegu, a jego funkcję przejmie sam system, umożliwiający wielokrotne pobranie i wydruk tego samego dokumentu.
Dla przedsiębiorców to przede wszystkim: większe bezpieczeństwo danych, koniec z koniecznością wystawiania kopii oraz prostszy proces fakturowania.