Od 1 kwietnia 2026 r. większość przedsiębiorców wystawia faktury w KSeF. Dowiedz się, czy ten obowiązek dotyczy także Twojej firmy i w jakim zakresie.
Sprawdź, czy KseF Cię dotyczy
Włącz darmową integrację z KSeF i wejdź w nową erę fakturowania bez wysiłku. Zobacz, jakie to proste!
Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 kwietnia 2026 r. jest obowiązkowy dla większości czynnych podatników VAT – w tym jednoosobowych działalności i firm z sektora MŚP. Oznacza to, że faktury sprzedaży między firmami (B2B) muszą być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane i przesyłane do KSeF.
Najmniejsi podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, wchodzą w obowiązek dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Od 1 lutego 2026 r. w KSeF obowiązkowo fakturują najwięksi podatnicy (z obrotem powyżej 200 mln zł). Od tego samego dnia wszyscy przedsiębiorcy muszą też odbierać faktury zakupowe przez KSeF – niezależnie od tego, od kiedy sami zaczynają w nim wystawiać.
Od 2026 roku wystawianie e-faktur w KSeF jest obowiązkowe dla większości firm. Przepisy przewidują jednak pewne wyjątki – część z nich będzie obowiązywać tylko w okresie przejściowym, aby ułatwić wdrożenie nowych zasad.
Wyłączenia obowiązujące wyłącznie w okresie przejściowym:Przedsiębiorcy ci nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF w okresie przejściowym, ale mogą korzystać z tej możliwości dobrowolnie.
Chcesz sprawdzić informacje u źródła? Poniżej znajdziesz aktualne materiały Ministerstwa Finansów dotyczące KSeF.
Nie wszystkie podmioty i transakcje będą musiały korzystać z KSeF. Przewidziano trzy główne grupy wyłączeń:
Najważniejsze pytania dotyczące tego, kogo obejmuje KSeF.
Tak, jednoosobowe działalności gospodarcze prowadzące sprzedaż dla innych firm (B2B) będą objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a faktury zakupowe muszą już odbierać w KSeF od 1 lutego 2026 r.
Faktury dla zagranicznych kontrahentów bez polskiego NIP również muszą być wystawiane w KSeF – obowiązek dotyczy wystawcy, nie odbiorcy. Ponieważ zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do systemu, sprzedający musi dodatkowo przekazać mu fakturę w uzgodniony sposób, np. jako PDF wysłany mailem.
Tak. Sposób wystawiania faktur nie wpływa na możliwość korzystania z usług zewnętrznej księgowości. Przedsiębiorca może nadać swojemu biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia w systemie KSeF, dzięki czemu biuro będzie miało podgląd lub będzie mogło wystawiać i odbierać faktury w jego imieniu.
Nieprzesłanie faktury do KSeF oznacza, że faktura nie została wystawiona. To może skutkować opóźnieniami w płatnościach, problemami w rozliczeniach podatkowych oraz utrudnieniami w udokumentowaniu kosztów po stronie odbiorcy.
Tak, Ministerstwo Finansów udostępnia testowe środowisko KSeF, w którym można wystawiać faktury próbne. Dokumenty te nie wywołują obowiązku podatkowego, więc przedsiębiorca może sprawdzić działanie systemu bez ryzyka i przygotować się do pełnego wdrożenia.
Tak, faktury korygujące również muszą być wystawiane w KSeF. Nie ma znaczenia, czy odnoszą się do faktur pierwotnych wystawionych w KSeF, czy faktur papierowych lub elektronicznych wystawionych jeszcze przed wdrożeniem systemu.
Tu znajdziesz praktyczne artykuły, które pomogą Ci lepiej zrozumieć nowe zasady i spokojnie przygotować się do KSeF.
Nadawanie uprawnień w KSeF polega na przypisaniu konkretnym osobom lub podmiotom prawa do wystawiania faktur, przeglądania dokumentów lub zarządzania dostępem. Domyślnie pełne uprawnienia ma wyłącznie właściciel podmiotu.
Czytaj dalejKSeF dla jednoosobowej działalności nie wymaga składania wniosków – system automatycznie nadaje właścicielowi uprawnienia właściciela po zalogowaniu numerem NIP. Do wyboru są 4 metody: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, aplikacja mObywatel lub aplikacja mZUS.
Czytaj dalejCertyfikat KSeF to elektroniczny klucz uwierzytelniający podmiot w systemie e-faktur. Jest niezbędny do integracji programów do faktur z KSeF oraz do wystawiania faktur w trybie offline.
Czytaj dalejZ nami masz zawsze aktualne i rzetelne informacje pod ręką.
