KSeF – sprawdź, czy musisz z niego korzystać

Od 1 kwietnia 2026 r. większość przedsiębiorców będzie wystawiać faktury w KSeF. Dowiedz się, czy ten obowiązek dotyczy także Twojej firmy i w jakim zakresie.

Sprawdź, czy KseF Cię dotyczy
Uśmiechnięta kobieta ubrana biznesowo siedząca przy biurku z laptopem i pisząca długopisem
Dłonie trzech osób pokazujące coś na ekranie laptopa

Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 kwietnia 2026 r. stanie się obowiązkowy dla większości czynnych podatników VAT. Oznacza to, że wszystkie faktury sprzedaży pomiędzy firmami (B2B) będą wystawiane w formie e-faktur ustrukturyzowanych i przesyłane do KSeF.

Wcześniej, od 1 lutego 2026 r., system stanie się obowiązkowy dla dużych firm (z obrotem powyżej 200 mln zł), które będą musiały wystawiać faktury sprzedażowe wyłącznie w KSeF. Małe i średnie przedsiębiorstwa od tego samego dnia będą musiały już pobierać i weryfikować faktury zakupowe przez KSeF, zanim system stanie się dla nich obowiązkowy w pełnym zakresie.

Dwóch mężczyzn i jedna kobieta w strojach biznesowych siedzący przy stole, kobieta patrzy na jednego z mężczyzn i się uśmiecha

Dla kogo KSeF będzie dobrowolny?

Od 2026 roku wystawianie e-faktur w KSeF stanie się obowiązkowe dla większości firm. Przepisy przewidują jednak pewne wyjątki – część z nich będzie obowiązywać tylko w okresie przejściowym, aby ułatwić wdrożenie nowych zasad.

Wyłączenia obowiązujące wyłącznie w okresie przejściowym:
  • do końca 2026 r. podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
  • do końca 2026 r. podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Przedsiębiorcy ci nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF w okresie przejściowym, ale mogą korzystać z tej możliwości dobrowolnie.

Kogo KSeF nie obejmie?

Nie wszystkie podmioty i transakcje będą musiały korzystać z KSeF. Przewidziano trzy główne grupy wyłączeń:

Grupa 1

Wyłączenie ze względu na status stron transakcji

    KSeF nie obejmie faktur:
  • wystawianych dla konsumentów (osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej)
  • wystawianych przez firmy zagraniczne zarejestrowane do VAT w Polsce – choć z pewnymi wyjątkami

Grupa 2

Wyłączenia dla konkretnych transakcji

    Obowiązek nie dotyczy faktur związanych z:
  • procedurą OSS (nieunijną)
  • procedurą importu IOSS
  • usługami międzynarodowego, okazjonalnego przewozu drogowego osób

Grupa 3

Wyłączenia dla określonych usług i czynności

    Z KSeF wyłączone są m.in.:
  • usługi przejazdu autostradami
  • usługi dokumentowane biletami (np. kolejowymi)
  • wybrane usługi zwolnione z VAT, np. ubezpieczeniowe i finansowe
  • faktury w procedurze samofakturowania, gdy jedną ze stron jest podmiot zagraniczny

Często zadawane pytania

Sprawdź, o co najczęściej pytają przedsiębiorcy w związku z wprowadzeniem KSeF.

Bądź na bieżąco

Tu znajdziesz praktyczne artykuły, które pomogą Ci lepiej zrozumieć nowe zasady i spokojnie przygotować się do KSeF.

Zobacz wszystkie wpisy
Mężczyzna w garniturze z książką

KSeF a obowiązki prawne: Co każdy właściciel mikrofirmy powinien wiedzieć?

Mikrofirmy stanowią fundament polskiej gospodarki. Według danych z 2020 roku, aż 96,7% wszystkich przedsiębiorstw w Polsce to mikrofirmy, czyli podmioty zatrudniające od 1 do 9 osób, z rocznym obrotem lub bilansem nieprzekraczającym 2 milionów euro. Ze względu na ich znaczenie dla gospodarki, zrozumienie nadchodzących zmian prawnych dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest kluczowe dla każdego właściciela mikrofirma.

Czytaj dalej
schody i pokazany mężczyzna od pasa w dół idący po tych schodach do góry

KSeF – od czego zacząć, żeby sprawnie wdrożyć e-faktury w firmie. 7 prostych kroków

Od 2026 r. KSeF (Krajowy System e-Faktur) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce. Jeśli zastanawiasz się, jak poradzić sobie z KSeF i od czego zacząć, poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą przygotować Twoją firmę do zmian krok po kroku.

Czytaj dalej
Lewa część obrazka to mapa z położoną na nią lupą a prawa to dwa białe samoloty na niebieskim tle

KSeF faktury zagraniczne: Co w przypadku wystawienia faktury dla klienta spoza UE?

W dobie globalizacji i rosnącej liczby transakcji międzynarodowych, przedsiębiorcy często stają przed koniecznością wystawienia faktur dla klientów z różnych zakątków świata, w tym również spoza Unii Europejskiej. W Polsce, wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma znacząco ułatwić proces fakturowania, jednak jego stosowanie w przypadku transakcji międzynarodowych może rodzić pytania. W szczególności istotne jest zrozumienie, jak w praktyce wygląda kwestia wystawienia faktur dla klientów spoza UE w ramach KSeF.

Czytaj dalej

Przygotuj swoją firmę na KSeF

Z nami masz zawsze aktualne i rzetelne informacje pod ręką.