Od 1 kwietnia 2026 r. większość przedsiębiorców wystawia faktury w KSeF. Dowiedz się, czy ten obowiązek dotyczy także Twojej firmy i w jakim zakresie.
Sprawdź, czy KSeF Cię dotyczy
KSeF jest obowiązkowy dla prawie każdej firmy, która wystawia faktury innym firmom – niezależnie od formy działalności i od tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia z VAT. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie także najmniejsze firmy, które do końca 2026 r. mogą jeszcze wystawiać faktury poza systemem. Nie dotyczy natomiast m.in. firm zagranicznych bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, rolników ryczałtowych ani osób prywatnych, które nie prowadzą działalności.
Włącz darmową integrację z KSeF i wejdź w nową erę fakturowania bez wysiłku. Zobacz, jakie to proste!
Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 kwietnia 2026 r. jest obowiązkowy dla większości czynnych podatników VAT – w tym jednoosobowych działalności i firm z sektora MŚP. Oznacza to, że faktury sprzedaży między firmami (B2B) muszą być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane i przesyłane do KSeF.
Obowiązek obejmuje także podatników zwolnionych z VAT – zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo. Obowiązują ich te same terminy co czynnych podatników VAT.
Najmniejsi podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, wchodzą w obowiązek dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Od 1 lutego 2026 r. w KSeF obowiązkowo fakturują najwięksi podatnicy – ci, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od tego samego dnia wszyscy przedsiębiorcy muszą też odbierać faktury zakupowe przez KSeF – niezależnie od tego, od kiedy sami zaczynają w nim wystawiać.
Od 2026 roku wystawianie e-faktur w KSeF jest obowiązkowe dla większości firm. Przepisy przewidują jednak pewne wyjątki – część z nich obowiązuje tylko w okresie przejściowym, aby ułatwić wdrożenie nowych zasad.
Przedsiębiorcy ci nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF w okresie przejściowym, ale mogą korzystać z tej możliwości dobrowolnie.
Firma, która dobrowolnie korzysta z KSeF, wystawia faktury na tych samych zasadach co pozostali – jako e-faktury w KSeF, czyli faktury ustrukturyzowane, którym system nadaje numer KSeF.
1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy dla najmniejszych firm i faktur z kas rejestrujących. Od tego dnia faktury w KSeF wystawiają wszyscy podatnicy, którzy nie korzystają z wyłączeń opisanych niżej.
Firmy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekraczała 10 000 zł brutto, od 1 stycznia 2027 r. wystawiają faktury w KSeF na takich samych zasadach jak pozostali podatnicy. Dotyczy to także firm zwolnionych z VAT.
Do końca 2026 r. faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących, w tym paragony z NIP do 450 zł uznane za faktury, mogą powstawać poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek przestaje obowiązywać.
Według obecnych przepisów kary za naruszenia związane z KSeF obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Termin może się przesunąć na 1 stycznia 2028 r., jeśli zostanie uchwalony projekt nowelizacji ustawy o VAT, który rząd przyjął 20 października 2026 r. Projekt nie przesuwa obowiązku wystawiania faktur w KSeF, a jedynie moment, od którego za jego naruszenie grożą kary pieniężne w KSeF.
Chcesz sprawdzić informacje u źródła? Poniżej znajdziesz aktualne materiały Ministerstwa Finansów dotyczące KSeF.
Nie wszystkie podmioty i transakcje są objęte obowiązkiem KSeF. Przewidziano trzy główne grupy wyłączeń:
Najważniejsze pytania dotyczące tego, kogo obejmuje KSeF.
Tak, jednoosobowe działalności gospodarcze prowadzące sprzedaż dla innych firm (B2B) są objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a faktury zakupowe muszą już odbierać w KSeF od 1 lutego 2026 r.
Tak. Ani zwolnienie podmiotowe, ani przedmiotowe z VAT nie wyłącza z obowiązku KSeF. Podatnicy zwolnieni wystawiają faktury w KSeF w tych samych terminach co czynni podatnicy VAT: od 1 kwietnia 2026 r., a przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie – od 1 stycznia 2027 r.
Nie. Rolnik ryczałtowy nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. może jednak złożyć w KSeF oświadczenie i wskazać nabywcę swoich produktów – wtedy nabywca wystawia faktury VAT RR w systemie, dopóki rolnik nie odwoła tego wskazania. Obowiązek KSeF dotyczy natomiast rolnika, który jest czynnym podatnikiem VAT i sprzedaje innym firmom.
Tak. Przedsiębiorca może nadać biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF – wtedy biuro ma podgląd faktur albo wystawia i odbiera je w jego imieniu.
Nieprzesłanie faktury do KSeF oznacza, że faktura nie została wystawiona. To może skutkować opóźnieniami w płatnościach, problemami w rozliczeniach podatkowych oraz utrudnieniami w udokumentowaniu kosztów po stronie odbiorcy. Według obecnych przepisów od 1 stycznia 2027 r. grożą za to także kary pieniężne za naruszenia w KSeF. Termin może się przesunąć na 1 stycznia 2028 r., jeśli zostanie uchwalony projekt nowelizacji ustawy o VAT, który rząd przyjął 20 października 2026 r.
Tak. Jeśli obowiązek obejmie Twoją firmę dopiero od 1 stycznia 2027 r., już teraz możesz dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF i sprawdzić cały proces na prawdziwych dokumentach. Faktury próbne, które nie wywołują skutków podatkowych, można wysyłać w środowisku testowym i przedprodukcyjnym (demo) Ministerstwa Finansów.
Tu znajdziesz praktyczne artykuły, które pomogą Ci lepiej zrozumieć nowe zasady i spokojnie przygotować się do KSeF.
Nadawanie uprawnień w KSeF polega na przypisaniu konkretnym osobom lub podmiotom prawa do wystawiania faktur, przeglądania dokumentów lub zarządzania dostępem. Domyślnie pełne uprawnienia ma wyłącznie właściciel podmiotu.
Czytaj dalejKSeF dla jednoosobowej działalności nie wymaga składania wniosków – system automatycznie nadaje właścicielowi uprawnienia właściciela po zalogowaniu numerem NIP. Do wyboru są 4 metody: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, aplikacja mObywatel lub aplikacja mZUS.
Czytaj dalejCertyfikat KSeF to elektroniczny klucz uwierzytelniający podmiot w systemie e-faktur. Jest niezbędny do integracji programów do faktur z KSeF oraz do wystawiania faktur w trybie offline.
Czytaj dalejZ nami masz zawsze aktualne i rzetelne informacje pod ręką.
