KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur od Ministerstwa Finansów, to rozwiązanie umożliwiające przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych w prosty sposób. System ten nie tylko pozwala na przechowywanie i sprawdzanie faktur w sieci. E-faktury w ramach KSeF będą funkcjonowały obok tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych, a ich użycie stanie się normą w obrocie gospodarczym dla większości przedsiębiorców.
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 01.02.2026 dla firm przekraczających przychody 200 mln rocznie, a 2 miesiące później (01.04.2026) zacznie obowiązywać wszystkich przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów wprowadzając daje przedsiębiorcom możliwość dobrowolnego stosowania systemu od stycznia 2022.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się jak dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur. Czy wdrożenie KSeF jest trudne? Nic bardziej mylnego! Wystarczy uzyskać specjalny kod z rządowej strony KSeF, a następnie wprowadzić go do wybranego oprogramowania do faktur. I gotowe! Od teraz możesz błyskawicznie wystawiać faktury, a system automatycznie dostarczy je do KSeF.
Krajowy System eFaktur (KSeF), zgodnie z najnowszymi ustaleniami Ministerstwa Finansów, będzie obowiązkowy od 2026 roku. Dla podatników VAT o obrotach przekraczających 200 milionów złotych, Krajowy System e-Faktur będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 roku. Dla pozostałych przedsiębiorstw korzystanie z KSeF będzie wymagane od 1 kwietnia 2026 roku. Te informacje pochodzą z briefingu prasowego, który odbył się 24 kwietnia 2024 roku, zorganizowanego przez Ministerstwo Finansów. Podczas konferencji wyjaśniono również, że w latach 2024 i 2025 stosowanie systemu e-faktur nie będzie wymagane, lecz dobrowolne. Zmiany te mają na celu ułatwienie i przyspieszenie procesu fakturowania, a także zwiększenie transparentności w obrocie gospodarczym.
Prace nad projektem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce trwają od 2016 roku. Za rozwój projektu odpowiada Ministerstwo Finansów. Celem wprowadzenia KSeF-u jest być uszczelnienie i zabezpieczenie polskiego systemu podatkowego przez umożliwienie podatnikom VAT elektronicznego wystawiania i odbierania faktur w specjalnym, ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Mimo, że ustawa wprowadzająca KSeF została już podpisana, Krajowy System e-Faktur obecnie jest dobrowolny dla wszystkich przedsiębiorców. Pierwotnie, KSeF miał zacząć obowiązywać od 1 lipca 2024 roku. Ministerstwo Finansów w kwietniu 2024 roku poinformowało jednak o przesunięciu tego terminu. Minister Andrzej Domański argumentował decyzję wynikiem specjalnego audytu, który miał sprawdzić płynność działania systemu. Okazało się, że technologia nie spełnia niektórych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i wymaga dalszego dopracowania. Nowym terminem, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy jest 1 luty 2026 roku dla podatników VAT o obrotach rocznych powyzej 200 milionów złotych oraz 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. Podatnicy mają możliwość korzystania z systemu przed tym terminem, a ustrukturyzowana e-faktura jest jedną z dozwolonych form dokumentowania transakcji. W okresie od stycznia 2022 do sierpnia 2023, przez KSeF przeszło niemal 67 tysięcy e-faktur, a około 1000 firm regularnie z niego korzystało. Od września 2023 roku działa już druga wersja struktury e-faktury, która pozostanie w użyciu do czasu wdrożenia ostatecznego rozwiązania.
E-faktura wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku i jest alternatywą do tradycyjnych metod fakturowania, zarówno elektronicznych, jak i papierowych.
System KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur, gdzie ustrukturyzowane e-faktury są tworzone według określonego przez Ministerstwo Finansów formatu elektronicznego i wysyłane z lokalnych programów finansowo-księgowych do centralnej bazy danych ministerstwa za pośrednictwem interfejsu (API).
Po wysłaniu, faktura staje się dostępna w systemie i może być pobrana przez odbiorcę. Korzystanie z e-faktury w systemie KSeF oferuje przedsiębiorcom szereg korzyści.
Po pierwsze, obniża koszty, gdyż faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat, eliminując potrzebę ich archiwizacji w osobnych systemach IT.
Po drugie, ujednolica standardy faktur, co ułatwia cyfryzację i automatyzację ich obiegu między podatnikami oraz proces księgowania.
Co więcej, dzięki natychmiastowemu dostępowi do wystawionych faktur, procesy księgowe mogą być znacznie przyspieszone, co jest korzystne dla szybkości wymiany danych między kontrahentami.
System KSeF również minimalizuje ryzyko zagubienia lub zniszczenia faktur i zapewnia przedsiębiorcom pewność, że faktura dotarła do odbiorcy, co zwiększa bezpieczeństwo podatkowe nabywców towarów lub usług.
Polska była czwartym krajem w Unii Europejskiej, który zaimplementował e-fakturę.
Obowiązkowe stosowanie e-faktur w Polsce zostanie wprowadzone od 1 lutego 2026 roku dla firm o przychodach pow. 200 mln zł rocznie, a dla wszystkich przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026. Mimo, że pierwotnie planowano wprowadzić obowiązkowe e-faktury od 2024 roku, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na przedłużenie prac nad systemem KSeF. Przedsiębiorcy już teraz mogą dobrowolnie korzystać wystawiania i odbierania faktur elektronicznych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Aplikacja e-mikrofirma została uruchomiona przez Ministerstwo Finansów w Polsce w 2020 roku. Jest to narzędzie przeznaczone dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, ułatwiające im wystawianie faktur krajowych, zapisywanie faktur zakupu oraz tworzenie ewidencji VAT. Dodatkowo, aplikacja e-mikrofirma umożliwia generowanie, szyfrowanie, podpisywanie i przesyłanie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) do systemu Ministerstwa Finansów.
Prezydent RP podpisuje ustawę o odroczeniu KSeF do 2026 roku.
Rząd przyjmuje projekt ustawy odraczającej KSeF.
Ogłoszenie wyników audytu i nowego terminu wejścia w życie KSeF: 01.02.2026 / 01.04.2026.
Podsumowanie konsultacji, projekt zmian legislacyjnych oraz systemowych.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowe narzędzie, które już wkrótce stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Od 1 kwietnia 2026 roku firmy będą musiały korzystać z e-faktur, przesyłając je za pomocą KSeF. Wdrożenie systemu budzi pytania o koszty i wpływ na budżet przedsiębiorstw. Czy nowe przepisy oznaczają dodatkowe obciążenie finansowe, czy może szansę na oszczędności?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowy projekt, który ma na celu ujednolicenie i usprawnienie procesu fakturowania w Polsce. Od 1 kwietnia 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do korzystania z tej platformy do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Jednym z narzędzi, które ułatwiają obsługę systemu, jest Aplikacja Podatnika KSeF. W niniejszym poradniku dowiesz się, jak zacząć z niej korzystać, jakie funkcje oferuje oraz dlaczego warto zintegrować się z KSeF API.
Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorców, firmy muszą przygotować się na zmiany w procesie wystawiania faktur. Zgodnie z nowymi przepisami wszystkie faktury będą musiały być przesyłane za pośrednictwem KSeF, co wymaga odpowiedniego narzędzia – systemu do wystawiania faktur, który będzie zgodny z wymaganiami nowego rozwiązania.