Dowiedz się jak KSeF zmienia system fakturowania w Polsce i jak te zmiany wpłyną na Twój biznes. Najważniejsze informacje – zawsze aktualne i w zasięgu ręki.
Włącz darmową integrację z KSeF i wejdź w nową erę fakturowania bez wysiłku. Zobacz, jakie to proste!
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur od Ministerstwa Finansów, to rozwiązanie umożliwiające przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych w prosty sposób. System ten nie tylko pozwala na przechowywanie i sprawdzanie faktur w sieci. Jego celem jest uproszczenie rozliczeń, przyspieszenie obiegu dokumentów i uszczelnienie systemu podatkowego. Dzięki KSeF faktura jest od razu widoczna dla urzędu skarbowego, a Ty masz pewność, że trafiła do odbiorcy.
Dowiedz się więcej
Krajowy System e-faktur zacznie obowiązywać w 2026 roku. Przepisy będą wdrażane stopniowo:
Wielu przedsiębiorców zastanawia się jak dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur. Czy wdrożenie KSeF jest
trudne? Nic bardziej mylnego!
Chcesz sprawdzić informacje u źródła? Poniżej znajdziesz aktualne materiały Ministerstwa Finansów dotyczące KSeF.
Od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF, obejmie on większość przedsiębiorców w Polsce, niezależnie od branży czy formy opodatkowania. Jeśli wystawiasz faktury sprzedażowe w Polsce, KSeF najprawdopodobniej będzie dotyczył również Ciebie.
Od tego dnia firmy z obrotem powyżej 200 mln zł mają obowiązek wystawiania faktur sprzedażowych wyłącznie w KSeF. Natomiast małe i średnie przedsiębiorstwa odbierają już tylko w KSeF faktury zakupowe.
KSeF jest obowiązkowy dla pozostałych firm.
Jeżeli Twoja łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu wraz z podatkiem nie przekracza 10 tys. zł, do końca 2026 roku nie musisz wystawiać faktur w KSeF. Możesz robić to tak jak dotychczas – w formie papierowej lub elektronicznej. Pamiętaj jednak, że korzystanie z KSeF jest obowiązkowe przy odbiorze faktur zakupowych.
Sprawdź, o co najczęściej pytają przedsiębiorcy w związku z wprowadzeniem KSeF.
KSeF staje się obowiązkowy stopniowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podmiotów o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł.
KSeF obejmie większość przedsiębiorców w Polsce, niezależnie od branży czy formy opodatkowania. Jeśli wystawiasz faktury sprzedażowe w Polsce, KSeF najprawdopodobniej będzie dotyczył również Ciebie. Wyjątek stanowią jedynie najmniejsze podmioty o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł – one mają czas do 1 stycznia 2027 r.
Nie. Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej może korzystać z KSeF bez składania ZAW-FA. Wystarczy uwierzytelnić się w systemie swoim Profilem Zaufanym, mObywatelem lub podpisem kwalifikowanym.
W KSeF można się uwierzytelnić:
Więcej na temat certyfikatów znajdziesz na https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef/.
Anonimowy dostęp to możliwość podglądu e-faktury z KSeF bez logowania do systemu. Aby skorzystać z tej funkcji, konieczna będzie znajomość szczegółowych danych faktury, takich jak: numer nadany przez wystawcę, numer KSeF, identyfikator podatkowy nabywcy czy kwota należności ogółem.
Zanim zaczniesz wysyłać faktury z załącznikami w KSeF, zgłoś ten zamiar za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W ciągu 3 dni otrzymasz potwierdzenie swojego zgłoszenia. Jest ono ważne 2 lata.
Twoje zgłoszenie wymaga aktualizacji, jeśli zmienisz zakres swojej działalności, liczbę średniomiesięcznie wystawianych faktur lub zmieni się rozmiar Twojego załącznika.
Pamiętaj, że załącznik w KSeF jest integralną częścią struktury logicznej e-faktury (schemy), a nie dodatkowym plikiem dołączanym przy jej tworzeniu. Rozmiar pliku faktury z załącznikiem jest ograniczony.
W przypadku awarii KSeF możesz wystawić fakturę offline w swoim programie do fakturowania. Po przywróceniu działania systemu musisz przesłać ją do KSeF w wymaganym terminie – obecnie to 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Faktura zachowa ważność, jeśli zostanie zarejestrowana w KSeF po ustaniu awarii.
Tryby offline i offline24 powstały, by móc wystawić fakturę również w razie problemów technicznych. W przypadku awarii KSeF po stronie MF stosuje się tryb offline. Po przywróceniu działania systemu należy przesłać dokument do KSeF w ciągu 7 dni roboczych (lub 1 dzień przy krótkich przerwach). Natomiast jeśli problem leży po stronie przedsiębiorcy (brak dostępu do internetu lub problemy z oprogramowaniem), wówczas należy skorzystać z trybu offline24 i przesłać fakturę do KSeF najpóźniej do końca następnego dnia roboczego.
Faktury sprzedaży wystawiane są w KSeF na bieżąco. Korzystając z trybu offline24, można wystawiać faktury poza KSeF, z obowiązkiem ich przesłania do systemu najpóźniej kolejnego dnia. Nie ma możliwości odkładania wysyłki do końca tygodnia lub miesiąca.
Nie, samo przesłanie kodu QR nie zastępuje obowiązku wysłania faktury do KSeF. Kod QR to jedynie dodatkowy element wizualizacji, umożliwiający potwierdzenie, że faktura faktycznie została prawidłowo wystawiona i zarejestrowana w systemie KSeF.
Nie, obecnie kasy fiskalne nie łączą się bezpośrednio z KSeF. Paragon z NIP do 450 zł jest ewidencjonowany w kasie i nie trafia automatycznie do KSeF. Jeśli chcesz wystawić fakturę ustrukturyzowaną, musisz zrobić to oddzielnie – np. w programie do faktur z integracją KSeF.
Ważne: od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP nie będzie fakturą. Bez względu na kwotę należności, konieczne będzie wystawienie faktury w KSeF dla nabywcy posługującego się NIP.
W KSeF właściciel firmy może sam korzystać z systemu lub nadać innym osobom uprawnienia do wystawiania, odbierania i przeglądania faktur. Uprawnienia można nadać na przykład w Aplikacji Podatnika KSeF, wskazując konkretną osobę i zakres jej dostępu.
W Aplikacji Podatnika KSeF wybierz zakładkę Uprawnienia, wskaż biuro rachunkowe (np. przez NIP) i nadaj mu odpowiedni zakres dostępu – np. do wystawiania, odbierania lub podglądu faktur. Biuro będzie mogło obsługiwać faktury w Twoim imieniu zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
Jeżeli Twój kontrahent nie korzysta z KSeF, możesz udostępnić mu fakturę w formie PDF lub XML bezpośrednio z systemu do fakturowania zintegrowanego z KSeF. W praktyce oznacza to, że po wygenerowaniu faktury w systemie możesz pobrać dokument i wysłać go e-mailem lub wydrukować fakturę i przekazać w formie papierowej. Pamiętaj, że obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF nastąpi 1 kwietnia 2026 roku dla prawie wszystkich przedsiębiorców. Dla firm, których sprzedaż nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, obowiązek ten wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2027.
Tu znajdziesz praktyczne artykuły, które pomogą Ci lepiej zrozumieć nowe zasady i spokojnie przygotować się do KSeF.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur sprawia, że coraz więcej firm musi zrozumieć, czym jest certyfikat KSeF i dlaczego staje się on kluczowy w codziennej pracy. Jeżeli wystawiasz faktury elektroniczne lub planujesz zautomatyzować ich wysyłkę, certyfikat będzie jednym z elementów, których nie możesz pominąć.
Czytaj dalejOd 2026 r. KSeF (Krajowy System e-Faktur) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce. Jeśli zastanawiasz się, jak poradzić sobie z KSeF i od czego zacząć, poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą przygotować Twoją firmę do zmian krok po kroku.
Czytaj dalejWraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorców, firmy muszą przygotować się na zmiany w procesie wystawiania faktur. Zgodnie z nowymi przepisami wszystkie faktury będą musiały być przesyłane za pośrednictwem KSeF, co wymaga odpowiedniego narzędzia – systemu do wystawiania faktur, który będzie zgodny z wymaganiami nowego rozwiązania.
Czytaj dalejZ nami masz zawsze aktualne i rzetelne informacje pod ręką.
Sprawdź za darmo
