E-faktura to elektroniczna wersja faktury tradycyjnej, przesyłana i przechowywana cyfrowo. Jest ona integralną częścią KSeF, systemu wprowadzonego przez polskie Ministerstwo Finansów, służącego do zarządzania e-fakturami. E-faktura w KSeF jest prawnie równoważna swojemu papierowemu odpowiednikowi i przyczynia się do cyfryzacji procesów księgowych.

Faktura ustrukturyzowana w KSeF to e-faktura o określonej, jednolitej strukturze danych. Jest ona kluczową częścią KSeF, umożliwiającą efektywną wymianę i przetwarzanie danych pomiędzy systemami księgowymi. Ta ustandaryzowana forma faktury zapewnia lepszą integrację i automatyzację procesów księgowych.

W KSeF e-faktura i faktura ustrukturyzowana są ściśle powiązane. E-faktura może przybrać różne formy elektroniczne, natomiast faktura ustrukturyzowana, będąca częścią KSeF, ma z góry określony format, co ułatwia jej przetwarzanie i integrację z systemami księgowymi.

Wystawienie e-faktury w KSeF wymaga zalogowania się do systemu i użycia dostępnych narzędzi do generowania e-faktur. Po wypełnieniu wszystkich danych transakcyjnych, e-faktura może być elektronicznie wysłana do odbiorcy, co jest zgodne z wymogami KSeF.

Obowiązkowe stosowanie e-faktur w KSeF ma wejść w życie nie wcześniej niż od 1 stycznia 2025 roku dla małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce. Wprowadzenie to jest częścią szerszej strategii cyfryzacji sektora podatkowego, mającej na celu usprawnienie zarządzania dokumentacją podatkową.