Od 1 kwietnia 2026 r. większość przedsiębiorców będzie wystawiać e-faktury w KSeF. Dowiedz się, jak zmieni się proces fakturowania.
Dowiedz się więcej
E-faktura, czyli faktura ustrukturyzowana, to dokument wystawiany w standardowym formacie XML, który można automatycznie przetwarzać w systemach księgowych. Dzięki KSeF e-faktury są przechowywane centralnie, mają unikalny numer identyfikacyjny i są dostępne online dla obu stron transakcji.
Dzięki ujednoliceniu zasad związanych z fakturą ustrukturyzowaną, skorzystają zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe, ponieważ cały proces księgowo-podatkowy będzie szybszy, bardziej przejrzysty i bezpieczny. Obowiązek korzystania z e-faktury w KSeF będzie dotyczył:
Dużych przedsiębiorstw, których roczny obrót przekracza 200 mln zł.
Wszystkich podatników VAT z pominięciem najmniejszych podmiotów, których łączna miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.
Najmniejszych podmiotów, których sprzedaż w miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł.
W przypadku faktur wystawionych dla podmiotów zagranicznych, polski przedsiębiorca będzie miał obowiązek przesłać taką fakturę do KSeF, a oprócz tego wysłać dokument kontrahentowi w sposób uzgodniony (np. drogą mailową lub pocztą), gdyż podmioty zagraniczne nie będą miały dostępu do polskiego KSeF. Przepisy przewidują wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Przepisy wymagają, aby na fakturze podać datę jej wystawienia, a także datę sprzedaży jeśli fakturę wystawiono wcześniej lub później. Dotyczy to także faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF. W przypadku faktur wystawianych w trybie online data wystawienia e-faktury w KSeF to dzień, w którym faktura zostaje oficjalnie zarejestrowana w systemie. To ona określa moment formalnego powstania faktury i jest kluczowa zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy. Data wystawienia może różnić się od daty sprzedaży, dlatego ważne jest, aby dokładnie je określić przed wysłaniem faktury do systemu KSeF.
Jeśli sprzedajesz usługę 15 września, a fakturę wystawisz 18 września i tego właśnie dnia wyślesz ją do KSeF, to datą wystawienia dokumentu będzie 18 września. Datą sprzedaży pozostaje 15 września, ale e-faktura formalnie powstaje dopiero w momencie jej zarejestrowania w systemie KSeF, czyli w tym przypadku – 18 września.
Data otrzymania e-faktury w KSeF to dzień, w którym został jej nadany numer KSeF, niezależnie czy odbiorca zobaczył dokument w systemie i go pobrał, czy nie. Data otrzymania faktury może być inna niż data jej wystawienia, ponieważ datą wystawienia faktury jest dzień jej przesłania do KSeF, a datą odbioru – nadanie e-fakturze numeru KSeF.
Twój dostawca wysłał fakturę do KSeF 10 września, system nadał jej numer KSeF na następny dzień, tj. 11 września, a Ty zobaczyłeś fakturę w systemie dopiero 12 września. W tym przypadku datą otrzymania dokumentu jest 11 września.
Przepisy określają w jakim terminie należy wystawić / przesłać fakturę do KSeF. Nie zawsze jest to dzień wystawienia faktury, wskazany na dokumencie. To wpłynie na możliwość odliczenia VAT i zakwalifikowania wydatku do kosztów podatkowych.
Jeżeli zdarza Ci się wystawiać faktury na przełomie miesiąca, za dostawy lub usługi zrealizowane i opłacone w tym okresie, pamiętaj, że nie da się przesłać faktury do KSeF z datą wsteczną. Jeśli zależy Ci, aby data wystawienia nie była późniejsza, niż ostatni dzień miesiąca, musisz w tym terminie dopilnować wystawienia faktury w KSeF. Dopiero po nadaniu tej fakturze identyfikatora KSeF, Twojemu kontrahentowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z wystawionej przez Ciebie faktury. Taka sama zasada dotyczy Ciebie i faktur zakupowych, które otrzymasz w KSeF. Jeśli poniosłeś wydatek i zakładasz zakwalifikowanie go w koszty podatkowe w bieżącym miesiącu, dopilnuj, aby otrzymać fakturę w KSeF na czas.
Numer faktury w KSeF to unikalny identyfikator przypisany do każdej faktury w systemie. Jest on kluczowy dla prawidłowej identyfikacji dokumentu. Na przykład, jeśli wystawiasz fakturę sprzedażową oznaczoną numerem FV/09/2025, po przesłaniu do KSeF system nadaje jej własny identyfikator, który gwarantuje unikalność dokumentu w całym systemie. Dzięki temu możesz łatwo odnaleźć fakturę, sprawdzić jej status i upewnić się, że została prawidłowo zarejestrowana.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur całkowicie zmienia obieg dokumentów między sprzedawcą a nabywcą.
Sprzedawca nie ma już obowiązku wysyłania faktury mailem czy w formie papierowej. Jego zadaniem jest wyłącznie przesłanie e-faktury do KSeF. Kiedy faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny, jednocześnie jest uznawana za:
Od tego momentu to nabywca loguje się do KSeF i pobiera swoją fakturę bezpośrednio z systemu. Dzięki temu proces jest ustandaryzowany, bezpieczny i eliminuje ryzyko opóźnień czy zgubionych dokumentów.
Po wejściu obowiązkowego KSeF, wszystko będzie odbywać się automatycznie i bezpiecznie w oprogramowaniu do fakturowania, z którego korzystasz. A jeśli nie korzystasz z żadnego komercyjnego orpogramowania – w darmowym narzędziu od Ministerstwa finansów jakim jest Aplikacja Podatnika.
Sprawdź, o co najczęściej pytają przedsiębiorcy w związku z wprowadzeniem KSeF.
Tu znajdziesz praktyczne artykuły, które pomogą Ci lepiej zrozumieć nowe zasady i spokojnie przygotować się do KSeF.
Wraz z nadejściem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w 2026 roku przedsiębiorcy staną przed największą od lat zmianą w sposobie dokumentowania sprzedaży. System wprowadzi pełną cyfryzację obiegu faktur i zlikwiduje dotychczasową dowolność w ich wystawianiu.
Czytaj dalejWielu przedsiębiorców już dziś wystawia faktury elektroniczne, jednak Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie kolejne narzędzie do wysyłania dokumentów, lecz zupełnie nowy model fakturowania. Sprawdź, dlaczego dotychczasowe e-faktury w KSeF nie wystarczą.
Czytaj dalejKrajowy System e-Faktur (KSeF) ma działać bez przerwy, ale w razie awarii czy braku internetu nie zostajesz bez wyjścia. W takich sytuacjach możesz skorzystać z trybu offline lub offline24, które pozwalają wystawić fakturę mimo problemów z systemem.
Czytaj dalejZ nami masz zawsze aktualne i rzetelne informacje pod ręką.
Sprawdź za darmo
