Wielu przedsiębiorców już dziś wystawia faktury elektroniczne, często w formie PDF wysyłanych mailem. Jednak Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie kolejne narzędzie do wysyłania dokumentów, lecz zupełnie nowy model ich funkcjonowania. Różnica między zwykłą e-fakturą a fakturą ustrukturyzowaną jest zasadnicza – dotyczy formatu, obiegu, sposobu wystawiania dokumentu i odpowiedzialności.
Faktura ustrukturyzowana to nie PDF
Dotychczasowa e-faktura to po prostu elektroniczny obraz dokumentu – PDF, XML lub plik z programu księgowego. W KSeF faktura ma ściśle określoną strukturę XML, zgodną z oficjalnym schematem Ministerstwa Finansów. Każde pole musi być poprawnie wypełnione: od danych nabywcy, przez dokładny opis pozycji faktury, aż po podsumowanie faktury i wymagane na niej adnotacje.
Dzięki temu system „rozumie” treść faktury – nie tylko ją przechowuje, ale też automatycznie waliduje. Jeśli struktura są błędne, dokument nie zostanie przyjęty.
Wizualizacja faktury i kody QR
Choć faktura ustrukturyzowana to technicznie plik XML, przedsiębiorca nie będzie musiał go samodzielnie czytać. Każdy system do fakturowania zintegrowany z KSeF będzie umożliwiał wizualizację faktury – czyli czytelną prezentację danych w układzie zbliżonym do tradycyjnej faktury papierowej.
Nowym elementem będzie kod QR, który pojawi się na wizualizacji dokumentu. Zawiera on unikalny identyfikator KSeF oraz link zapewniający dostęp do faktury. Kod ten ułatwi weryfikację dokumentów przez kontrahenta oraz pozwoli sprawdzić ich autentyczność.
Uwierzytelnienie i role użytkowników
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia użytkownika. Przewidziano różne metody uwierzytelniania w KSeF, a proces ten odbywa się za pomocą:
- pieczęci elektronicznej (dedykowanej dla podmiotów nie będących osobą fizyczną),
- podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego (osoby fizyczne)
- tokenu lub certyfikatu KSeF, przypisanego do danego użytkownika.
W przypadku korzystania z programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF, najwygodniejszą i najbezpieczniejszą metodą uwierzytelniania będzie Certyfikat KSeF.
Dodatkowo przedsiębiorca może w KSeF nadawać innym osobom lub podmiotom uprawnienia do działania w swoim imieniu. Odpowiednio określona rola daje innym użytkownikom np. możliwość wystawiania i wysyłania faktur do KSeF, pobierania dokumentów lub zarządzania uprawnieniami kolejnych osób w imieniu mocodawcy.
Załączniki do faktury i wnioskowanie o ich dodanie
Od 1 lutego 2026 r. w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będzie można dodawać ustrukturyzowane załączniki do faktur. Będą one częścią pliku XML zgodnego ze schematem FA(3), a nie osobnymi plikami – nie będzie więc możliwości dołączania dokumentów w formatach takich jak PDF, JPG czy DOCX.
Aby korzystać z tej funkcji, przedsiębiorca będzie musiał zgłosić chęć jej używania w e-Urzędzie Skarbowym i spełnić określone wymagania techniczne – m.in. dotyczące formatu danych i maksymalnego rozmiaru pliku, a każda zmiana dotycząca formatu czy rodzaju danych będzie wymagała ponownego zgłoszenia aktualizacyjnego.
Jak działa proces fakturowania w KSeF?
Po wystawieniu faktury w Twoim programie dane są przesyłane do KSeF, który weryfikuje techniczną zgodność dokumentu ze schemą. Jeśli wszystko się zgadza, system nadaje fakturze unikalny numer KSeF i generuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Dopiero w tym momencie faktura uznawana jest za wystawioną.
Jeżeli pojawi się błąd w strukturze – faktura zostaje odrzucona i trzeba ją wystawić ponownie. KSeF przechowuje dokumenty przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Znika więc potrzeba wystawiania duplikatów w przypadku zagubienia wydruku faktury.
Data wystawienia i data otrzymania faktury
Nie zawsze datą wystawienia będzie data wskazana przez wystawcę na fakturze.
W KSeF moment „wystawienia” i „otrzymania” faktury nie zależy od wartości wpisanej w dokumencie czy chwili jej utworzenia w systemie, lecz od odebrania pliku przez KSeF i nadania numeru identyfikującego:
- Data wystawienia faktury to dzień, w którym system KSeF przyjmie dokument do przetwarzania.
- Data otrzymania faktury (dla nabywcy) liczona jest od momentu nadania numeru KSeF, wówczas faktura pojawi się w systemie i będzie dla nabywcy dostępna.
To oznacza, że różnica między utworzeniem faktury w programie a faktycznym jej „wystawieniem” w rozumieniu KSeF może wynosić kilka minut, a nawet godzin – np. gdy system działa offline lub dokument czeka w kolejce do walidacji. Wpłynie na nią również tryb (online, offline24, offline) wystawiania faktury w KSeF. Warto więc zwrócić uwagę na te daty przy rozliczeniach VAT i ustalaniu momentu powstania obowiązku podatkowego.
Co KSeF oznacza dla przedsiębiorcy
Wprowadzenie KSeF zmienia sposób działania firmy na kilku poziomach:
- System do faktur musi obsługiwać aktualną strukturę XML i automatyczną komunikację z KSeF.
- Proces fakturowania stanie się bardziej sformalizowany – nie da się wprowadzić dowolnych pól czy opisów.
- Autoryzacje i role będą kluczowe – warto ustalić, kto w firmie odpowiada za wysyłkę i odbiór faktur.
- Wizualizacja i kody QR ułatwią dostęp do faktur nabywcy nie podlegającemu obowiązkowi korzystania z KSeF.
Podsumowanie
Jeśli dziś wystawiasz faktury elektroniczne, pozornie nic się nie zmieni. Będziesz korzystać ze swojego systemu do fakturowania jak dotychczas, a zapewnienie zgodności z KSeF będzie się działo w tle Twojej aktywności. W rzeczywistości jednak KSeF wprowadza zupełnie nową logikę fakturowania – z pełną kontrolą systemu państwowego, jednolitą strukturą danych i nowymi zasadami uwierzytelnienia.
Faktura ustrukturyzowana to nie plik PDF, lecz zestaw danych, który musi być zgodny z wymogami.
Warto już teraz przygotować swój system do faktur, ustalić role użytkowników i przetestować komunikację z KSeF. Tylko wtedy obowiązek e-fakturowania nie stanie się problemem, a naturalnym etapem automatyzacji finansów firmy.