Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to znaczący krok na drodze do cyfryzacji procesów księgowych w Polsce. Przedsiębiorcy, stając przed wyzwaniem adaptacji do nowych przepisów, często zadają sobie pytanie: od kiedy faktury online będą obowiązkowe oraz jak wygląda proces rejestrowania faktur w tym systemie?
Proces rejestrowania faktur w KSeF
- Przygotowanie faktury: Proces rozpoczyna się od zebrania niezbędnych informacji i danych do wystawienia faktury. Następnie, faktura musi zostać przygotowana w ustrukturyzowanym formacie XML, zgodnym ze standardami KSeF. Jest to istotne, ponieważ tylko faktury w odpowiednim formacie mogą być prawidłowo przetworzone przez system KSeF.
- Wysyłanie faktury do KSeF: Faktury ustrukturyzowane można wystawić na dwa sposoby – za pomocą płatnych oprogramowań lub bezpłatnych narzędzi dostępnych dzięki Ministerstwu Finansów. Ważne jest, aby sprawdzić, czy wybrany e-fakturowy program jest zsynchronizowany z KSeF, aby zapewnić sprawną i szybką obsługę przekazywanych faktur
- Weryfikacja i akceptacja faktury przez KSeF: Po wysłaniu, faktura podlega procesowi weryfikacji w systemie KSeF. Sprawdzana jest pod kątem zgodności ze standardami i wymaganiami systemu. W przypadku stwierdzenia błędów faktura może zostać odrzucona. Jeśli wszystkie wymagania są spełnione, faktura jest akceptowana.
- Nadanie numeru referencyjnego i otrzymanie UPO: Po pomyślnym przejściu weryfikacji, faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny w systemie KSeF. Dodatkowo wystawca faktury otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest oficjalnym potwierdzeniem zarejestrowania faktury w systemie.
Czy samofakturowanie w KSeF będzie możliwe?
Samofakturowanie polega na wystawianiu faktury przez nabywcę towarów lub usług, a nie przez ich sprzedawcę, który zwykle pełni tę funkcję. W KSeF samofakturowanie nadal będzie możliwe. Osoby, które do tej pory stosowały samofakturowanie, po wprowadzeniu obowiązku KSeF muszą wykonać dodatkowy krok, aby móc nadal go używać. Innymi słowy, sprzedawca musi udzielić nabywcy uprawnienia do wystawiania faktur za pomocą procedury samofakturowania. Sprzedawca może także udzielić nabywcy uprawnienia do upoważniania innych podmiotów, na przykład do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania na rzecz sprzedawcy.
Elektroniczne faktury od kiedy obowiązkowe?
Faktury online od kiedy będą obowiązkowe? Stosowanie systemu KSeF dla wszystkich czynnych podatników VAT zostanie wprowadzone nie wcześniej niż od 1 stycznia 2025 roku. To oznacza, że od tego momentu wszystkie faktury muszą być wystawiane i rejestrowane elektronicznie poprzez system KSeF. Natomiast dla podatników zwolnionych z VAT oraz wykonujących czynności wyłącznie zwolnione przedmiotowo z VAT, obowiązek ten zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku.
Podsumowanie – e-faktury program
Wprowadzenie KSeF to ważny krok w kierunku cyfryzacji i uproszczenia procesów fakturowania w Polsce. Dla przedsiębiorców kluczowe będzie zrozumienie i dostosowanie się do nowych wymogów, co może wymagać zmian w istniejących systemach księgowych oraz procesach biznesowych. Korzystanie z odpowiednich programów do e-faktur będzie tu nieocenionym wsparciem, umożliwiającym płynną integrację i efektywne zarządzanie fakturami w nowym systemie.