KSeF obowiązkowy – jak przygotować swoją firmę?

Zbliża się termin, kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy. Przedsiębiorcy w całej Polsce muszą przygotować się na nowe wyzwania i zmiany w procesach fakturowania. W artykule przybliżymy, od kiedy e-faktura stanie się obowiązkiem i jak najlepiej dostosować swoją działalność do nowych regulacji.

Krajowy System e-Faktur od kiedy obowiązkowy?

Z początkiem stycznia 2022 roku, przedsiębiorcy mieli możliwość dobrowolnego przystąpienia do systemu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Pierwotnie planowano, że KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Jednakże zgodnie z najnowszymi informacjami, wprowadzenie obowiązkowego KSeF zostało przesunięte na późniejszy termin.

Ministerstwo Finansów, biorąc pod uwagę opinie przedsiębiorców oraz potrzebę dokładniejszego przygotowania systemu, postanowiło przeprowadzić zewnętrzny audyt informatyczny dotyczący KSeF. Na podstawie wyników tego audytu zostanie wyznaczony nowy termin wdrożenia obowiązkowego KSeF. E faktury od kiedy zostaną wprowadzone? W świetle tych zmian obowiązkowe korzystanie z KSeF planowane jest obecnie nie wcześniej niż od stycznia 2025 roku. Ta decyzja daje przedsiębiorcom więcej czasu na adaptację i przygotowanie do nowego systemu fakturowania.

Przesunięcie terminu obowiązkowego wdrożenia KSeF to istotna informacja dla przedsiębiorców, którzy powinni wykorzystać ten dodatkowy czas na dostosowanie swoich systemów księgowych i szkolenie pracowników, aby w pełni wykorzystać możliwości i korzyści płynące z systemu KSeF.

Jak przygotować swoją firmę do obowiązkowego KSeF?

1. Przeprowadź dokładną analizę obecnie stosowanych w firmie systemów księgowych i finansowych. Zidentyfikuj, czy są one kompatybilne z KSeF i jakie zmiany będą potrzebne. Opracuj plan modernizacji systemów IT tak, aby były one gotowe na integrację z KSeF. Może to oznaczać aktualizację oprogramowania lub zakup nowego.
2. Zorganizuj szkolenia dla pracowników, szczególnie tych odpowiedzialnych za fakturowanie. Upewnij się, że zrozumieją oni, jak korzystać z nowego systemu i jakie są jego zalety. Zapewnij dostęp do materiałów szkoleniowych i wsparcia technicznego, aby pracownicy mogli szybko adaptować się do nowych procesów.
3. Przed pełnym wdrożeniem KSeF, przeprowadź testy systemu, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie i bez problemów. Aktywnie zbieraj opinie pracowników korzystających z systemu w fazie testowej. Ich doświadczenia mogą być cenne w dalszym dostosowywaniu procesów.
4. Dostosuj wewnętrzne procedury księgowe do nowego sposobu fakturowania. Upewnij się, że wszyscy pracownicy są świadomi tych zmian. Poinformuj swoich kontrahentów o zmianach w procesie fakturowania, aby zapewnić płynność w przepływie dokumentów.
5. Po wdrożeniu KSeF, regularnie monitoruj funkcjonowanie systemu i skuteczność nowych procesów. Dzięki KSeF Twoja firma będzie przestrzegała nowych przepisów podatkowych, unikając potencjalnych problemów prawnych.

Podsumowanie: KSeF a przyszłość fakturowania

Przygotowanie firmy na obowiązkowe wdrożenie KSeF wymaga starannego planowania, inwestycji w szkolenia i technologię oraz dostosowania wewnętrznych procedur. Poprzez świadome przygotowanie i adaptację, firmy mogą skutecznie przejść na nowy system, wykorzystując jego potencjał do usprawnienia i automatyzacji procesów księgowych.

E-faktura – od kiedy obowiązek? Nie wcześniej niż od stycznia 2025 roku.