Samofakturowanie to wystawianie faktury przez nabywcę w imieniu sprzedawcy, na podstawie wcześniejszej umowy z procedurą zatwierdzania faktur. W KSeF nabywca może to robić dopiero po nadaniu mu uprawnienia przez sprzedawcę. Gdy nabywca albo sprzedawca nie ma polskiego NIP, faktura zostaje poza KSeF – przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów z numerem VAT UE można ją jednak wystawić w KSeF dobrowolnie.
Samofakturowanie – co to właściwie jest?
Samofakturowanie to wystawianie faktury przez nabywcę towarów lub usług w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Fakturę przygotowuje kupujący, np. wtedy, gdy to on ustala ilość i wartość dostaw. W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nabywca wystawia taką fakturę dopiero po nadaniu mu uprawnienia przez sprzedawcę.
Na czym polega samofakturowanie?
Samofakturowanie polega na tym, że nabywca wystawia faktury za sprzedawcę na podstawie wcześniej zawartej umowy. Umowa musi określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę – tak przewiduje art. 106d ustawy o VAT. Faktury w imieniu sprzedawcy może też wystawiać upoważniona osoba trzecia, np. przedstawiciel podatkowy.
Faktura wystawiona w ramach samofakturowania musi zawierać wyraz „samofakturowanie”.
Kiedy samofakturowanie jest możliwe?
Samofakturowanie w KSeF jest możliwe, gdy:
- strony wcześniej zawarły umowę o wystawianiu faktur przez nabywcę, z procedurą zatwierdzania faktur,
- sprzedawca nadał nabywcy uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF w trybie samofakturowania,
- nabywca i sprzedawca mają polski NIP – w innych przypadkach faktura zwykle powstaje poza KSeF.
Wymóg uprawnień
Uprawnienie do samofakturowania nadaje sprzedawca w Aplikacji Podatnika KSeF – w menu „Nadaj uprawnienie” wybiera opcję „Podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofakturowania” i wskazuje NIP nabywcy. Podmiotowi z innego państwa UE uprawnienie do samofakturowania nadaje się po numerze VAT UE. Nabywca widzi otrzymane uprawnienie w menu „Zarządzaj uprawnieniami”, na karcie „Otrzymane uprawnienia podmiotowe”.
Zobacz też: Zarządzanie uprawnieniami w KSeF – kompletny przewodnik dla przedsiębiorców
Kiedy samofakturowanie jest poza KSeF?
Samofakturowanie jest poza KSeF, gdy nabywca albo sprzedawca nie ma polskiego NIP – tak przewiduje rozporządzenie Ministra Finansów o przypadkach, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wyjątek dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów: jeśli nabywca z innego państwa UE posługuje się numerem VAT UE, fakturę możesz dobrowolnie wystawić w KSeF.
| Sytuacja | Czy faktura trafia do KSeF |
|---|---|
| Nabywca i sprzedawca mają polski NIP | Tak |
| Nabywca nie ma polskiego NIP | Nie |
| Sprzedawca nie ma polskiego NIP | Nie |
| Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, nabywca ma numer VAT UE | Dobrowolnie |
Zobacz też: Wyłączenia z KSeF – jakie faktury poza KSeF?, Faktury zagraniczne a KSeF – czy muszę wystawić je w KSeF?
Sam mechanizm się nie zmienia
Warunki samofakturowania z ustawy o VAT nie zmieniły się po wprowadzeniu KSeF – nadal potrzebna jest umowa i zatwierdzanie faktur przez sprzedawcę. Doszedł jeden wymóg: nabywca musi mieć w KSeF uprawnienie od sprzedawcy. Część faktur, przy braku polskiego NIP, zostaje poza systemem.
Samofakturowanie a obowiązek podatkowy
Samofakturowanie niesie za sobą określenie kwoty podatku należnego po stronie podatnika, który dokonał dostawy towarów lub świadczenia usług. Jest to istotne, ponieważ nawet jeśli nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, dostawca nie zostaje zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego. Wprowadzenie KSeF nie wpływa na tę zasadę, ponieważ system ten nie zmienia mechanizmu samofakturowania ani obowiązków podatkowych z tym związanych.
Samofakturowanie a JPK
W JPK_V7 sprzedawca wykazuje fakturę z samofakturowania w ewidencji sprzedaży, a nabywca – w ewidencji zakupu, tak jak inne faktury. Na samej fakturze musi się jednak znaleźć wyraz „samofakturowanie”.
Samofakturowanie w KSeF – podsumowanie
Samofakturowanie w KSeF wymaga umowy między stronami, procedury zatwierdzania faktur i uprawnienia nadanego nabywcy w KSeF. Jeśli nabywca albo sprzedawca nie ma polskiego NIP, faktury z samofakturowania zostają poza KSeF – z wyjątkiem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, przy której możesz wystawić je w KSeF dobrowolnie.
To ogólna informacja o zasadach KSeF, a nie indywidualna porada podatkowa. W nietypowych przypadkach warto potwierdzić rozliczenie z księgowym.
Często zadawane pytania (FAQ)
Co to jest samofakturowanie?
Samofakturowanie to wystawianie faktury przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy, na podstawie wcześniej zawartej umowy. Taka faktura musi zawierać wyraz „samofakturowanie”.
Czy samofakturowanie wymaga umowy?
Samofakturowanie wymaga wcześniejszej umowy między sprzedawcą a nabywcą, w której strony określają procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę.
Kto nadaje uprawnienie do samofakturowania w KSeF?
Uprawnienie do samofakturowania w KSeF nadaje sprzedawca – w Aplikacji Podatnika KSeF wybiera „Nadaj uprawnienie” i opcję dla podmiotu do wystawiania faktur w trybie samofakturowania.
Czy faktury z samofakturowania od zagranicznego nabywcy trafiają do KSeF?
Faktury z samofakturowania wystawiane przez nabywcę bez polskiego NIP nie trafiają do KSeF. Wyjątkiem jest wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – gdy nabywca ma numer VAT UE, fakturę można wystawić w KSeF dobrowolnie.
