Uprawnienia w KSeF – podstawowe informacje
W Krajowym Systemie eFaktur uprawnienia odgrywają kluczową rolę. System opiera się na modelu poświadczeń, co oznacza, że każdy użytkownik musi przejść proces uwierzytelnienia i autoryzacji. Po tym kroku użytkownik zyskuje dostęp do funkcji, takich jak przeglądanie faktur ustrukturyzowanych, ich wystawianie i odbiór.
Użytkownicy KSeF mają uprawnienia do:
- Nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu.
- Wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych.
- Wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy, będących fakturami ustrukturyzowanymi
Jak nadać uprawnienia w KSeF?
Nadawanie uprawnień w KSeF jest stosunkowo prostym procesem. Najłatwiejszym sposobem jest korzystanie z oprogramowania interfejsowego dostępnego w systemie. Po zalogowaniu się do KSeF użytkownik może określić zakres uprawnień dla siebie lub innych użytkowników
Dla podmiotów, które nie mogą korzystać z elektronicznej weryfikacji, istnieje możliwość nadania uprawnień poprzez złożenie formularza ZAW-FA do odpowiedniego urzędu skarbowego. Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień w formie papierowej jest dostępna dla podatników i podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Warto wiedzieć, że system do wystawiania faktur umożliwia działanie w nim nie tylko samego podatnika, ale także podmiotów przez niego upoważnionych, takich jak biura rachunkowe lub konkretne osoby fizyczne. To wskazuje na elastyczność systemu KSeF w zakresie zarządzania uprawnieniami, umożliwiając dostosowanie dostępu do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstw oraz ich współpracowników.
Zarządzanie uprawnieniami w innych systemach
Dla wielu przedsiębiorców korzystających z zewnętrznych systemów finansowo-księgowych, takich jak popularna Fakturownia czy inne programy, zarządzanie uprawnieniami często odbywa się na poziomie tych narzędzi, a nie bezpośrednio w KSeF. Jest to istotne z punktu widzenia efektywności, ponieważ użytkownicy są już zaznajomieni z danym oprogramowaniem i mogą wygodnie zarządzać uprawnieniami w jednym miejscu.
Wnioski
Nadawanie uprawnień w KSeF jest kluczowym elementem sprawnego zarządzania procesem fakturowania. Przedsiębiorcy powinni zrozumieć różne opcje dostępne w systemie oraz rozważyć możliwość wykorzystania zewnętrznych narzędzi do jeszcze bardziej efektywnego zarządzania uprawnieniami. Zrozumienie tych aspektów pozwoli na bezproblemowe i bezpieczne korzystanie z KSeF, co jest niezwykle istotne w dzisiejszym świecie biznesu.