W obliczu dynamicznie rozwijającej się cyfryzacji procesów księgowych i fakturacji pojawiają się pytania dotyczące różnic między dwoma kluczowymi systemami: Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym różnicom między tymi systemami.
Na czym polega system KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, które ma na celu znaczącą poprawę procesów związanych z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem faktur elektronicznych w Polsce. Jednym z kluczowych elementów KSeF jest standaryzowany format XML, który umożliwia jednolite prezentowanie faktur, co z kolei ułatwia zarządzanie nimi.
Aktualnie korzystanie z KSeF jest opcjonalne, ale wkrótce stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców w kraju. To oznacza, że wszystkie firmy, bez względu na swoją wielkość, będą zobligowane do używania KSeF do wystawiania faktur. To przejście do pełnej cyfryzacji procesów fakturowania ma na celu zwiększenie efektywności, eliminację błędów oraz ułatwienie kontroli i monitorowania transakcji finansowych.
Na czym polega PEF?
Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to rozwiązanie opracowane z myślą o specyfice zamówień publicznych w Polsce. Jest to system, który ułatwia przekazywanie różnych dokumentów ustrukturyzowanych, takich jak faktury, potwierdzenia odbioru czy noty księgowe, między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami publicznymi. Idea stworzenia PEF wynika z potrzeby ujednolicenia formatu dokumentacji w sektorze publicznym na terenie Unii Europejskiej. Dzięki temu, firmy biorące udział w zamówieniach publicznych mogą łatwiej spełniać wymogi dokumentacyjne i prowadzić międzynarodową współpracę z instytucjami publicznymi.
KSeF a PEF – jakie są różnice?
Najważniejszą różnicą między KSeF a PEF jest ich przeznaczenie oraz zakres zastosowania. KSeF jest skierowany do szerokiego spektrum przedsiębiorców, zarówno tych, którzy są czynnymi podatnikami VAT, jak i tych, którzy są zwolnieni z tego podatku. Z kolei PEF koncentruje się na sektorze publicznym i obsługuje przede wszystkim instytucje publiczne oraz firmy uczestniczące w zamówieniach publicznych. Oznacza to, że firmy prywatne działające poza sferą zamówień publicznych nie są głównymi użytkownikami PEF.
Kolejną istotną różnicą jest charakter dokumentów, które są przetwarzane w obu systemach. Faktury w KSeF mają określony, ujednolicony format XML, który ułatwia ich elektroniczne zarządzanie i przesyłanie. Natomiast w PEF, dokumenty te mogą mieć inny format, a system ten służy głównie do przekazywania dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi. Warto podkreślić, że faktury wystawione w ramach PEF nie są widoczne w KSeF, i vice versa, co podkreśla niezależność i odrębność tych dwóch systemów.
Podsumowanie – PEF a KSeF
Zarówno PEF, jak i KSeF mają na celu ułatwienie i usprawnienie procesów księgowych, ale są dostosowane do różnych potrzeb i wymogów swoich użytkowników. W obu platformach obserwujemy dynamiczny rozwój i ewolucję systemów, co może przynieść nowe możliwości ich integracji oraz ułatwień dla przedsiębiorców i instytucji publicznych w przyszłości. Warto więc być na bieżąco i dostosować się do zmian, aby wykorzystać pełny potencjał cyfryzacji w dziedzinie fakturowania i zarządzania dokumentacją finansową.