Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi nowoczesne rozwiązanie dla przedsiębiorców, umożliwiające elektroniczne wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur. Aby móc wykorzystać potencjał tego systemu, niezbędne jest zalogowanie do KSeF i przejście procesu uwierzytelnienia, co stanowi podstawę do korzystania z Aplikacji Podatnika KSeF. Dzięki temu procesowi, użytkownik może nadawać uprawnienia do swojego konta oraz zarządzać obiegiem faktur elektronicznych.
KSeF rejestracja i uwierzytelnienie – jak to zrobić?
Osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które chcą korzystać z KSeF, muszą zarejestrować się w systemie, korzystając z jednego z narzędzi elektronicznych uwierzytelnienia:
- Profil Zaufany – jest to bezpłatne narzędzie, które pozwala na bezpieczne załatwianie spraw urzędowych przez internet. Umożliwia ono weryfikację tożsamości użytkownika w kontaktach z administracją publiczną.
- Podpis kwalifikowany – jest to płatne narzędzie, będące elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnego podpisu. Umożliwia ono uwierzytelnienie dokumentów elektronicznych z gwarancją ich niezmienności i pochodzenia.
- Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – przeznaczona głównie dla podmiotów gospodarczych, jest to narzędzie umożliwiające zabezpieczenie dokumentów elektronicznych, potwierdzając ich autentyczność i integralność.
Dla podmiotów, które nie mogą korzystać z elektronicznych metod uwierzytelnienia, możliwe jest nadawanie uprawnień poprzez złożenie papierowego formularza ZAW-FA w odpowiednim Urzędzie Skarbowym. Ten sposób jest bardziej czasochłonny i wymaga fizycznego dostarczenia dokumentów, ale stanowi alternatywę dla osób, które nie mają możliwości korzystania z rozwiązań cyfrowych.
KSef logowanie a nadawanie uprawnień
Użytkownicy, po pomyślnym zalogowaniu się do systemu za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, uzyskują możliwość pełnego korzystania z funkcjonalności KSeF, w tym nadawania uprawnień innym osobom czy podmiotom, co jest szczególnie przydatne w przypadku, gdy obowiązki związane z fakturowaniem są delegowane na zewnętrzne biura rachunkowe lub inne podmioty trzecie. Proces ten może być zrealizowany zarówno elektronicznie, jak i w formie papierowej przez złożenie formularza ZAW-FA. Użytkownicy mogą w każdej chwili zarządzać uprawnieniami, modyfikując je lub cofając, co daje pełną kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie może działać w imieniu firmy w ramach systemu KSeF.
Podsumowanie
Uwierzytelnianie podmiotów jest fundamentalnym krokiem umożliwiającym pełne wykorzystanie możliwości systemu e-faktur. Proces ten, pozwalający na bezpieczne logowanie KSeF i nadawanie uprawnień, jest kluczowy dla efektywnego zarządzania fakturami elektronicznymi.
Warto podkreślić, że KSeF, który początkowo był systemem dobrowolnym, staje się obowiązkowy, co stawia przed firmami konieczność adaptacji do nowych regulacji. Przygotowanie do tych zmian już teraz pozwoli na płynne przejście do systemu obowiązkowych e-faktur. To czas na to, aby zapoznać się z systemem, ocenić korzyści płynące z jego wdrożenia i rozpocząć przygotowania do nowej ery w zarządzaniu finansami firmy.