Wraz z rozwojem Krajowego Systemu e-Faktur faktury ustrukturyzowane stały się kluczowym elementem procesu fakturowania w Polsce. Przedsiębiorcy i księgowi muszą zrozumieć, co to jest faktura ustrukturyzowana i jakie zmiany niesie ze sobą jej wprowadzenie. W tym artykule omówimy wszystko, co należy wiedzieć o fakturach ustrukturyzowanych w kontekście KSeF.
Faktury ustrukturyzowane co to jest?
Faktury ustrukturyzowane, znane również jako e-faktury, to rodzaj faktur elektronicznych, które są wystawiane i przesyłane za pomocą KSeF. Kluczową cechą faktur ustrukturyzowanych jest fakt, że każda z nich posiada unikalny numer identyfikujący, nadany przez KSeF. To sprawia, że są one łatwo rozpoznawalne i monitorowane w systemie.
Wzór faktury ustrukturyzowanej został określony przez Ministerstwo Finansów i musi być zgodny z wymaganiami KSeF. Te faktury mają być generowane w formacie XML, co pozwala na zachowanie spójności i jednolitości w przesyłanych dokumentach.
Faktury ustrukturyzowane od kiedy są wprowadzane?
Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych odbywa się stopniowo. Już od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mieli możliwość dobrowolnego przystąpienia do platformy KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych. To daje firmom okazję do wcześniejszego przygotowania się do nowego systemu i zapoznania się z jego zasadami.
Obowiązkowe wdrożenie faktur ustrukturyzowanych miało pierwotnie wejść w życie od 1 lipca 2024 roku. Jednakże, ze względu na konieczność przeprowadzenia zewnętrznego audytu informatycznego KSeF oraz uwzględniając opinie przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów przesunęło ten termin na późniejszy okres. To oznacza, że firmy będą miały więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji.
Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane w różny sposób. Przedsiębiorcy mają opcję skorzystania z komercyjnych programów finansowo-księgowych lub wykorzystania bezpłatnych narzędzi dostarczonych przez Ministerstwo Finansów. Niezależnie od wybranej metody, faktury muszą być zgodne z ustalonym wzorcem, co oznacza konieczność używania XML jako formatu pliku. Ważne jest także, aby zawierały wszystkie wymagane pola, zarówno te obowiązkowe, jak i opcjonalne, zgodnie z wymogami KSeF.
Korzyści korzystania z faktur ustrukturyzowanych
Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych w KSeF przynosi ze sobą wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla organów administracji publicznej. Kilka kluczowych korzyści to:
- Przyspieszenie procesów księgowych: Dzięki e-fakturom, procesy księgowe stają się bardziej efektywne, co pozwala zaoszczędzić czas i zasoby.
- Redukcja kosztów: Eliminacja potrzeby drukowania i wysyłania tradycyjnych faktur papierowych przekłada się na redukcję kosztów operacyjnych.
- Eliminacja błędów: Automatyzacja procesu faktur pozwala na uniknięcie błędów ludzkich związanych z ręcznym wystawianiem faktur.
Podsumowanie – faktury ustrukturyzowane KSeF
Faktury ustrukturyzowane stanowią kluczowy element Krajowego Systemu e-Faktur, który ma na celu cyfryzację procesów finansowych w Polsce. Choć wprowadzenie tych faktur wiąże się z pewnymi wyzwaniami, to przynosi również wiele korzyści, takich jak przyspieszenie procesów księgowych, redukcja kosztów i eliminacja błędów. Ostateczny termin wdrożenia obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych w KSeF zostanie określony po przeprowadzeniu audytu informatycznego, co pozwoli firmom na dalsze przygotowanie do tych zmian.