Gdy KSeF nie działa, przedsiębiorca może wystawić fakturę w jednym z trzech trybów szczególnych: offline24 (brak internetu po stronie podatnika – fakturę trzeba przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego), offline (ogłoszona przez MF niedostępność systemu – termin wysyłki to następny dzień roboczy po zakończeniu przerwy) lub awaryjnym (awaria ogłoszona w BIP MF – 7 dni roboczych na przesłanie). We wszystkich przypadkach faktura musi mieć strukturę XML FA(3) i być oznaczona kodem z certyfikatu KSeF typu 2.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został zaprojektowany jako narzędzie działające całodobowo, bez przerw. Jednak jak każdy system IT, może być czasami niedostępny – z powodu awarii, konserwacji czy problemów z dostępem do internetu po stronie przedsiębiorcy. Na takie sytuacje ustawodawca przygotował dwa rozwiązania awaryjne: tryb offline oraz tryb offline24.
Tryby pracy w KSeF – online, offline i offline24
Tryb online
To standardowy sposób działania – faktura od razu po wystawieniu trafia do KSeF i otrzymuje swój numer identyfikacyjny. Wszystko odbywa się automatycznie.
Tryb offline
Uruchamiany jest wyłącznie wtedy, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie poinformuje o niedostępności systemu (planowej lub nagłej). Faktury wystawione w tym czasie zapisuje się lokalnie i przesyła do KSeF po przywróceniu jego pracy. Czas na dosłanie dokumentów wynosi:
- 1 dzień roboczy – jeśli była to tylko czasowa niedostępność systemu,
- 7 dni roboczych – w razie awarii.
Tryb offline24
To rozwiązanie dostępne cały czas, niezależnie od komunikatów MF. Możesz z niego skorzystać, gdy np. nie masz dostępu do internetu, Twoje oprogramowanie nie działa poprawnie albo system KSeF działa z opóźnieniami. Fakturę trzeba w takim przypadku dosłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Do wystawienia faktury w dowolnym trybie offline wymagany jest certyfikat KSeF typu 2 (certyfikat offline). Oznacza on fakturę kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy i jest pobierany w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub przez API. Bez tego certyfikatu wystawienie faktury poza systemem w czasie niedostępności KSeF nie jest możliwe.
Co dzieje się z fakturą wystawioną offline?
- Faktura ma moc prawną od momentu jej wystawienia.
- Wpisana na niej data powinna odpowiadać faktycznej dacie utworzenia dokumentu.
- Dokument musi zostać przekazany do KSeF w terminach określonych przez przepisy – w przeciwnym razie mogą zostać nałożone sankcje.
- Przedsiębiorcy – czynni podatnicy VAT – otrzymają fakturę wyłącznie w KSeF.
- Konsumentom lub kontrahentom bez NIP fakturę można udostępnić poza systemem, np. w formie wydruku lub PDF.
Certyfikat i oznaczenia faktur offline
Aby wystawiać dokumenty w trybie offline, przedsiębiorca będzie musiał dysponować Certyfikatem KSeF. Dzięki niemu możliwe będzie dodanie kodu QR, który potwierdzi autentyczność faktury i zabezpieczy ją przed podrobieniem.
Dodatkowo faktury przesłane później zostaną odpowiednio oznaczone w systemie, tak aby administracja skarbowa wiedziała, dlaczego dokument trafił do KSeF z opóźnieniem.
Jak przygotować firmę do trybu offline i offline24?
- Upewnij się, że Twój program do fakturowania obsługuje oba tryby.
- Zadbaj o aktualne certyfikaty KSeF.
- Opracuj wewnętrzne procedury: kto wystawia faktury, kto odpowiada za ich późniejsze dosłanie i jak pilnować terminów.
- Przeszkol zespół, aby wiedział, jak działać w przypadku awarii lub braku internetu.
Pamiętaj: brak dosłania faktury w terminie może skutkować sankcjami, dlatego warto być przygotowanym zawczasu.
Podsumowanie
Tryb offline i tryb offline24 w KSeF to narzędzia, które mają zagwarantować ciągłość wystawiania faktur nawet w razie awarii systemu lub problemów technicznych.
Dzięki właściwemu przygotowaniu – odpowiedniemu oprogramowaniu, certyfikatom i procedurom – przedsiębiorca nie musi się obawiać przestoju w rozliczeniach i może działać zgodnie z przepisami, nawet gdy system KSeF nie jest dostępny.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się tryb offline24 od trybu offline i trybu awaryjnego w KSeF?
Tryb offline24 stosuje przedsiębiorca z własnej inicjatywy – gdy nie ma dostępu do internetu lub chce wystawić fakturę poza systemem, bez względu na to, czy KSeF działa. Tryb offline obowiązuje, gdy MF oficjalnie ogłosi planowaną przerwę techniczną systemu. Tryb awaryjny uruchamia się przy nieprzewidzianej awarii ogłoszonej w BIP MF i daje 7 dni roboczych na przesłanie faktur, podczas gdy pozostałe tryby wymagają wysyłki najpóźniej następnego dnia roboczego.
Czy do wystawienia faktury w trybie offline potrzebny jest certyfikat KSeF?
Tak – certyfikat KSeF typu 2 (certyfikat offline) jest wymagany do oznaczenia faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy w każdym trybie szczególnym: offline24, offline i awaryjnym. Bez tego certyfikatu wystawienie faktury poza systemem nie jest możliwe. Certyfikat pobiera się w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub przez API – jest ważny 2 lata.
Jak przekazać nabywcy fakturę wystawioną offline, zanim trafi do KSeF?
W trybie offline24 i offline nabywcy będącemu krajowym podatnikiem VAT można wydać potwierdzenie transakcji – dokument tymczasowy przewidziany przepisami. W trybie awaryjnym wymagane jest przekazanie faktury nabywcy poza systemem w sposób uzgodniony przez strony. Po nadaniu numeru KSeF wizualizacja faktury jest opatrzona kodem QR z tym numerem.
Czy faktury korygujące można wystawiać w trybie offline?
Tak – we wszystkich trzech trybach offline. Warunkiem jest uprzednie przesłanie faktury pierwotnej do KSeF i uzyskanie jej numeru identyfikującego – dopiero potem można wystawić korektę zawierającą odniesienie do tego numeru. W trybie awaryjnym fakturę korygującą trzeba dodatkowo przekazać nabywcy poza systemem w uzgodniony sposób.
Co się dzieje z terminem 7 dni na wysyłkę faktur awaryjnych, gdy podczas tego okresu wystąpi kolejna awaria?
Jeśli w trakcie 7-dniowego terminu pojawi się kolejna awaria KSeF, termin automatycznie przedłuża się – nowe 7 dni liczy się od zakończenia ostatniej awarii. Kumulujące się przestoje nie powodują utraty prawa do późniejszego przesłania dokumentów, o ile przedsiębiorca dopełni obowiązku niezwłocznie po ustaniu każdej kolejnej przerwy.