Krajowy System e-Faktur (KSeF) został zaprojektowany jako narzędzie działające całodobowo, bez przerw. Jednak jak każdy system IT, może być czasami niedostępny – z powodu awarii, konserwacji czy problemów z dostępem do internetu po stronie przedsiębiorcy. Na takie sytuacje ustawodawca przygotował dwa rozwiązania awaryjne: tryb offline oraz tryb offline24.
Tryby pracy w KSeF – online, offline i offline24
Tryb online
To standardowy sposób działania – faktura od razu po wystawieniu trafia do KSeF i otrzymuje swój numer identyfikacyjny. Wszystko odbywa się automatycznie.
Tryb offline
Uruchamiany jest wyłącznie wtedy, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie poinformuje o niedostępności systemu (planowej lub nagłej). Faktury wystawione w tym czasie zapisuje się lokalnie i przesyła do KSeF po przywróceniu jego pracy. Czas na dosłanie dokumentów wynosi:
- 1 dzień roboczy – jeśli była to tylko czasowa niedostępność systemu,
- 7 dni roboczych – w razie awarii.
Tryb offline24
To rozwiązanie dostępne cały czas, niezależnie od komunikatów MF. Możesz z niego skorzystać, gdy np. nie masz dostępu do internetu, Twoje oprogramowanie nie działa poprawnie albo system KSeF działa z opóźnieniami. Fakturę trzeba w takim przypadku dosłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Co dzieje się z fakturą wystawioną offline?
- Faktura ma moc prawną od momentu jej wystawienia.
- Wpisana na niej data powinna odpowiadać faktycznej dacie utworzenia dokumentu.
- Dokument musi zostać przekazany do KSeF w terminach określonych przez przepisy – w przeciwnym razie mogą zostać nałożone sankcje.
- Przedsiębiorcy – czynni podatnicy VAT – otrzymają fakturę wyłącznie w KSeF.
- Konsumentom lub kontrahentom bez NIP fakturę można udostępnić poza systemem, np. w formie wydruku lub PDF.
Certyfikat i oznaczenia faktur offline
Aby wystawiać dokumenty w trybie offline, przedsiębiorca będzie musiał dysponować Certyfikatem KSeF. Dzięki niemu możliwe będzie dodanie kodu QR, który potwierdzi autentyczność faktury i zabezpieczy ją przed podrobieniem.
Dodatkowo faktury przesłane później zostaną odpowiednio oznaczone w systemie, tak aby administracja skarbowa wiedziała, dlaczego dokument trafił do KSeF z opóźnieniem.
Jak przygotować firmę do trybu offline i offline24?
- Upewnij się, że Twój program do fakturowania obsługuje oba tryby.
- Zadbaj o aktualne certyfikaty KSeF.
- Opracuj wewnętrzne procedury: kto wystawia faktury, kto odpowiada za ich późniejsze dosłanie i jak pilnować terminów.
- Przeszkol zespół, aby wiedział, jak działać w przypadku awarii lub braku internetu.
Pamiętaj: brak dosłania faktury w terminie może skutkować sankcjami, dlatego warto być przygotowanym zawczasu.
Podsumowanie
Tryb offline i tryb offline24 w KSeF to narzędzia, które mają zagwarantować ciągłość wystawiania faktur nawet w razie awarii systemu lub problemów technicznych.
Dzięki właściwemu przygotowaniu – odpowiedniemu oprogramowaniu, certyfikatom i procedurom – przedsiębiorca nie musi się obawiać przestoju w rozliczeniach i może działać zgodnie z przepisami, nawet gdy system KSeF nie jest dostępny.