Generowany token w KSeF – krok po kroku
Zacznijmy od przybliżenia krótkiej definicji KSeF, a mianowicie Krajowy System e-Faktur pozwala na przygotowanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, które już wkrótce będą stanowić jedyny akceptowany dowód sprzedaży.
E-faktury zastąpią faktury elektroniczne oraz papierowe, które funkcjonują w obrocie gospodarczym razem z fakturami ustrukturowanymi. Aby stworzyć token, trzeba w pierwszej kolejności wejść na stronę Krajowego Systemu e-Faktur.
Kolejnym krokiem jest rozwinięcie zakładki Tokeny i wskazanie polecenia, czyli Generuj token.
Następną niezbędną czynnością jest nazwanie tokena (ustawodawca pozwala na wykorzystanie maksymalnie 256 znaków) i nadanie mu konkretnych ról. Aby cały program działał poprawnie, trzeba zadbać, żeby spełniał przynajmniej dwie role, czyli gwarantował dostęp do faktur oraz umożliwiał wystawianie faktur.
Jednak dostępna jest także funkcja przeglądania uprawnień, zarządzania uprawnieniami i inne.
Kiedy role zostaną już wybrane, a nazwa wprowadzona, kliknij przycisk Generuj token.
Po wygenerowaniu tokena należy go skopiować do programu albo zapisać w bezpiecznym miejscu, gdyż odgrywa bardzo ważną rolę.
Na stronie, która służy do wygenerowania tokena, pojawi się informacja, że wraz z zamknięciem ekranu, podejrzenie (sprawdzenie tokena) nie będzie dłużej możliwe.
Token w KSeF, czyli co jeszcze warto wiedzieć?
Posiłkując się dostępnymi informacjami i przepisami, a także wskazówkami opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów, dowiadujemy się, że token nie ma daty ważności.
Oznacza to, że każdy token będzie używany tak długo, aż dojdzie do jego unieważnienia przez osobę posiadającą wymagane uprawnienia do podejmowania takich czynności albo do dnia, kiedy uprawnienia zostają użytkownikowi odebrane.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, KSeF jest dostępny dla osób fizycznych oraz podmiotów, które nie są osobami fizycznymi. Jednak warunkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest uwierzytelnienie podatnika w systemie.
Dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi, bardzo ważne jest uwierzytelnienie się w systemie przy pomocy pieczęci kwalifikowanej. Jeżeli takie działanie jest niemożliwe, jedynym rozwiązaniem jest dostarczenie, chociażby przez spółkę czy inny rodzaj działalności zawiadomienia ZAW-FA pełniącego funkcję informacyjną.
W dokumencie podmiot podaje dane osoby fizycznej, uzyskującej prawo do korzystania z KSeF. Jej identyfikacja nie będzie stanowiła żadnego problemu.
Wskazana osoba ma prawo do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu, a także korzystania z prawa dostępu do wystawionych faktur.
Kiedy mowa o osobach fizycznych (dotyczy także uwierzytelnienia się osoby fizycznej w ramach podmiotu) do wykonania autoryzacji służy kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany, ale jednocześnie można wykorzystać pośrednictwo API (służy do tego stworzony wcześniej token).
Krajowy System e-Faktur – jakie są zalety dla podatnika?
Mając świadomość, że KSeF od przyszłego roku będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, będzie Ci łatwiej zaakceptować wprowadzane zmiany, zapoznać się z nimi, a następnie wdrożyć w życie. Podatnik powinien skupić się na pozytywach, a nie wyszukiwać wady systemu czy utrudnień z nim związanych.
Poznaj kilka podstawowych korzyści związanych z KSeF:
- Krajowy System e-Faktur odpowiada za uproszczenie prowadzenia działalności gospodarczej. Oznacza to bezproblemowy i zdecydowanie szybszy dostęp do dowodów finansowo-podatkowych. Dostęp będą mieli nie tylko przedsiębiorcy, ale i kontrahenci oraz podmioty sprawujące nadzór i kontrolę. Kiedy wszystkie wymagane informacje będą zgromadzone w systemie, znika konieczność przygotowania plików kontrolnych JPK, co ucieszy wielu podatników.
- Obowiązkowy KSeF przyczyni się do znacznego uszczelnienia systemu podatkowego i jednocześnie znacznej redukcji niewłaściwego rozliczania podatku VAT. Ustawodawca zmierza do ograniczenia, a może i całkowitego usunięcia karuzel podatkowych. Zniknie również problem niewłaściwe rozliczania podatku VAT, z czym musi mierzyć się wielu przedsiębiorców.
- Faktury ustrukturyzowane pozwolą uniknąć błędów, chociażby poprzez automatyczne wprowadzanie danych do systemu. Literówki, które występują w dowodach papierowych i elektronicznych, zostaną wyeliminowane.
- Ważną zaletą jest otrzymanie szybszego zwrotu VAT. Dla podatników korzystających z KSeF ustawodawca przewiduje maksymalnie 40 dni oczekiwania na zwrot podatku, zamiast dotychczasowych 60 dni.
- Faktury elektroniczne są najbardziej popularną formą dokumentowania sprzedaży. Przedsiębiorcy wystawiają je przy pomocy programów księgowo-rachunkowych, które zdecydowanie ułatwiają prowadzenie księgowości firmy, a także dokumentowanie transakcji odbywających się pomiędzy przedsiębiorstwami.
Generowany token w KSeF – kilka słów podsumowania
Token jest używany do nawiązania połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur. Aby wygenerować tokena, trzeba w pierwszej kolejności skorzystać ze strony Krajowego Systemu e-Faktur, a następnie wykonać żądanie.
Należy dodać, że token nie ma daty ważności oraz żadnych ograniczeń, stąd będzie dla Ciebie bardzo przydatny. Kiedy token zostanie już wprowadzony do aplikacji, wiąże się to z możliwością przeglądania oraz wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Twoim imieniu (nie ma ograniczeń pod względem ilości faktur).
Wszystkie działania związane z KSeF odbywają się automatycznie i w pełni intuicyjnie, co usprawni cały proces fakturowania i sprawowania kontroli przez organy podatkowe. Warto zapoznać się z całym procesem jeszcze w momencie, kiedy nie jest on obowiązkowy, gdyż od 1 lipca 2024 roku nie będzie miejsca na popełnianie błędów.