Podstawowe informacje o KSeF, czyli jak można korzystać z systemu?
Pierwsze oficjalne informacje o KSeF zostały opublikowane w styczniu 2022 roku i od tego czasu system umożliwia wystawianie e-Faktur (jest w pełni dobrowolny). Z kolei planowana data wprowadzenia obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych była już kilkukrotnie zmieniana.
Jednak wszystko wskazuje na to, że 1 lipca 2024 roku będzie terminem ostatecznym. Komisja Europejska wydała zgodę na wprowadzenie KSeF jako systemu obowiązkowego dla wszystkich przedsiębiorców.
W KSeF można wystawiać oraz udostępniać faktury ustrukturyzowane, które od 1 lipca 2024 roku staną się jedynym akceptowanym dowodem sprzedaży. Jakie możliwości ma przedsiębiorca?
Przede wszystkim mamy możliwość wysłać fakturę za pomocą systemy KSeF, udostępnić ją odbiorcy, a następnie wprowadzić do ewidencji. Każdy dokument będzie przygotowywany w formacie XML, co odpowiada strukturze logicznej e-Faktury, z którą możesz zapoznać się w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP.
Korzystanie z KSeF odbywa się na dwa sposoby. Jednym z nich jest używanie narzędzi przygotowanych przez MF, a drugim stosowanie programu księgowego, który służą Ci aktualnie do wystawiania faktur elektronicznych.
KSeF musi być zintegrowny z programem księgowym, jednak musi to być poprzedzone konkretnymi działaniami umożliwiającymi wymianę danych.
Kto może korzystać z KSeF – najważniejsze informacje dla podatników
System KSeF jest dedykowany dla podatników zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT, podmiotów zwolnionych z podatku VAT, zweryfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, mających polski identyfikator podatkowy NIP.
Skoro wiesz już dla kogo dedykowany jest KSeF, uzyskasz teraz informacje, jak skorzystać z systemu. Aktualnie faktury ustrukturyzowane stanowią jeden z dostępnych sposobów dokumentowania sprzedaży. Funkcjonują na równi z fakturami papierowymi oraz elektronicznymi. Jednak od 1 lipca 2024 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich wymienionych powyżej podmiotów.
Takie działanie zmierza do zautomatyzowania obiegu dokumentów i usprawnienia kontaktów nawiązywanych pomiędzy przedsiębiorcami i organami podatkowymi.
Dostęp do KSeF otrzyma każdy przedsiębiorca – takie działanie będzie w pełni automatyczne.
Skąd uzyskaliśmy taką informację? Zgodnie z zasadami wyznaczonymi przez ustawodawcę każdy podmiot mający numer NIP, ma w pełni automatyczne kontro przygotowane w systemie. Zaczynając przygodę z KSeF, konto jest dostępny tylko dla właściciela, ale dostęp może zostać rozszerzony również na inne podmioty.
Podstawowe informacje o KSeF – jak korzystać?
Uwierzytelnienie , czyli dostęp do KSeF odbywa się na kilka sposobów.
Możesz zastosować kwalifikowany profil elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, podpis zaufany albo stworzony przez Krajowy System e-Faktur token, czyli ciąg znaków alfanumerycznych (bez znaków interpunkcyjnych).
Każdy z tych sposobów pozwoli przedsiębiorcy zalogować się, a następnie wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Po zalogowaniu się przychodzi czas na konkretne działania. W tym celu należy wskazać kontekst pracy.
Token jest osobisty, a kiedy podatnik albo upoważniona przez niego osoba utraci uprawnienia, token również przestaje działać. Kiedy uwierzytelnienie przejdzie bez żadnych komplikacji, podmiot uzyska prawo do przyjmowania oraz wystawiania faktur.
Korzystając z programu księgowo-rachunkowego zintegrowanego z KSeF można zaoszczędzić czasu, poprzez uniknięcie obowiązku zalogowania się do aplikacji Ministerstwa.
Wszystkie niezbędne czynności odbędą się z poziomu programu kompatybilnego z KSeF.
Program księgowy zintegrowany z KSeF bez problemu pobierze faktury zakupowe z zaimportowanych plików XML. Uzupełnienie danych odbywa się w pełni automatycznie i pozwala na wykonanie prawidłowej ewidencji.
Dlaczego warto korzystać z KSeF?
KSeF budzi zastrzeżenia przedsiębiorców, gdy nie znają wszystkich jego funkcji albo nie przepadają za zmianami. Jednak wprowadzenie obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych będzie miało więcej korzyści, niż może się wydawać.
Dowody sprzedaży będą przekazywane nabywcom w pełni automatycznie, poprzez spójny system KSeF.
Dostęp w pierwszej kolejności uzyskuje przedsiębiorca, ale może przekazać go pracownikom czy biurze księgowemu – to doskonały sposób, żeby monitorować sytuację w firmie i na bieżąco wiedzieć, jak kształtują się przychody oraz generowane koszty.
Format faktury ustrukturyzowanej jest taki sam dla każdego przedsiębiorcy. To oszczędność czasu. Dowód sprzedaży jest dobrze znany, przez co można uniknąć potencjalnych błędów. Mniej pracy, szybsze wykrywanie ewentualnych błędów czy nieprawidłowości, a także w pełni intuicyjne działanie.
Podstawowe informacje o KSeF – kilka słów podsumowania
KSeF to system używany do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
Bez wątpienia stanowi ogromną zmianę i poważną reformę, jednak jego wprowadzenie będzie miało wiele korzyści. Wśród najważniejszych informacji na temat KSeF znajdzie się data wprowadzenia.
Z systemu można korzystać od 1 stycznia 2022 roku, jednak na zasadzie wolnego wyboru, a faktury ustrukturyzowane mają taką samą moc prawną, jak dokumenty papierowe czy elektroniczne.
Wraz z nadejściem 1 lipca 2024 roku KSeF stanie się obowiązkowy, a co za tym idzie e-Faktury będą jedynym akceptowanym dowodem sprzedaży. Z KSeF musi korzystać każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na obszarze Polski albo zarejestrowaną w Polsce, chociaż ustawodawca wprowadza również wyjątki.