Kto ma obowiązek wystawiania e-faktur w systemie KSeF?
Od 1 lipca 2024 r. faktura ustrukturyzowana będzie, co do zasady, jedyną możliwą formą dokumentowania czynności wykonywanych przez podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. KSeF obejmuje sprzedażowe transakcje B2B (krajowe oraz transgraniczne), wcześniej w zakresie KSeF były także faktury B2C, ale aktualnie planowane jest ich zwolnienie z KSeF.
Dokumentów wystawionych z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy nie będzie uznawać się za fakturę. Warto wiedzieć, że przedsiębiorcy będą podlegać obowiązkowi bez względu na branżę firmy czy też wielkość jej obrotu.
Kto będzie zobowiązany do wystawiania e-faktur za pomocą systemu KSeF? Przede wszystkim przedsiębiorcami zobowiązanymi do wystawiania e-faktur w systemie KSeF są czynni podatnicy VAT, a także Ci zwolnieni z VAT-u. Są to również podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.
Kto nie jest zobowiązany do wystawiania faktur w systemie KSeF? Obowiązku e-fakturowania nie będą mieli podatnicy, który nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Ponadto obowiązek e-fakturowania nie będzie dotyczył także podatników, którzy korzystają z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT.
Czy KSeF dotyczy również faktur zagranicznych?
Ministerstwo Finansów najpierw proponuje dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do platformy KSeF. Stąd od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku korzystane z Krajowego Systemu e-faktur jest dobrowolne.
Zgodnie z najnowszymi zmianami do projektu, które wprowadzone zostały po konferencji uzgodnieniowej w lutym 2023 roku, termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lipca 2024 roku. Nie jest to długi czas, zważając na skalę wyzwań, jakie wiążą się z wdrożeniem w firmie nowych rozwiązań pod kątem spełnienia wymogów obowiązkowego e-fakturowania.
Prawidłowy proces fakturowania jest przecież jednym z najistotniejszych w firmie. Z jednej strony pod kątem jego zgodności z przepisami, zwłaszcza że KSeF będzie weryfikował poprawność e-faktur od momentu wejścia w system i rozpoczęcia wprowadzania dokumentu.
KSeF zapewni organom podatkowym bieżący wgląd w wystawiane przez podatników faktury. Ale przede wszystkim z biznesowego punktu widzenia trzeba zapewnić, aby prawidłowa faktura dotarła przez KSeF do odbiorcy, by ten z kolei mógł ją zapłacić.
Kogo będzie obowiązywał KSeF? Projekt decyzji Rady UE (podobnie jak wcześniejsze stanowisko Komisji Europejskiej) zawiera informację o tym, że obligatoryjne korzystanie z KSeF ograniczone będzie do podmiotów mających siedzibę na terytorium Polski. Co do zasady nie będzie zatem obejmował podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla potrzeb podatku VAT, które będą mogły wystawiać i odbierać faktury poza KSeF.
Czy KSeF będzie obowiązkowe dla podmiotów zagranicznych
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych pozostanie fakultatywne dla podatników zagranicznych niemających stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Ta forma faktury nie będzie dostępna dla podatników korzystających z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (OSS), szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób lub szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS).
W drodze rozporządzenia wykonawczego, Minister Finansów będzie mógł zwolnić z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych niektórych podatników.
Podmioty zagraniczne działające za pomocą pośredników w Polsce
Co w sytuacji gdy firma znajduje się poza granicami, a działa w Polsce wyłącznie przez pośrednictwo pełnomocników? Przy założeniu, że pełnomocnicy nie dysponują żadnymi podpisami elektronicznymi, czy mogą występować w KSeF właśnie w roli pełnomocnika?
Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot, zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).