Otrzymywanie i wysyłanie faktur przez system KSeF
Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie zasadniczo czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Będą to czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) lub konsumentów (B2C). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie miał zastosowanie do podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich przepisów o VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur przy użyciu elektronicznej i zgodnej ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za przez KSeF, w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Jeżeli nabywca faktury nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przez system KSeF, faktura ustrukturyzowana może być przesłana mu w inny uzgodniony sposób. Czyli można taką fakturę wysłać odbiorcy (w przynajmniej 2 egzemplarzach) zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, nie wprowadzając do systemu KSeF.
Należy mieć przy tym na uwadze, że akceptacja odbiorcy nie jest konieczna dla wystawiania e-Faktur z użyciem KSeF. Mimo bowiem, że kontrahent nie wyrazi zgody na otrzymywanie tego rodzaju dokumentów, wystawca nadal może wystawić fakturę poprzez KSeF (korzystając dzięki temu z preferencji przewidzianych przez ustawodawcę), a następnie dostarczyć ją odbiorcy w inny uzgodniony sposób.
Jak wystawić fakturę w KSeF? Fakturę w systemie KSeF wystawisz na dwa sposoby, z wykorzystaniem bezpłatnego narzędzie, które zostało udostępnione przez Ministerstwo Finansów bądź przy użyciu oprogramowania od właściciela komercyjnego.
Czym się zajmuje Krajowy System e-Faktur?
- wystawianiem faktur ustrukturyzowanych,
- przechowywaniem faktur ustrukturyzowanych,
- udostępnianiem faktur ustrukturyzowanych,
- otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych,
- oznaczeniem dokumentu numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF,
- analizowane i kontrolowane obiegu faktur.
Jak pobrać fakturę wystawioną w KSeF?
Chcąc pobierać faktury ustrukturyzowane należy również posiadać konto w KSeF. Po zalogowaniu wystarczy pobrać dany plik z platformy i zaimportować go do własnego systemu – to właśnie w nim powstaje faktura zakupu. Co istotne, odbiorca nie musi pobierać faktury jedynie przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – może skorzystać również z innych możliwości.
Tak samo jak możemy wystawić fakturę na dwa możliwe sposoby, tak samo możemy pobrać fakturę zakupową dzięki dwóm metodą. Pobierzesz fakturę ustrukturyzowaną zakupową za pomocą narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, a także używając oprogramowania komercyjnego. Dzięki temu rozwiązaniu umożliwisz sobie zarządzanie procesami dotyczącymi wielu spółek z poziomu jednego panelu administracyjnego.
Czy dostawca może nas zobligować do przyjmowania faktur w KSeF? W świetle prawa mogłoby wydawać się, że obecnie kwestia związana z otrzymywaniem e-Faktur nie jest tematem pilnym. Możemy więc przyjąć, że jeżeli nie wyrazimy na to zgody, sprzedawca będzie zobowiązany do wystawiania faktur na zasadach dotychczasowych. Co w przypadku gdy, współpracujący z nami sprzedawca chce przejść na e-Faktury już teraz?
W świetle obowiązujących regulacji, wystawca faktury nie może obecnie zmusić nabywcy do odbioru faktury przez KSeF. W praktyce jednak, wyrażenie takiej zgody może okazać się konieczne z biznesowego punktu widzenia. Jeśli sprzedawca jest zainteresowany skorzystaniem z benefitów jakie daje pełne przejście na e-faktury, a także posiada względem nas znaczną przewagę biznesową, wyrażenie zgody na otrzymywanie e-Faktur może zostać wskazane przez niego jako warunek dalszej współpracy, na który będziemy musieli wyrazić zgodę chcąc tę współpracę kontynuować. A więc podjęcie tej decyzji zależy wyłącznie od chęci przedsiębiorcy.
Jak przygotować firmę na otrzymywanie faktur z KSeF?
Przede wszystkim należy mieć na uwadze, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w momencie przydzielenia numeru identyfikującego przez system. Oznacza to, że skutki związane z doręczeniem e-Faktury na gruncie regulacji VAT następują, w momencie nadania tego numeru, a nie, jak dotychczas, w momencie jej otrzymania. Aby otrzymywać i pobierać faktury ustrukturyzowane należy dostosować dotychczasowy sposób księgowania faktur.
Ministerstwo Finansów nie przewiduje wdrażania modułu, który będzie opierał się na powiadomieniu odbiorcy o otrzymanej fakturze ustrukturyzowanej. A to z jasnego i prostego powodu – zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa - dla podatników otrzymujących bardzo duże liczby faktur mogłoby to być utrudnieniem, a nie ułatwieniem. Niezbędne jest więc uwzględnienie w procesie dla faktur zakupowych stałego monitorowania faktur otrzymywanych za pośrednictwem KSeF.
Warto również dodać, aby korzystanie z systemu KSeF przebiegło pomyślnie należy dodać konieczne uprawnienia odpowiednim personom. Uzyskując je, osoba uprawniona ma możliwość odbierania oraz wystawiania faktur poprzez KSeF w imieniu przedsiębiorcy. Podatnicy powinni zatem przemyśleć w jaki sposób zarządzić personelem wewnętrznym, tak aby grono odpowiednich osób uzyskało dostęp do KSeF w imieniu organizacji.