Faktury zakupowe w KSeF, czyli jak funkcjonuje system?
KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, w którym od 1 lipca 2024 roku każdy przedsiębiorca musi obowiązkowo wystawiać faktury ustrukturyzowane. System funkcjonuje od 2022 roku, ale nie jest obowiązkowy. Można z niego korzystać na zasadzie dobrowolności i chęci lepszego poznania systemu, a także przyzwyczajenia się do nowego sposobu fakturowania.
Od wspomnianej daty faktury zakupowe będą akceptowane tylko w formie e-Faktur, dowody papierowe czy faktury w wersji elektronicznej będą odrzucane, dlatego już teraz upewnij się, że używany przez Ciebie program księgowo-finansowy jest albo wkrótce zostanie połączony z KSeF. Nic nie wskazuje, że wprowadzenie obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych zostanie opóźnione w czasie. Wszystko jest niemalże gotowe!
Korzystając ze znajomego programu do fakturowania, zmiany nie wydają się takie straszne. Wszystkie funkcje i poszczególne kroki są praktykowane od miesięcy, a może nawet lat.
Wystarczy tylko skierować wystawiony dowód sprzedaży do KSeF – to jedyna modyfikacja.
Jeżeli nie zdecydujesz się na takie rozwiązanie, można korzystać z platformy KSeF, którą udostępniło Ministerstwo Finansów. Wybór jest kwestią indywidualną, dopasowaną do potrzeb i możliwości przedsiębiorcy.
Faktury zakupowe w KSeF – jak wygląda ewidencja dowodów w praktyce?
Każdy podatnik będzie miał możliwość pobierać faktury zakupowe w KSeF.
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów będą one dostępne w formie plików XML. Co to dla Ciebie oznacza ta informacja? Aby zapoznać się z fakturą, a także przeanalizować wszystkie występujące dane, trzeba je otworzyć jako obraz w przeglądarce. Sprawdzenie faktury zakupowej pod względem merytorycznym jest niezwykle istotne. To jedyny sposób, żeby wyłapać ewentualne błędy.
Pamiętaj, że faktury są wystawiane i równocześnie otrzymane w momencie uzyskania przez nie numeru identyfikującego w KSeF.
Zakres danych występujących w dowodzie nie może odbiegać od schematu XSD, a nie charakterystycznych wymogów nabywcy. Dla przedsiębiorcy oznacza to między innymi rezygnację z wprowadzenia numeru zamówienia na fakturze, gdyż będzie on nadawany w KSeF.
Przypomnijmy, że numer zamówienia jest teraz wprowadzany do niemalże każdej faktury.
Zgodnie z informacjami uzyskanymi na temat KSeF, wiemy, że faktura może zostać wzbogacona w niezbędne załączniki, jednak nie dotrą one do odbiorcy w taki sam sposób, jak faktury ustrukturyzowana. Niezbędne jest skorzystanie z adresu e-mail albo inne rozwiązanie.
Podane powyżej informacje nie brzmią zbyt pozytywnie, a wręcz można stwierdzić, że cały proces związany z fakturami zakupowymi będzie nieco problematyczny. Sama weryfikacja faktury, czyli kontrola danych osobowych, wartości dowodu sprzedaży i innych elementów będzie utrudniona i bardziej skomplikowana, kiedy porównać do dotychczasowych zasad.
Jeżeli w fakturze ustrukturyzowanej pojawią się błędy, chociażby w numerze NIP czy danych, kwocie albo ilości, w celu wprowadzenia niezbędnych poprawek trzeba przygotować fakturę korektę. Nota korygująca nie będzie dłużej akceptowana.
Faktury zakupowe będą przechowywane w systemie KSeF przez okres 10 lat, liczony od końca roku, kiedy nastąpiło ich wystawienie.
Dostęp do dokumentów będzie dłuższy, a przy tym żaden przedsiębiorca nie będzie martwić się sposobem archiwizacji dowodów sprzedaży i udostępniania ich w razie kontroli. Wszystkie faktury i informacje będą dostępne w jednym spójnym systemie, co powinno znacznie usprawnić cały proces księgowania i funkcjonowania firmy na rynku.
Dłuższy okres przechowywania jest korzystny dla podatników i nie warto doszukiwać się w tym wad.
Faktury zakupowe w KSeF i inne zmiany – jakie mają korzyści?
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wiąże się z wieloma zmianami, cały dobrze znany proces wystawiania i odbierania dowodów sprzedaży i zakupu ulegnie zmianie. Jednak po zaakceptowaniu nowych zasad, na pewno znajdziesz w nim więcej korzyści, niż wydaje się na początku. Przytoczymy kilka z nich.
Podstawowym zadaniem KSeF jest szybka i bezproblemowa komunikacja pomiędzy podatnikami a administracją wraz z uszczelnieniem systemu podatkowego. Wśród kolejnych zalet można wymienić brak obowiązku przygotowania i dostarczania JPK_FA na żądanie organów.
Żaden dokument nie będzie wystawiony dwukrotnie, ze względu na nadawanie indywidualnych numerów. Nie będziesz musiał również martwić się obowiązkiem przechowywania i archiwizowania faktur, zniknie stres związany z ewentualnymi kontrolami, gdyż wszystkie potrzebne dane i informacje będą zgromadzone w jednym miejscu.
Korzystanie z KSeF oznacza dla podatników także szybszy zwrot podatku VAT, który zamiast 60 dni, będzie wynosił maksymalni 40 dni. Z tej opcji można korzystać już teraz.
Ogromną zaletą, szczególnie ważną dla organów podatkowych jest maksymalne ograniczenie wyłudzeń VAT przez przedsiębiorców. To problem, z którym Polska nie umiała rozprawić się przez wiele lat i wszystko wskazuje na to, że już niedługo dorównamy wysoko rozwiniętym krajom pod względem systemów księgowości i fakturowania.
Dane z faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF będą na bieżąco docierać do Ministerstwa Finansów, będą dostępne w odgórnie wyznaczonym schemacie, dzięki czemu każda nieprawidłowość zostanie od razu wyłapana i pozwoli na przedsięwzięcie pożądanych kroków.
Faktury zakupowe w KSeF – kilka słów podsumowania
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to spora zmiana dla przedsiębiorców, jednak wiąże się z wieloma korzyściami i trzeba mieć tego świadomość. Wszystkie faktury ustrukturyzowane będą wolne od błędów, archiwizowane w jednym miejscu i na bieżąco sprawdzane przez organy kontrolne.
Od 1 lipca 2024 wystawianie faktur ustrukturyzowanych może odbywać się z wykorzystaniem dotychczasowego programu do księgowania kompatybilnego z KSeF albo narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.
Jeżeli jeszcze nie posiadasz programu do wystawiania e-faktur zintegrowanego z systemem KSeF, wypróbuj programy przez nas polecane, tj.; afaktury.pl lub faktura-online.pl.