Najważniejsze zmiany w KSeF od 2027 r. to koniec limitu 10 tys. zł i faktur z kas rejestrujących, numer KSeF w przelewach między czynnymi podatnikami VAT oraz kary za faktury wystawione poza systemem. Wszystkie wejdą 1 stycznia 2027 r., choć rządowy projekt zakłada stosowanie kar dopiero od 2028 r.
Jakie zmiany w KSeF wejdą od 1 stycznia 2027 r.?
Od 1 stycznia 2027 r. w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przestanie obowiązywać limit 10 tys. zł i nie będzie już można wystawiać faktur z kas. Pojawi się też obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach, a według obecnej ustawy – możliwość nakładania kar. Uzupełniają to dwie zapowiedzi Ministerstwa Finansów (MF): utrzymanie tokenów i nowe funkcje systemu.
| Zmiana | Kogo dotyczy | Status na 23 października 2026 r. |
|---|---|---|
| Koniec limitu 10 tys. zł | Firmy korzystające z limitu w 2026 r., także zwolnione z VAT | Przepis przejściowy wygaśnie 31 grudnia 2026 r. |
| Koniec faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP uznawanych za faktury | Wszystkie firmy objęte KSeF | Przepis przejściowy wygaśnie 31 grudnia 2026 r. |
| Numer KSeF lub identyfikator zbiorczy w płatnościach | Czynni podatnicy VAT płacący innym czynnym podatnikom VAT, także w MPP | Stosowanie od 1 stycznia 2027 r. |
| Kary pieniężne za faktury poza KSeF | Wszyscy podatnicy zobowiązani do KSeF | Ustawa: od 1 stycznia 2027 r. Projekt (druk nr 3245): od 1 stycznia 2028 r. |
| Korekty faktur sprzed KSeF wystawiane w systemie | Firmy, które w 2026 r. fakturowały poza KSeF | Dotyczy korekt wystawianych od 1 stycznia 2027 r. |
| Tokeny po 2026 r. | Firmy łączące program do fakturowania z KSeF tokenem | Rozporządzenie: do 31 grudnia 2026 r. Zapowiedź MF: bez terminu końcowego |
| Nowe funkcje do weryfikacji faktur | Wszyscy użytkownicy, dobrowolnie | Konsultacje MF od 9 czerwca 2026 r. |
Wzór faktury się nie zmienia: od 1 lutego 2026 r. obowiązuje struktura logiczna FA(3).
Koniec okresu przejściowego KSeF – zwolnienie do 10 tys. zł
Od 1 stycznia 2027 r. limit 10 tys. zł przestanie zwalniać z wystawiania faktur w KSeF. Do końca 2026 r. art. 145m ustawy o VAT pozwala wystawiać faktury w PDF lub na papierze, jeśli łączna wartość brutto faktur wystawionych w miesiącu wynosi najwyżej 10 000 zł. Od 2027 r. faktury dla firm będą powstawać w KSeF bez względu na wartość sprzedaży, także u podatników zwolnionych z VAT.
O obowiązku decyduje data wystawienia faktury, a nie data sprzedaży. Jeśli usługa zostanie wykonana 30 grudnia 2026 r., a faktura wystawiona 8 stycznia 2027 r., dokument trzeba będzie przesłać do KSeF.
Koniec okresu przejściowego nie zmieni zasad odbioru faktur – odbiór w KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r.
Jakie faktury zostaną poza KSeF od 2027 r.?
Na stałe poza KSeF zostaną przypadki wymienione w art. 106ga ustawy o VAT oraz w rozporządzeniu w sprawie wyłączeń (Dz. U. z 2025 r. poz. 1740), m.in.:
- faktury dla konsumentów (dobrowolnie można je wystawić w KSeF),
- faktury podatników, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności,
- faktury rozliczane w nieunijnej procedurze OSS, w procedurze IOSS oraz w procedurze dla międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
- faktury podatników korzystających z procedury SME (art. 113a ustawy o VAT),
- bilety jednorazowe uznane za faktury oraz faktury za przejazd płatną autostradą.
Zobacz też: Dostęp do KSeF dla jednoosobowej działalności gospodarczej – krok po kroku
Kasa fiskalna a KSeF od 2027 – paragon z NIP do 450 zł
Od 1 stycznia 2027 r. nie wystawisz faktury przy użyciu kasy rejestrującej, a paragon z NIP do 450 zł przestanie być fakturą uproszczoną. Oba wyjątki wynikają z art. 145n ustawy o VAT i wygasną 31 grudnia 2026 r. Zmiana obejmie wszystkie firmy, także te, dla których KSeF jest obowiązkowy od lutego lub kwietnia 2026 r.
Zasady ewidencjonowania sprzedaży na kasie pozostaną bez zmian. Gdy klient firmowy poprosi o fakturę do paragonu, wystawisz ją w KSeF.
Przelewy w KSeF od 2027 r. – numer KSeF i identyfikator zbiorczy
Od 1 stycznia 2027 r. w przelewach między czynnymi podatnikami VAT trzeba będzie podawać numer KSeF faktury, a przy płatności za kilka faktur – identyfikator zbiorczy. Obowiązek obejmie płatności za faktury ustrukturyzowane dokonywane przelewem lub innym instrumentem płatniczym, który pozwala wpisać tytuł płatności (art. 108g ustawy o VAT, wyjaśnienia MF).
| Sytuacja | Wymagane oznaczenie |
|---|---|
| Płatność za jedną fakturę | Numer KSeF faktury |
| Płatność za co najmniej dwie faktury jednego sprzedawcy | Identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF (35 znaków, zawiera oznaczenie „IZ”) |
| Polecenie zapłaty | Numer KSeF podaje wystawca faktury |
| Płatność za nabywcę przez inny podmiot | Numer KSeF lub identyfikator zbiorczy |
| Przelew w mechanizmie podzielonej płatności (MPP, split payment) | Numer KSeF w komunikacie przelewu, a przy kilku fakturach – identyfikator zbiorczy zamiast okresu |
| Faktura z trybu offline niewprowadzona do KSeF z powodu ogłoszonej awarii | Nie jest wymagane |
| Odbiorca nie jest czynnym podatnikiem VAT | Nie jest wymagane |
Status VAT odbiorcy sprawdzisz na białej liście według stanu na dzień zapłaty.
Identyfikator zbiorczy KSeF – jak go wygenerować?
Identyfikator zbiorczy wygeneruje sprzedawca lub nabywca, wskazując w KSeF co najmniej dwie faktury tego samego sprzedawcy. Od 23 września 2026 r. funkcja działa w API KSeF, więc mogą ją udostępniać programy do fakturowania połączone z systemem. W Aplikacji Podatnika KSeF MF ją zapowiada, ale podręcznik użytkownika aplikacji z sierpnia 2026 r. jeszcze jej nie opisuje.
Zobacz też: Numer KSeF – czym jest i gdzie go znaleźć
Kary KSeF 2027 – czy zostaną przesunięte na 2028 rok?
Kary KSeF według obecnej ustawy będą mogły być nakładane od 1 stycznia 2027 r., a rządowy projekt nowelizacji przewiduje ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r.
Według art. 106ni ustawy o VAT urząd skarbowy będzie mógł nałożyć karę, gdy firma:
- nie wystawi faktury w KSeF,
- w trybie offline24 lub podczas niedostępności albo awarii KSeF wystawi fakturę niezgodną ze wzorem,
- nie prześle w terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline.
Kara wyniesie do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze, a w przypadku faktury bez VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem.
Rząd przyjął projekt 20 października 2026 r. i trafił on już do Sejmu (druk nr 3245). Jeśli zostanie uchwalony, kary zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2028 r. Do tego czasu wiąże termin z obecnej ustawy, czyli 1 stycznia 2027 r.
Projekt nie przewiduje zmiany terminu obowiązku wystawiania faktur w KSeF. W 2027 r. urzędy skarbowe mają najpierw przypominać firmom o obowiązku, a dopiero gdy to nie pomoże – sprawdzać ich rozliczenia VAT.
Zobacz też: Sankcje i kary KSeF 2026: zasady odpowiedzialności finansowej firm od 1 kwietnia
Korekty faktur z okresu przejściowego KSeF
Korektę faktury wystawionej poza KSeF w okresie przejściowym od 2027 r. sporządzisz w KSeF jako fakturę ustrukturyzowaną. Obowiązek z art. 106ga ustawy o VAT obejmuje także faktury korygujące.
Faktura korygująca zawiera numer KSeF faktury korygowanej, chyba że taki numer nie został nadany (art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT). W korekcie faktury papierowej lub PDF podasz jej numer i datę wystawienia oraz zaznaczysz w strukturze FA(3), że nie ma ona numeru KSeF.
Noty korygującej nie można wystawić, ponieważ art. 106k ustawy o VAT został uchylony – korektę wystawia wyłącznie sprzedawca.
Zobacz też: Korekta faktury w KSeF – jak poprawić błędny dokument po wysłaniu
Tokeny KSeF po 31 grudnia 2026 r.
Tokeny KSeF mają działać także po 31 grudnia 2026 r. – MF zapowiedziało w Podręczniku KSeF 2.0 (sierpień 2026 r.) ich utrzymanie na czas nieokreślony i nowelizację rozporządzenia. Obecnie § 13 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF (Dz. U. z 2025 r. poz. 1815) dopuszcza tokeny do 31 grudnia 2026 r., a jedyna dotychczasowa nowelizacja rozporządzenia, z 13 lutego 2026 r., dotyczyła Węzła krajowego.
Token to generowany w KSeF ciąg znaków przypisany do uprawnień osoby lub podmiotu. Służy do logowania w programach do fakturowania i jest ważny do czasu unieważnienia, ale nie działa w Aplikacji Podatnika KSeF. Do wystawiania faktur w trybie offline nadal potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.
Zobacz też: Certyfikat KSeF – wszystko, co musisz wiedzieć
Planowane zmiany w KSeF
Planowane zmiany w KSeF to dobrowolne funkcje do weryfikacji faktur, np. na potrzeby rachunkowości. MF konsultuje je z przedsiębiorcami od 9 czerwca 2026 r. (według uzasadnienia druku nr 3245). Według relacji z konsultacji chodzi m.in. o oznaczanie faktur statusami „do zaksięgowania” lub „do wyjaśnienia”.
KSeF 2027 dla firm korzystających z systemu od 2026 r.
Firmy, które wystawiają faktury w KSeF od 2026 r., odczują w 2027 r. trzy zmiany:
- Płatności – w przelewach do czynnych podatników VAT podasz numer KSeF lub identyfikator zbiorczy, więc trzeba dostosować szablony przelewów.
- Sprzedaż z kasy – fakturę dla firmy do paragonu wystawisz w KSeF, a paragon z NIP do 450 zł przestanie być fakturą.
- Faktury kosztowe – faktury od najmniejszych dostawców zaczną przychodzić przez KSeF. Za datę ich otrzymania uznaje się dzień nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT).
Jak przygotować firmę do KSeF od 2027 r.?
Przygotowanie firmy do KSeF 2027 obejmuje sprawdzenie dostępu do systemu, wybór narzędzia do fakturowania oraz dostosowanie procesów, które zmienią się od stycznia, czyli sprzedaży z kasy i płatności.
- Sprawdź, jak zalogujesz się do KSeF: przez Węzeł krajowy (Profil Zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczna), podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną.
- Wybierz narzędzie: program do fakturowania połączony z KSeF albo bezpłatną aplikację MF.
- Nadaj uprawnienia osobom, które wystawiają lub pobierają faktury w Twoim imieniu, np. księgowej.
- Oddziel odbiorców firmowych od konsumentów – faktury dla konsumentów mogą powstawać poza KSeF.
- Ustal, kto będzie wystawiać faktury do sprzedaży z kasy.
- Dodaj numer KSeF lub identyfikator zbiorczy do szablonów przelewów.
- Pobierz certyfikat KSeF typu 2 na wypadek pracy w trybie offline.
To ogólne wskazówki, a nie indywidualna porada podatkowa. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym.
Zobacz też: KSeF – od czego zacząć, żeby sprawnie wdrożyć e-faktury w firmie. 7 prostych kroków
FAQ – zmiany w KSeF 2027
Czy KSeF zostanie przesunięty na 2028 rok?
Obowiązek KSeF nie został przesunięty na 2028 r. – termin 1 stycznia 2027 r. pozostaje bez zmian. Rządowy projekt nowelizacji (druk nr 3245) zakłada przesunięcie na 2028 r. wyłącznie terminu stosowania kar pieniężnych z art. 106ni ustawy o VAT.
Dla kogo KSeF od 1 stycznia 2027 r.?
Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie firmy, które w 2026 r. fakturowały poza systemem w ramach limitu 10 tys. zł brutto miesięcznie, w tym jednoosobowe działalności i podatników zwolnionych z VAT. Do KSeF trafią też faktury, które w 2026 r. można było wystawiać z kasy rejestrującej. Poza obowiązkiem zostaną m.in. faktury dla konsumentów.
Zobacz też: KSeF – dla kogo jest obowiązkowy?
Czy w 2027 r. nadal będzie obowiązywał limit 10 tys. zł w KSeF?
Limit 10 tys. zł miesięcznie nie będzie obowiązywał w 2027 r., ponieważ przepis przejściowy art. 145m ustawy o VAT działa tylko do końca 2026 r. Od 2027 r. faktury dla firm trzeba będzie wystawiać w KSeF bez względu na wartość sprzedaży.
Czy fakturę za grudzień 2026 r. wystawioną w styczniu 2027 r. trzeba będzie wysłać do KSeF?
Faktura dla firmy wystawiona w styczniu 2027 r. będzie musiała powstać w KSeF, także gdy dokumentuje sprzedaż z grudnia 2026 r. O obowiązku decyduje data wystawienia faktury, a nie data sprzedaży.
Czy fakturę dla osoby fizycznej od 2027 r. będzie można wystawić poza KSeF?
Fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej od 2027 r. nadal będzie można wystawić poza KSeF, np. w PDF lub na papierze, a dobrowolnie także w KSeF. Faktura dla polskiej firmy będzie powstawać w KSeF.
Czy numer KSeF trzeba będzie podać w przelewie do firmy zwolnionej z VAT?
Numeru KSeF nie trzeba będzie podawać w przelewie do firmy zwolnionej z VAT, ponieważ art. 108g ustawy o VAT dotyczy płatności między czynnymi podatnikami VAT. Status odbiorcy sprawdza się na białej liście według stanu na dzień zapłaty.
Czy urząd skarbowy będzie mógł ukarać za fakturę poza KSeF w 2027 r.?
Według obecnej ustawy naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł od 1 stycznia 2027 r. nałożyć karę z art. 106ni ustawy o VAT za pominięcie KSeF. Jeśli nowelizacja wejdzie w życie, kary będą stosowane od 1 stycznia 2028 r., a w 2027 r. urzędy skarbowe mają przypominać o obowiązku i sprawdzać rozliczenia VAT.
Czy token KSeF przestanie działać 1 stycznia 2027 r.?
Według zapowiedzi MF w Podręczniku KSeF 2.0 token KSeF nie przestanie działać 1 stycznia 2027 r. Rozporządzenie, które obecnie ogranicza tokeny do końca 2026 r., ma zostać znowelizowane. Do tego czasu jest to tylko zapowiedź.
