Do KSeF trafiają faktury wystawiane firmom w Polsce, w tym faktury zaliczkowe, korygujące, VAT marża i faktury dla zagranicznych nabywców. Poza KSeF zostają m.in. faktury dla konsumentów, faktury podatników zagranicznych bez siedziby w Polsce, faktury w nieunijnej procedurze OSS i IOSS, bilety jednorazowe i faktury za przejazd autostradą. Do końca 2026 r. poza KSeF mogą też powstawać faktury w ramach limitu 10 tys. zł i faktury z kas rejestrujących.
Jakie faktury do KSeF?
Do KSeF trafiają wszystkie faktury, które podatnik wystawia na podstawie ustawy o VAT, chyba że przepisy przewidują wyłączenie. Faktury powstają w strukturze FA(3), obowiązującej od 1 lutego 2026 r. W KSeF wystawisz m.in.:
- faktury VAT, także dokumentujące sprzedaż zwolnioną z VAT,
- faktury zaliczkowe i faktury rozliczające zaliczki,
- faktury korygujące,
- faktury VAT marża,
- faktury do paragonu wystawiane firmom,
- faktury dla zagranicznych nabywców, np. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów lub eksporcie.
Fakturę dla zagranicznego nabywcy wystawisz w KSeF, ale przekażesz mu ją w uzgodniony sposób, np. jako PDF z kodem QR. Faktury od sprzedawców zagranicznych, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, nie trafiają do KSeF.
Zobacz też: Sprzedaż na rzecz podmiotów zagranicznych – czy muszę wystawić w KSeF?, E-faktura w KSeF – co musisz wiedzieć?
Czy fakturę zaliczkową wysyłamy do KSeF?
Fakturę zaliczkową wysyłamy do KSeF tak samo jak zwykłą fakturę VAT. W strukturze FA(3) ma oznaczenie ZAL, faktura rozliczająca zaliczki – ROZ, a ich korekty – KOR_ZAL i KOR_ROZ. Poza KSeF możesz wystawić fakturę zaliczkową tylko wtedy, gdy obejmuje ją wyłączenie, np. gdy wpłaty dokonuje konsument.
Zobacz też: Korekta faktury w KSeF – jak poprawić błędny dokument po wysłaniu
Czy faktura VAT marża musi być w KSeF?
Faktura VAT marża musi być w KSeF, bo jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT – dokumentuje sprzedaż w procedurze marży, np. w turystyce albo przy sprzedaży towarów używanych. Poza KSeF zostaje tylko wtedy, gdy obejmuje ją wyłączenie, np. gdy nabywcą jest konsument.
Czy faktury RR trzeba wysyłać do KSeF?
Faktur VAT RR co do zasady nie trzeba wysyłać do KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. nabywca może wystawiać je w systemie za zgodą rolnika ryczałtowego. Obowiązek pojawia się wtedy, gdy rolnik wskaże w KSeF nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR – do czasu odwołania tego wskazania nabywca musi wystawiać je w KSeF.
Jakie faktury poza KSeF?
Poza KSeF zostają faktury wymienione w ustawie o VAT i w rozporządzeniu Ministra Finansów. Takie faktury wystawisz elektronicznie, np. w PDF, albo na papierze. Część z nich możesz dobrowolnie wystawić w KSeF.
| Wyłączenie | Czy można dobrowolnie w KSeF |
|---|---|
| Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) | Tak |
| Faktury podatników bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce | Tak |
| Faktury podatników bez siedziby w Polsce, których stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce nie uczestniczy w transakcji | Tak |
| Faktury w nieunijnej procedurze OSS, w procedurze IOSS i w procedurze dla międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób | Nie |
| Faktury podatników korzystających ze zwolnienia w procedurze SME | Nie |
| Bilety jednorazowe uznane za faktury, np. kolejowe, autobusowe, lotnicze i promowe | Nie |
| Faktury za przejazd autostradą płatną | Nie |
| Faktury za kontrolę i nadzór ruchu lotniczego (opłaty trasowe) | Nie |
| Faktury za zwolnione z VAT usługi finansowe i ubezpieczeniowe o węższym zakresie danych | Nie |
| Samofakturowanie, gdy nabywca albo sprzedawca nie ma polskiego NIP | Nie – z wyjątkiem WDT, gdy nabywca ma numer VAT UE |
Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą powstawać jeszcze dwa rodzaje faktur:
- faktury firm, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie,
- faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł uznane za faktury uproszczone.
Od 1 stycznia 2027 r. te wyjątki przestaną obowiązywać.
Zobacz też: Zmiany w KSeF od 2027 roku
Czy fakturę dla osoby fizycznej wysyłamy do KSeF?
Fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie musisz wysyłać do KSeF, ale możesz zrobić to dobrowolnie. Jeśli wystawisz ją w KSeF, przekażesz ją klientowi w uzgodniony z nim sposób, np. jako PDF z kodem QR. Faktura dla osoby fizycznej prowadzącej firmę, np. jednoosobową działalność, musi trafić do KSeF.
Czy faktury OSS wysyłamy do KSeF?
Faktury OSS w nieunijnej procedurze nie wysyłamy do KSeF. Wyłączenie obejmuje też procedurę IOSS i procedurę dla międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób. Procedura unijna OSS nie ma osobnego wyłączenia. Dotyczy jednak sprzedaży dla konsumentów, a faktury dla konsumentów mogą powstawać poza KSeF.
Czy w KSeF można wystawić fakturę proforma?
Faktury proforma nie można wystawić w KSeF, bo nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT – to oferta albo wezwanie do zapłaty. Do KSeF trafia dopiero faktura VAT wystawiona po zapłacie lub wydaniu towaru. Tak samo poza KSeF zostają dokumenty wewnętrzne, np. faktury wewnętrzne i noty księgowe.
To ogólna informacja o zasadach KSeF, a nie indywidualna porada podatkowa. W nietypowych przypadkach sposób wystawienia faktury warto potwierdzić z księgowym.
Najczęstsze pytania o faktury w KSeF
Co to jest procedura OSS w KSeF?
Procedura OSS to unijny system rozliczania VAT od sprzedaży konsumentom w innych państwach UE w jednej deklaracji. W KSeF ma znaczenie, bo faktury w nieunijnej procedurze OSS i w procedurze IOSS są wyłączone z obowiązku wystawiania w systemie.
Jakie faktury nie muszą być w KSeF?
W KSeF nie muszą być m.in. faktury dla konsumentów, faktury podatników zagranicznych bez siedziby w Polsce, faktury w nieunijnej procedurze OSS i IOSS, bilety jednorazowe oraz faktury za przejazd autostradą. Pełną listę znajdziesz w tabeli powyżej.
