Wprowadzenie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza istotną zmianę w sposobie, w jaki przedsiębiorcy w Polsce będą wystawiać i zarządzać fakturami. System ten, mający na celu ułatwienie i usprawnienie procesu fakturowania, wprowadza jednocześnie szereg wyjątków i regulacji dotyczących tego, jakie dokumenty mogą, a jakie nie mogą być przekazywane przez KSeF. W tym artykule przyjrzymy się bliżej, które dokumenty zostaną wyłączone z obowiązku wysyłki do KSeF.
KSeF faktury ustrukturyzowane i ich format
Faktury ustrukturyzowane stanowią kluczowy element funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Są to dokumenty fakturowe, które są generowane i przesyłane w precyzyjnie określonym, cyfrowym formacie XML. Taki format pozwala na jednoznaczne i automatyczne przetwarzanie danych zawartych w fakturze przez różnorodne systemy księgowe i programy do fakturowania, zarówno po stronie wystawiającego fakturę, jak i jej odbiorcy. Struktura logiczna e-faktury FA (1), której muszą odpowiadać faktury ustrukturyzowane, zapewnia jednolitość i spójność danych, ułatwiając automatyczną weryfikację i przetwarzanie informacji.
Które faktury w KSeF będą obowiązkowe?
Wśród dokumentów, które należy wysyłać do KSeF znajdują się:
- faktury VAT,
- faktury bez VAT,
- faktury VAT marża,
- faktury VAT RR,
- faktury do paragonu,
- faktury zaliczkowe,
- faktury końcowe,
- faktury korygujące.
Dokumenty wyłączone z obowiązku KSeF
Istnieje jednak szereg dokumentów, które zostały wyłączone z obowiązku wystawiania w systemie KSeF. Do najważniejszych z nich należą:
- Bilety spełniające funkcję faktury, w tym paragony na płatnych autostradach,
- Faktury wystawiane w ramach procedury OSS i IOSS
- KSeF faktury zakupowe typu B2C,
Dodatkowo, do 1 stycznia 2025 roku, z obowiązku wystawiania w KSeF wyłączone są również:
- Faktury uproszczone mające postać paragonu do 450 zł,
- Faktury z kas rejestrujących.
KSeF faktury zagraniczne
W przypadku faktur zagranicznych, ważne jest, aby pamiętać, że KSeF jest systemem funkcjonującym na terenie Polski i przede wszystkim służy do obsługi faktur między podmiotami zarejestrowanymi w Polsce. Jednakże, polskie firmy dokonujące transakcji z zagranicznymi kontrahentami również mogą mieć do czynienia z systemem KSeF w pewnych aspektach.
Faktury wystawiane przez polskie firmy na rzecz kontrahentów z innych krajów Unii Europejskiej lub poza nią, będą ewidencjonowane w KSeF, nawet jeśli odbiorcy tych faktur poza Polską nie mają bezpośredniego dostępu do KSeF. Jeśli polska firma otrzymuje faktury od zagranicznego kontrahenta, te faktury nie są bezpośrednio przesyłane do KSeF. Niemniej, polski odbiorca może mieć obowiązek zarejestrowania takiej transakcji w swojej krajowej ewidencji VAT. Warto zwrócić uwagę, że przepisy dotyczące dokumentowania transakcji zagranicznych mogą się zmieniać, a Ministerstwo Finansów oraz odpowiednie organy podatkowe mogą wprowadzać nowe wytyczne dotyczące użycia KSeF w kontekście międzynarodowym.