E-faktura wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku i jest alternatywą do tradycyjnych metod fakturowania, zarówno elektronicznych, jak i papierowych.
System KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur, gdzie ustrukturyzowane e-faktury są tworzone według określonego przez Ministerstwo Finansów formatu elektronicznego i wysyłane z lokalnych programów finansowo-księgowych do centralnej bazy danych ministerstwa za pośrednictwem interfejsu (API).
Po wysłaniu, faktura staje się dostępna w systemie i może być pobrana przez odbiorcę. Korzystanie z e-faktury w systemie KSeF oferuje przedsiębiorcom szereg korzyści.
Po pierwsze, obniża koszty, gdyż faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat, eliminując potrzebę ich archiwizacji w osobnych systemach IT.
Po drugie, ujednolica standardy faktur, co ułatwia cyfryzację i automatyzację ich obiegu między podatnikami oraz proces księgowania.
Co więcej, dzięki natychmiastowemu dostępowi do wystawionych faktur, procesy księgowe mogą być znacznie przyspieszone, co jest korzystne dla szybkości wymiany danych między kontrahentami.
System KSeF również minimalizuje ryzyko zagubienia lub zniszczenia faktur i zapewnia przedsiębiorcom pewność, że faktura dotarła do odbiorcy, co zwiększa bezpieczeństwo podatkowe nabywców towarów lub usług.
Polska była czwartym krajem w Unii Europejskiej, który zaimplementował e-fakturę.
