Wśród wielu zmian, jakie wprowadza Krajowy System e-Faktur, jedną z istotniejszych jest obowiązek używania numeru KSeF przy realizacji płatności. W niniejszym artykule przybliżymy, czym jest numer KSeF, jakie elementy zawiera jego format, oraz jakie znaczenie ma w kontekście dokonywania przelewów.
Co to jest numer KSeF?
Numer KSeF to unikalny identyfikator przypisywany każdej fakturze wystawionej w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to kluczowy element, który pozwala na szybką i bezbłędną identyfikację dokumentu w systemie. Numer ten jest generowany automatycznie w momencie wystawienia faktury w systemie KSeF i jest niezbędny do przeprowadzenia płatności związanych z daną fakturą.
Numer KSeF format
Struktura numeru KSeF została zaprojektowana tak, by zawierała komplet informacji niezbędnych do identyfikacji faktury. Składa się z 35 znaków, które można podzielić na kilka segmentów:
- Pierwsze 10 znaków to Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) sprzedawcy,
- Kolejnych 8 znaków to data wystawienia faktury, zapisana w formacie RRRRMMDD,
- 12 kolejnych znaków dzieli się na dwie techniczne części, każda po 6 znaków, generowane automatycznie,
- Dwa ostatnie znaki to suma kontrolna, również wyliczana automatycznie.
Numer KSeF w przelewie
Wprowadzenie numeru KSeF jako obowiązkowego elementu w tytule przelewu to znacząca zmiana dla procesu płatności wśród przedsiębiorców. Dotychczas podatnicy byli zobowiązani do wskazywania numeru faktury generowanego indywidualnie przez systemy finansowo-księgowe każdego przedsiębiorstwa. Taki sposób identyfikacji, mimo swojej funkcjonalności, nie zapewniał pełnej jednoznaczności i uniwersalności na poziomie krajowym.
Wprowadzenie KSeF i związane z nim unikalne numery faktur ma na celu ujednolicenie procesu identyfikacji faktur w płatnościach. Numer KSeF w przelewie stanowi więc pewnego rodzaju "język uniwersalny", który jest rozumiany i akceptowany przez wszystkich uczestników rynku oraz administrację skarbową. Zastosowanie tego rozwiązania ma na celu nie tylko usprawnienie procesu rozliczeń, ale również zwiększenie przejrzystości transakcji, co jest szczególnie ważne w kontekście walki z oszustwami VAT.
Identyfikator zbiorczy KSeF
Przejście na system jednoznacznych numerów faktur KSeF pociąga za sobą pytanie o sposób rozliczania płatności za wiele faktur jednocześnie. W odpowiedzi na to wyzwanie wprowadzono pojęcie identyfikatora zbiorczego KSeF. Jest to rozwiązanie, które umożliwia agregację kilku numerów KSeF w jeden, łatwy do umieszczenia w tytule przelewu, kod. Generowanie identyfikatora zbiorczego odbywa się poprzez interfejs API systemu KSeF, co zapewnia jego integrację z wewnętrznymi systemami przedsiębiorstw.
KSeF numer faktury – znaczenie w płatnościach
Wprowadzenie numeru KSeF ma na celu nie tylko usprawnienie procesu księgowania płatności, ale także zwiększenie transparentności transakcji. Dzięki jednoznacznemu identyfikatorowi faktur urzędy skarbowe mogą łatwiej monitorować obieg dokumentów i przepływ środków. To z kolei przyczynia się do ograniczenia oszustw podatkowych i zwiększenia efektywności ściągania należności podatkowych.