Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest jednym z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych realizowanych w Polsce w ostatnich latach. Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że jest to tylko kwestia zmiany formatu faktur z papierowego na elektroniczny, rzeczywistość jest znacznie bardziej skomplikowana. Poniżej przyglądamy się wymaganiom prawnym i technicznym systemu KSeF, które mają kluczowe znaczenie dla jego skuteczności i bezpieczeństwa.
KSeF ustawa i przesunięcie terminu
KSeF, który miał początkowo wejść w życie jako obowiązek od 1 lipca 2024 roku, doświadczył znaczącego przesunięcia terminu. Podczas briefingu prasowego 26 kwietnia, Minister Finansów Andrzej Domański oraz Marcin Łoboda, Szef Krajowej Administracji Skarbowej, ogłosili nowe daty wprowadzenia obowiązkowego KSeF. System ten ma teraz stać się obowiązkowy dla podmiotów z obrotami przekraczającymi 200 mln zł od 1 lutego 2026 roku, a dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 roku. Decyzja o przesunięciu wynikała z konieczności dalszych prac nad systemem, które ujawniły istotne braki w jego projektowaniu oraz wydajności, wykryte podczas przeprowadzonego audytu.
Faktury KSeF – jakie muszą spełniać wymogi?
Faktury wystawiane w ramach KSeF muszą być zgodne z określonymi standardami. Każda faktura w systemie KSeF jest dokumentem elektronicznym w formacie XML, co zapewnia jednolitość i możliwość automatycznego przetwarzania danych. Standardy te mają na celu nie tylko ujednolicenie wyglądu i struktury faktur, ale również zapewnienie ich zgodności z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Dzięki temu możliwe jest automatyczne i błyskawiczne rozliczanie podatków, co stanowi ogromne uproszczenie dla przedsiębiorców i administracji skarbowej.
System KSeF – dlaczego takie wymagania technologiczne?
Wprowadzenie systemu KSeF wiązało się z koniecznością przeprowadzenia audytu, który wykazał znaczące braki w pierwotnie zaprojektowanej architekturze systemu. Odpowiedź na te wyzwania wymagała opracowania nowej architektury systemu od podstaw, co jest zadaniem wyjątkowo złożonym. System musi być nie tylko funkcjonalny i efektywny, ale także wyjątkowo bezpieczny, aby chronić wrażliwe dane finansowe przedsiębiorstw i indywidualnych użytkowników.
Bezpieczeństwo KSeF – klucz do zaufania użytkowników
Bezpieczeństwo KSeF to jeden z najważniejszych aspektów całego systemu. Wymogi bezpieczeństwa dotyczą nie tylko ochrony danych przed nieautoryzowanym dostępem, ale również zapewnienia ciągłości działania systemu i jego odporności na potencjalne ataki cybernetyczne. Bezpieczeństwo systemu KSeF musi być zaprojektowane tak, aby zarówno użytkownicy indywidualni, jak i przedsiębiorstwa mogli w pełni zaufać cyfrowemu przetwarzaniu swoich faktur.
Podsumowanie
System KSeF to projekt o ogromnym znaczeniu dla całej polskiej gospodarki, którego skomplikowanie wynika z konieczności spełnienia szeregu rygorystycznych wymagań prawnych i technologicznych. Wszystkie te działania mają na celu stworzenie systemu, który będzie nie tylko efektywny i prosty w obsłudze, ale przede wszystkim bezpieczny i niezawodny. To wszystko sprawia, że wprowadzenie KSeF jest procesem skomplikowanym, ale niezbędnym do dalszej cyfryzacji i modernizacji polskiej gospodarki