Krajowy System e-Faktur (KSeF), będący innowacyjnym rozwiązaniem w zakresie wystawiania i zarządzania fakturami elektronicznymi, wymaga od użytkowników zrozumienia zasad przyznawania uprawnień, w tym kluczowego procesu zgłoszenia ZAW-FA. Przyjrzymy się bliżej rodzajom uprawnień w systemie KSeF oraz ZAW-FA – jak wypełnić, kto musi to zrobić i kiedy.
Jak działa system KSeF?
Podstawą działania KSeF jest uwierzytelnienie i autoryzacja użytkowników, co pozwala na bezpieczne przeglądanie, wystawianie oraz otrzymywanie faktur elektronicznych. Oprócz podatników, w systemie mogą działać również osoby lub podmioty upoważnione przez podatników, takie jak biura rachunkowe czy indywidualnie wyznaczone osoby.
Rodzaje uprawnień w KSeF
W systemie KSeF wyróżniamy dwa główne typy uprawnień:
- Uprawnienia pierwotne, które użytkownik zdobywa automatycznie podczas pierwszego logowania do systemu.
- Uprawnienia dalsze, nadawane przez administratora konta po pierwotnym dostępie do systemu.
Uprawnienia pierwotne KSeF i zgłoszenie ZAW-FA online
Uprawnienia pierwotne są fundamentem dla dalszego zarządzania fakturami w systemie KSeF. Przyznawane są one automatycznie właścicielom firm w momencie pierwszego logowania. Dla podatników będących osobami fizycznymi, takich jak właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych, proces ten jest maksymalnie uproszczony – nie wymaga dodatkowych formalności poza zalogowaniem się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym.
Jednak w przypadku osób prawnych, jak spółki, sytuacja wygląda nieco inaczej. Przyznanie uprawnień pierwszej osobie wymaga złożenia formularza ZAW-FA w formie papierowej. Ten dokument jest niezbędny do przyznania uprawnień konkretnym osobom w organizacji. Należy pamiętać, że dotyczy to jedynie pierwszej upoważnionej osoby, która następnie może zarządzać uprawnieniami w sposób elektroniczny. Posiadanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej może uprościć i przyspieszyć cały proces, umożliwiając przyznanie uprawnień pierwotnych elektronicznie, bez konieczności składania papierowego zgłoszenia.
Zgłoszenie ZAW-FA jest więc konieczne dla firm, fundacji czy uczelni wyższych, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, co uniemożliwia im uzyskanie uprawnień do KSeF za pomocą elektronicznego uwierzytelnienia.
ZAW-FA jak złożyć zawiadomienie?
Czy możliwe jest zgłoszenie zaw-fa elektronicznie? Obecnie zgłoszenie KSeF musi być dostarczone do urzędu skarbowego w formie tradycyjnej, na papierze. Można je dostarczyć: osobiście podczas wizyty w urzędzie skarbowym lub listownie, wysyłając na adres właściwego urzędu. Planowane rozporządzenie dotyczące korzystania z KSeF prawdopodobnie umożliwi przekazywanie ZAW-FA do urzędu drogą elektroniczną: poprzez ePUAP (jako załącznik do pisma ogólnego) lub przez e-Urząd Skarbowy.
W obliczu nadchodzących zmian regulacyjnych, wiedza na temat uprawnień i działania KSeF staje się nieoceniona, pozwalając na płynne przejście do cyfrowego zarządzania dokumentacją podatkową. Warto więc już teraz przygotować się do tych zmian, by w pełni wykorzystać potencjał, jaki oferuje KSeF, ułatwiając sobie codzienne prowadzenie działalności gospodarczej.