Aktualizacja: 16.12.2025
Krajowy System e-Faktur (KSeF), będący innowacyjnym rozwiązaniem w zakresie wystawiania i zarządzania fakturami elektronicznymi, wymaga od użytkowników zrozumienia zasad przyznawania uprawnień, w tym kluczowego procesu zgłoszenia ZAW-FA. Przyjrzymy się bliżej rodzajom uprawnień w systemie KSeF oraz ZAW-FA – jak wypełnić, kto musi to zrobić i kiedy.
Jak działa system KSeF?
Podstawą działania KSeF jest uwierzytelnienie i autoryzacja użytkowników, co pozwala na bezpieczne przeglądanie, wystawianie oraz otrzymywanie faktur elektronicznych. Oprócz podatników, w systemie mogą działać również osoby lub podmioty upoważnione przez podatników, takie jak biura rachunkowe czy indywidualnie wyznaczone osoby.
Rodzaje uprawnień w KSeF
W systemie KSeF wyróżniamy dwa główne typy uprawnień:
- Uprawnienia pierwotne, które użytkownik zdobywa automatycznie podczas pierwszego logowania do systemu.
- Uprawnienia dalsze, nadawane przez administratora konta po pierwotnym dostępie do systemu.
Uprawnienia pierwotne KSeF i zgłoszenie ZAW-FA online
Uprawnienia pierwotne są fundamentem dla dalszego zarządzania fakturami w systemie KSeF. Przyznawane są one automatycznie właścicielom firm w momencie pierwszego logowania. Dla podatników będących osobami fizycznymi, takich jak właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych, proces ten jest maksymalnie uproszczony – nie wymaga dodatkowych formalności poza zalogowaniem się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym.
W przypadku osób prawnych, takich jak spółki czy fundacje, tylko pierwsza osoba uprawniona do reprezentacji składa ZAW-FA. Po uzyskaniu uprawnień pierwotnych może ona samodzielnie nadawać dalsze uprawnienia innym członkom organizacji lub współpracującym biurom rachunkowym. Posiadanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej może uprościć i przyspieszyć cały proces, umożliwiając przyznanie uprawnień pierwotnych elektronicznie, bez konieczności składania papierowego zgłoszenia.
Zgłoszenie ZAW-FA jest więc konieczne dla firm, fundacji czy uczelni wyższych, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, co uniemożliwia im uzyskanie uprawnień do KSeF za pomocą elektronicznego uwierzytelnienia.
ZAW-FA jak złożyć zawiadomienie?
Zawiadomienie ZAW-FA jest składane przez podatników lub podmioty, które chcą nadać lub odebrać uprawnienia osobie fizycznej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Dokument kieruje się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Zgłoszenie można złożyć w dwóch formach:
- papierowo – osobiście lub za pośrednictwem poczty,
- elektronicznie – np. przez ePUAP lub jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym. W przypadku spółek zawiadomienie musi być podpisane wyłącznie przez osoby uprawnione do reprezentacji firmy w wymaganej liczbie.
Przed 1 lutego 2026 r. warto upewnić się, że wszystkie spółki i osoby prawne mają nadane uprawnienia pierwotne w KSeF, aby od dnia wejścia obowiązku mogły bez przeszkód wystawiać i odbierać e-faktury.