Kluczowym aspektem efektywnego korzystania z systemu KSeF jest odpowiednie zarządzanie uprawnieniami, które determinuje, kto i w jaki sposób może przeglądać, wystawiać, oraz odbierać faktury ustrukturyzowane. W zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa, proces uzyskiwania uprawnień może się różnić.
Uprawnienia pierwotne w KSeF
System KSeF funkcjonuje na zasadach weryfikacji tożsamości użytkowników, co oznacza, że dostęp do niego uzyskują tylko te osoby, które zostały odpowiednio uwierzytelnione i autoryzowane. Po pomyślnym zalogowaniu się użytkownicy mogą swobodnie korzystać z funkcji systemu, takich jak przeglądanie, tworzenie oraz odbieranie ustrukturyzowanych faktur. Początkowe prawa dostępu, czyli uprawnienia pierwotne, które użytkownik otrzymuje przy pierwszym logowaniu, są kluczowe dla zarządzania fakturami w ramach KSeF.
Uprawnienia pierwotne a ZAW-FA
Dla przedsiębiorców indywidualnych, takich jak właściciele jednoosobowych działalności czy prezesi firm, te uprawnienia są przyznawane automatycznie. Natomiast w przypadku podmiotów prawnych, jak spółki, wymagane jest złożenie papierowego zawiadomienia ZAW-FA, co jest konieczne do przydzielenia uprawnień określonym osobom. Ta procedura dotyczy wyłącznie pierwszej osoby uprawnionej, która po otrzymaniu dostępu może następnie elektronicznie przekazywać uprawnienia innym członkom organizacji. Aby uniknąć problemów z zarządzaniem dostępem podczas nieobecności kluczowych osób, zaleca się, aby w organizacji było kilka osób upoważnionych do przyznawania tych uprawnień.
ZAW-FA jak złożyć zawiadomienie?
W przypadku osób prawnych, zgłoszenie ZAW FA musi być dostarczone do urzędu skarbowego w formie tradycyjnej, na papierze. Można je dostarczyć: osobiście podczas wizyty w urzędzie skarbowym lub listownie, wysyłając na adres właściwego urzędu. Pomimo że obecnie ZAW-FA online nie jest dostępne bezpośrednio, planowane regulacje mogą umożliwić zgłaszanie ZAW-FA drogą elektroniczną w przyszłości.
ZAW-FA a pieczęć kwalifikowana
Organizacje, które dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, mają możliwość znacznego uproszczenia i przyspieszenia procesu uzyskiwania uprawnień – dzięki wykorzystaniu tej technologii, mogą one uniknąć składania papierowego zawiadomienia ZAW-FA. Oznacza to, że właściciele firm, mając do swojej dyspozycji kwalifikowaną pieczęć, automatycznie uzyskują uprawnienia pierwotne i mogą błyskawicznie korzystać z pełnej funkcjonalności systemu KSeF, co obejmuje przeglądanie, wystawianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych.
Jak działa kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczęci, który służy do potwierdzania autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych. Jej użycie zapewnia, że dokument został wydany przez daną jednostkę, co buduje zaufanie do transakcji elektronicznych. Proces uzyskania takiej pieczęci jest prosty i może być zrealizowany w całości online, co dodatkowo ułatwia i przyspiesza wdrażanie tego rozwiązania w praktyce biznesowej.
Dysponując kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, organizacje nie tylko przyspieszają proces autoryzacji w KSeF, ale również zwiększają bezpieczeństwo i wiarygodność swoich transakcji elektronicznych. To rozwiązanie umożliwia efektywne zarządzanie uprawnieniami bez konieczności fizycznego składania dokumentów, co jest szczególnie ważne w kontekście rosnącej roli cyfryzacji i zdalnego zarządzania dokumentacją.