Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi znaczącą zmianę w polskim systemie podatkowym, wprowadzając ułatwienia w wystawianiu i zarządzaniu fakturami elektronicznymi. W kontekście firm z dużą liczbą pracowników, zrozumienie mechanizmu działania KSeF, możliwości nadawania uprawnień oraz opcji integracji z obecnymi systemami księgowymi jest kluczowe dla efektywnej pracy.
KSeF jak działa uwierzytelnienie pracownika?
W momencie uwierzytelnienia podatnika w KSeF następuje nadanie mu praw takich jak:
- nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF,
- wystawianie lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- wystawianie faktur w procedurze samofakturowania (musi on zostać wskazany przez innego podatnika jako uprawniony do samofakturowania jego sprzedaży).
System KSeF umożliwia nadawanie dwóch głównych rodzajów uprawnień: bezpośrednich i pośrednich. Uprawnienia bezpośrednie są nadawane indywidualnym osobom, np. pracownikom firmy, co umożliwia im bezpośredni dostęp do systemu i jego funkcjonalności. Z kolei uprawnienia pośrednie służą do delegowania dostępu do systemu na zewnętrzne podmioty, takie jak biura rachunkowe. Dzięki temu podatnik może uprościć współpracę i komunikację z zewnętrznymi partnerami, delegując im odpowiedzialność za zarządzanie pewnymi aspektami fakturowania.
Zarządzanie uprawnieniami w KSeF
KSeF oferuje elastyczność w zarządzaniu uprawnieniami, co pozwala na dopasowanie systemu do indywidualnych potrzeb i struktury organizacyjnej każdej firmy. Kluczowe jest, że jedna osoba może zostać wyposażona w pełen zakres uprawnień, co sprawdza się w mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie jedna osoba zajmuje się różnorodnymi zadaniami księgowymi.
Jednak w większych organizacjach, gdzie podział obowiązków jest bardziej zdefiniowany, możliwe jest rozdzielenie uprawnień na kilka osób, co pozwala na optymalizację procesów pracy. Dzięki temu pewna grupa pracowników może otrzymać uprawnienia wyłącznie do dostępu do faktur, co umożliwia im weryfikację i księgowanie dokumentów. Inna grupa, odpowiedzialna za procesy sprzedaży, może mieć dodatkowo możliwość wystawiania faktur, co ułatwia bieżącą obsługę transakcji z klientami.
Uprawnienia KSeF spółka cywilna i osoby fizyczne
Dla osób fizycznych identyfikacja odbywa się za pomocą NIP/PESEL lub unikalnego odcisku palca certyfikatu podpisu, co gwarantuje jednoznaczną weryfikację tożsamości użytkownika. W przypadku spółek cywilnych proces uwierzytelniania może przebiegać na dwa sposoby: poprzez użycie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, co jest rozwiązaniem komercyjnym, lub przez wskazanie reprezentanta spółki za pomocą formularza ZAW-FA, co stanowi bezpłatną alternatywę.
KSeF integracja – jak ją przeprowadzić?
Integracja z KSeF z istniejącymi systemami księgowymi przedsiębiorstw jest jednym z kluczowych aspektów dla zapewnienia ciągłości operacyjnej i maksymalizacji efektywności. Dzięki dostępnemu interfejsowi API KSeF oferuje możliwość bezpośredniego połączenia z oprogramowaniem księgowym, co umożliwia firmom kontynuowanie pracy na sprawdzonych narzędziach, jednocześnie korzystając z zalet elektronicznego fakturowania. Jest to szczególnie ważne dla firm, które posiadają złożone systemy księgowe i chcą uniknąć kosztów związanych z migracją danych czy szkoleniem pracowników na nowych platformach.
Nie warto czekać na ostatnią chwilę – rozpocznij przygotowania do wdrożenia KSeF w swojej firmie już teraz. Proces uwierzytelnienia i dostosowanie procedur księgowych do nowych realiów to inwestycja w przyszłość Twojego przedsiębiorstwa, która zapewni Ci zgodność z przepisami i usprawni operacje księgowe.