Mikrofirmy stanowią fundament polskiej gospodarki. Według danych z 2020 roku, aż 96,7% wszystkich przedsiębiorstw w Polsce to mikrofirmy, czyli podmioty zatrudniające od 1 do 9 osób, z rocznym obrotem lub bilansem nieprzekraczającym 2 milionów euro. Ze względu na ich znaczenie dla gospodarki, zrozumienie nadchodzących zmian prawnych dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest kluczowe dla każdego właściciela mikrofirma.
KSeF mikrofirma: Kluczowe daty i obowiązki
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma rządowa, która umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej. KSeF ma na celu uproszczenie i usystematyzowanie procesów fakturowania, a także zwiększenie transparentności i efektywności obrotu gospodarczego.
Od 1 lutego 2026 roku, obowiązek stosowania KSeF obejmie przedsiębiorców, którzy w roku 2025 osiągnęli wartość sprzedaży (włącznie z kwotą podatku) przekraczającą 200 milionów złotych. Pozostali przedsiębiorcy, w tym większość mikrofirm, będą musieli przystosować się do wymogów KSeF od 1 kwietnia 2026 roku.
Jest to istotna zmiana, która wymaga przygotowania i zrozumienia nowych procedur. Mikrofirmy muszą być świadome tych terminów i zacząć przygotowania odpowiednio wcześniej, aby uniknąć problemów związanych z nieprzestrzeganiem nowych przepisów.
Wyjątki od obowiązku KSeF
Ministerstwo Finansów zdecydowało, że faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte obowiązkiem stosowania KSeF. Jest to szczególnie istotne z punktu widzenia mikrofirm, które często prowadzą sprzedaż bezpośrednio do konsumentów. Oznacza to, że choć faktury wystawiane dla innych przedsiębiorstw będą musiały być zgodne z KSeF, sprzedaż detaliczna będzie nadal mogła odbywać się na dotychczasowych zasadach.
Aplikacja e-mikrofirma KSeF: Narzędzie wspierające przedsiębiorców
Aby ułatwić mikrofirmom dostosowanie się do nowych wymogów, stworzono aplikację e-mikrofirma, dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Aplikacja e-mikrofirma została zintegrowana z KSeF i oferuje szereg funkcji, które pomagają przedsiębiorcom w zarządzaniu fakturami. Dzięki aplikacji e-mikrofirma faktury mogą być wystawiane, odbierane i przenoszone bezpośrednio do ewidencji VAT, co eliminuje potrzebę ręcznego przepisywania danych.
Jak korzystać z aplikacji e-mikrofirma?
Korzystanie z aplikacji e-mikrofirma jest proste i intuicyjne. Oto kilka kroków, które należy wykonać, aby zacząć korzystać z jej funkcjonalności:
- Rejestracja w e-Urzędzie Skarbowym: Aby skorzystać z aplikacji, należy mieć konto w e-Urzędzie Skarbowym. Proces rejestracji jest szybki i wymaga jedynie podstawowych informacji o firmie.
- Powiązanie konta z KSeF: Po zarejestrowaniu konta, należy je powiązać z KSeF. Aplikacja e-mikrofirma umożliwia łatwe powiązanie konta, co pozwala na pełne wykorzystanie możliwości systemu.
- Wystawianie faktur w KSeF: Dzięki aplikacji e-mikrofirma można szybko i sprawnie wystawiać faktury, które automatycznie trafiają do KSeF. Eliminuje to konieczność ręcznego wprowadzania danych do systemu.
- Odbieranie faktur z KSeF: Aplikacja umożliwia również odbieranie faktur przesyłanych przez innych przedsiębiorców. Faktury te można bezpośrednio przenosić do ewidencji VAT, co znacznie upraszcza proces księgowania.
Aby skutecznie przygotować się do wprowadzenia KSeF, mikrofirmy powinny zrozumieć nadchodzące zmiany, przeanalizować swoje obecne procesy, współpracować z ekspertami i przeprowadzić testy przed pełnym wdrożeniem systemu. Aplikacja e-mikrofirma, zintegrowana z KSeF, stanowi cenne narzędzie, które może pomóc w zarządzaniu fakturami i spełnieniu nowych wymogów prawnych.