Wdrożenie systemu Krajowego Systemu e-Faktur wprowadziło nowy standard dokumentów sprzedaży – fakturę ustrukturyzowaną. Jest to ustrukturyzowana faktura elektroniczna, która ma na celu ujednolicenie procesu fakturowania i ułatwienie kontroli transakcji przez organy podatkowe. Przyjrzyjmy się, jakie elementy zawiera e faktura ustrukturyzowana i jak należy ją przygotować.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny w formacie XML, który został szczegółowo zdefiniowany przez przepisy. Ma ona charakter wyłącznie elektroniczny i jest wystawiana zgodnie z określoną strukturą logiczną. Każda ustrukturyzowana faktura musi być wystawiona za pośrednictwem platformy elektronicznej KSeF.
Jakie dane zawiera?
Struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej podzielona jest na pola:
- Obligatoryjne: Ich wypełnienie jest konieczne do prawidłowego wystawienia faktury. Do obligatoryjnych danych należy m.in. numer NIP sprzedawcy.
- Opcjonalne: Wypełnienie tych pól jest wymagane tylko w określonych przypadkach, zgodnie z ustawowymi przesłankami.
- Fakultatywne: Te pola nie są wymagane ani dla poprawności wystawienia faktury, ani ze względu na przepisy VAT. Przykładem może być podanie kodu PKWiU.
Ważne jest, że struktura faktury nie zawiera pola na numer KSeF faktury. Numer ten jest generowany automatycznie przez system po wysłaniu faktury i znajduje się w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru.
Jak przygotować i wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, warto skorzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF. Umożliwia ona nie tylko wystawianie, ale również odbieranie i przeglądanie e-faktur. Przygotowanie faktury wymaga uzupełnienia odpowiednich pól, zgodnie z ich klasyfikacją na obligatoryjne, opcjonalne i fakultatywne, co jest kluczowe dla jej prawidłowego wystawienia.
Kiedy faktura ustrukturyzowana będzie standardem?
Choć dokładna data wprowadzenia obowiązkowego KSeF zostanie ogłoszona na przełomie kwietnia i maja, a system na zasadach obowiązkowych nie zostanie wprowadzony wcześniej niż na początku 2025 roku, warto już teraz zacząć testować KSeF w formie fakultatywnej. Należy jednak pamiętać, że przed wystawieniem e-faktury ustrukturyzowanej należy uzyskać zgodę odbiorcy na dostarczanie faktur w systemie KSeF. Jeśli takiej zgody nie ma, fakturę wystawioną przez system można dostarczyć kontrahentowi tradycyjnie, np. za pomocą e-maila lub w formie papierowej.
Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale również szansa na optymalizację procesów biznesowych. E-faktury ułatwiają zarządzanie dokumentacją, zmniejszają ryzyko błędów, a także pozwalają na szybsze rozliczenia z kontrahentami i urzędami. Dlatego już teraz warto zacząć przygotowania do wprowadzenia tego systemu w swojej działalności.