Faktura ustrukturyzowana to e-faktura w formacie XML, którą przedsiębiorca (lub jego program) tworzy według schematu FA(3) i przesyła do KSeF – a system rejestruje ją i nadaje jej unikalny numer identyfikujący (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Faktura istnieje prawnie dopiero po otrzymaniu tego numeru. Od 1 kwietnia 2026 r. to jedyna dopuszczalna forma fakturowania w krajowym obrocie B2B.
W artykule znajdziesz: definicję opartą na ustawie o VAT, opis struktury i wymaganych danych, jak wygląda wizualizacja faktury i gdzie ją pobrać, sposób wystawienia przez program do fakturowania lub Aplikację Podatnika, harmonogram obowiązku i odpowiedzi na najczęstsze pytania.
1. Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Ustawa o VAT definiuje fakturę ustrukturyzowana precyzyjnie w art. 2 pkt 32a: to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, której system nadał indywidualny numer identyfikujący. Kluczowe są tu oba warunki jednocześnie – sam format XML bez przesyłki do KSeF nie czyni dokumentu fakturą ustrukturyzowana, podobnie jak przesłanie pliku bez potwierdzenia jego przyjęcia.
Dla przedsiębiorcy oznacza to w praktyce podział na dwa etapy:
- Tworzenie dokumentu: za pomocą programu do fakturowania generuje plik XML według schematu FA(3). System KSeF nie wystawia za Ciebie faktury – robi to Twój program lub Aplikacja Podatnika, która przełoży dane wpisane w formularz na odpowiedni format.
- Rejestracja w KSeF: Po przesłaniu pliku XML, system sprawdza jego poprawność i – jeśli wszystko się zgadza – nadaje numer KSeF. Dopiero od tego momentu dokument jest fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu prawa.
Pamiętaj, że to Twoja firma ponosi odpowiedzialność za poprawność danych na fakturze – KSeF weryfikuje jedynie zgodność pliku ze schematem, nie merytoryczną treść dokumentu.
Ważne – czym faktura ustrukturyzowana NIE jest
Faktura ustrukturyzowana to nie zwykła e-faktura PDF ani skan dokumentu przesłany mailem. Faktura elektroniczna (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT) to każda faktura w dowolnym formacie elektronicznym. Faktura ustrukturyzowana to węższa kategoria: musi być zgodna ze schematem FA(3) i mieć numer KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. w krajowym obrocie B2B dopuszczalne są wyłącznie faktury ustrukturyzowane.
Zobacz też: Wystawianie faktur w KSeF – co się zmieni dla przedsiębiorców?
2. Faktura ustrukturyzowana a zwykła e-faktura – różnice
| Cecha | Faktura ustrukturyzowana (KSeF) | Zwykła e-faktura (np. PDF) |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | Art. 2 pkt 32a ustawy o VAT | Art. 2 pkt 32 ustawy o VAT |
| Format | XML wg schematu FA(3) | Dowolny format elektroniczny |
| Kanał | Przesyłana do KSeF przez API lub Aplikację Podatnika | Wysyłana bezpośrednio do odbiorcy (e-mail, www) |
| Numer KSeF | Tak – nadawany automatycznie przez system rządowy | Nie |
| Data uznana za wystawioną | Dzień przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT) | Dzień wskazany na dokumencie |
| Data uznana za doręczoną | Automatyczne – dzień nadania numeru KSeF | Data faktycznego dostarczenia dokumentu nabywcy |
| Archiwizacja | KSeF przechowuje przez 10 lat od końca roku wystawienia | Data faktycznego dostarczenia dokumentu nabywcy |
| Od 1 kwietnia 2026 r. | Obowiązkowa w obrocie B2B krajowym | Niedopuszczalna w obrocie B2B krajowym dla fim z miesięczną sprzedażą powyżej 10 000 |
3. Jakie dane zawiera faktura ustrukturyzowana?
Struktura logiczna FA(3) obowiązuje od 1 lutego 2026 r. i zastąpiła poprzednią wersję FA(2). Pola faktury podzielone są na cztery kategorie:
Pola obligatoryjne – zawsze wymagane
Bez ich wypełnienia KSeF odrzuci dokument. Należą do nich m.in.:
- dane sprzedawcy: NIP, nazwa, adres (element Podmiot1 );
- dane nabywcy: NIP (lub inny identyfikator), nazwa, adres (element Podmiot2);
- data wystawienia faktury (P_1);
- kolejny numer faktury nadany przez wystawcę (P_2);
- data dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi (P_6) – obowiązkowa tylko jeśli jest inna niż data wystawienia faktury;
- nazwa towaru lub usługi, miara i ilość, cena jednostkowa netto;
- wartość sprzedaży netto, stawka i kwota VAT;
- łączna kwota należności ogółem.
Pola opcjonalne – wymagane tylko w określonych sytuacjach
Wypełniane gdy zaistnieje przewidziana przepisami przesłanka, np.:
- oznaczenie procedury szczególnej (marża, odwrotne obciążenie, OSS);
- dane pełnomocnika lub przedstawiciela podatkowego;
- okres rozliczeniowy (przy fakturach zbiorczych).
Pola fakultatywne – nieobowiązkowe, wypełniane dobrowolnie
Nie wynikają z przepisów VAT, ale mogą być przydatne operacyjnie:
- kod PKWiU lub CN towaru;
- numer zamówienia lub umowy;
- numer dokumentu wydania towaru z magazynu(WZ).
Faktura ustrukturyzowana nie zawiera w swojej treści numeru KSeF – ten numer jest nadawany przez system po przyjęciu dokumentu i trafia do Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), nie do samego pliku XML faktury. Struktura FA(3) od 1 lutego 2026 r. zastąpiła FA(2) – faktury wystawione przed tą datą według schemy FA(2) pozostają ważne.
Zobacz też: Co zmieni obowiązkowy KSeF, nawet jeśli już dziś wystawiasz e-faktury?
4. Jak wystawić fakturę ustrukturyzowana?
Fakturę ustrukturyzowana tworzy wystawca, a następnie przesyła do KSeF. System przyjmuje dokument, waliduje go i nadaje numer KSeF.
Są 3 opcje na wystawienie faktury w KSeF:
1. Aplikacja Podatnika KSeF (bezpłatna, od MF)
MF udostępniło bezpłatne narzędzie dostępne na ksef.podatki.gov.pl. W wersji produkcyjnej działa od 1 lutego 2026 r. Wystarczy się zalogować, wprowadzić dane faktury w formularzu i kliknąć wyślij – aplikacja sama wygeneruje plik XML i prześle go do KSeF. W Aplikacji Podatnika odbierasz też faktury zakupowe wystawione na Twój NIP, możesz pobrać każdy dokument w formacie XML lub jako czytelną wizualizację PDF.
Narzędzie sprawdza się przy niewielkiej liczbie faktur miesięcznie. Jeśli Twój biznes wymaga więcej – ręczne wpisywanie danych będzie stratą czasu i warto rozważyć program zintegrowany z API.
2. Program do fakturowania zintegrowany z API KSeF
Komercyjne programy finansowo-księgowe i fakturujące zintegrowane z API KSeF (np. Fakturownia, Comarch, Symfonia) automatycznie:
- generują plik XML w strukturze FA(3) na podstawie danych wpisanych przez użytkownika;
- przesyłają fakturę do KSeF przez API;
- odbierają numer KSeF i UPO faktury;
- pobierają faktury kosztowe wystawione przez kontrahentów.
Użytkownik wystawia fakturę tak jak dotychczas – program całą komunikację z KSeF obsługuje w tle.
3. Integracja własna przez API KSeF
Dla firm z własnym systemem ERP lub specjalistycznym oprogramowaniem. Wymaga implementacji połączenia z API Ministerstwa Finansów przez programistę. Pełna dokumentacja API dostępna jest na ksef.podatki.gov.pl.
Tryb offline – co w przypadku awarii lub braku internetu?
KSeF przewiduje procedurę awaryjną, która pozwala fakturować bez połączenia z systemem, w przypadku:
- Awaria lub niedostępność systemu ogłoszona przez MF (tryb offline): Gdy system jest niedostępny z powodów leżących po stronie państwa, Minister Finansów publikuje komunikat w BIP wraz z czasem trwania awarii. W tym oknie możesz wystawiać faktury w formacie FA(3) i dostarczać je nabywcom samodzielnie – mailem lub inną drogą. Po ogłoszeniu końca awarii masz określony czas na wprowadzenie tych dokumentów do KSeF.
- Własny problem techniczny (tryb offline24): Jeśli to Twoja sieć lub sprzęt zawodzi, możesz wystawić fakturę poza KSeF z datą z pola P_1, a przesłać ją do systemu następnego dnia roboczego. Data wystawienia na fakturze pozostaje ta z dokumentu, nie ta z momentu rejestracji pliku w systemie KSeF
Zobacz też: Tryb offline w KSeF – jak wystawić fakturę, gdy system nie działa?
5. Od kiedy faktura ustrukturyzowana jest obowiązkowa?
| Grupa podatników | Data obowiązku wystawiania | Uwagi |
|---|---|---|
| Czynni podatnicy VAT z obrotem pow. 200 mln zł brutto w 2024 r. | 1 lutego 2026 | Obowiązek odbierania faktur w KSeF dotyczy wszystkich podatników od 1 lutego 2026 r. |
| Wszyscy pozostali czynni podatnicy VAT | 1 kwietnia 2026 | Główny etap wdrożenia |
| Mikroprzedsiębiorcy (sprzedaż do 10 tys. zł brutto/mies.) | 1 stycznia 2027 | Odroczony obowiązek wystawiania |
| Podatnicy zwolnieni z VAT | 1 kwietnia 2026 | Dot. podmiotów zarejestrowanych w Polsce, wystawiających faktury |
Zobacz też: Duplikaty faktur a KSeF – jak zmieni się ich rola?
6. Kto i jakich faktur nie musi wystawiać w KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy m.in.:
- faktur wystawianych na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej);
- faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne nieposiadające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce;
- faktur w procedurach szczególnych OSS nieunijne i IOSS;
- faktur wystawianych przez podatników korzystających z urządzeń fiskalnych w specyficznych przypadkach określonych przepisami.
7. Jak wygląda faktura ustrukturyzowana – wzór i wizualizacja
Faktura ustrukturyzowana to plik XML – w surowej postaci wygląda jak ciąg kodu, nieczytelny bez specjalistycznego oprogramowania. Dlatego każde narzędzie do obsługi KSeF automatycznie generuje czytelną wizualizację dokumentu.
Gdzie zobaczyć wizualizację faktury ustrukturyzowanej?
Wizualizację faktury możesz pobrać bezpośrednio z:
- Aplikacji Podatnika KSeF (dostępna na ksef.podatki.gov.pl) – po zalogowaniu wyszukujesz fakturę i pobierasz jej widok PDF;
- programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF – jak np. Fakturownia, Comarch i inne generują wizualizacje automatycznie przy każdej wystawionej i odebranej fakturze;
- API KSeF
Co zawiera wizualizacja?
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej wygląda jak faktura i zawiera wszystkie pola obligatoryjne ze schematu FA(3): dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje, kwoty netto i brutto, stawki VAT, daty i numer faktury nadany przez wystawcę. Widoczny jest też numer KSeF oraz data i godzina nadania tego numeru.
Czy wizualizacja jest prawnie wiążąca?
Nie. Wizualizacja służy wyłącznie do odczytu pliku XML. Prawnie wiążącym oryginałem faktury jest plik XML przechowywany w KSeF – to on stanowi fakturę w rozumieniu przepisów VAT. Wydruk może być przydatny np. jako załącznik do dokumentacji wewnętrznej, ale nie zastępuje faktury XML.
8. Najczęstsze pytania
Czy samofakturowanie jest możliwe w KSeF?
Tak. Nabywca może wystawiać faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy (samofakturowanie) na podstawie umowy – zasady z ustawy o VAT nie zmieniły się. W KSeF sprzedawca musi nadać nabywcy odpowiednie uprawnienia do wystawiania faktur w jego imieniu.
Czy faktura ustrukturyzowana może mieć załącznik?
KSeF przewiduje fakturę z załącznikiem, przy czym załącznik jest elementem pliku XML. Nie można w KSeF załączać plików zewnętrznych (załączników w postaci dokumentów, skanów czy zdjęć). Żeby móc wysłać e-fakturę z załącznikiem do KSeF, trzeba to najpierw zgłosić do US.
Co się stanie, jeśli wystawię fakturę poza KSeF?
Faktura wystawiona poza KSeF przez podmiot objęty obowiązkiem nie jest uznawana za fakturę w rozumieniu przepisów VAT dla krajowych transakcji B2B. Nabywca ma prawo odliczenia podatku VAT bez względu na to, jak została wystawiona faktura. To sprzedawca ponosi pełną odpowiedzialność za pominięcie obowiązku wystawienia faktury w KSeF. W 2026 r nie ma z tego tytułu sankcji.
Podsumowanie
Faktura ustrukturyzowana to faktura XML zgodna ze schematem FA(3), przesłana do KSeF i opatrzona nadanym przez ten system numerem identyfikującym. Od 1 kwietnia 2026 r. jest to jedyny dopuszczalny format fakturowania w krajowym obrocie B2B. Jeśli korzystasz z programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF – cały proces odbywa się automatycznie. Jeśli wystawiasz niewiele faktur – Aplikacja Podatnika KSeF jest bezpłatna i dostępna na ksef.podatki.gov.pl.
Powrót do Bazy wiedzy