E-faktury a załączniki – czy mamy możliwość ich dodawania, np. protokołów odbioru?

Wprowadzenie systemu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmieniło sposób, w jaki przedsiębiorstwa wystawiają i zarządzają fakturami VAT w Polsce. E-faktura KSeF to ustrukturyzowany dokument elektroniczny, który spełnia wymogi formalne określone przez Ministerstwo Finansów i jest przesyłany wyłącznie poprzez system KSeF. W obliczu rosnącej cyfryzacji procesów biznesowych, ważne jest zrozumienie, jak w ramach tego systemu można zarządzać dokumentacją towarzyszącą, taką jak protokoły odbioru czy inne załączniki.

KSeF faktura a możliwość dołączania załączników

Zgodnie z aktualnymi przepisami, faktura z KSeF nie może zawierać bezpośrednio załączników w formie plików takich jak PDF, JPG czy DOCX, do faktur. Wszystkie dane muszą być zgodne ze schematem logicznym dokumentu XML. Oznacza to, że wszelkie dokumenty, które przedsiębiorca chciałby przekazać odbiorcy wraz z fakturą – takie jak protokoły odbioru, umowy czy inne dokumenty potwierdzające wykonanie usługi – nie mogą być fizycznie dołączone do samej faktury elektronicznej.

Możliwe będzie dodawanie informacji tabelarycznych w strukturze logicznej faktury, ale nie załączników w tradycyjnej formie. Funkcja dodawania załączników w KSeF ma być dostępna od 2026 roku, ale w ograniczonym zakresie.

Załączniki w KSeF w 2026 roku

Od 2026 roku będzie można dodawać do faktur wystawionych w KSeF załączniki, ale tylko w określonym formacie i po spełnieniu określonych warunków. Jednym z takich warunków będzie zgłoszenie w systemie e-US potrzeby wystawiania i przesyłania faktur z załącznikami wraz z uzasadnieniem. Dodatkowo, każda firma, która będzie chciała wysyłać załączniki, będzie musiała z góry podać mniej więcej jakie dane będzie w załącznikach wpisywać oraz określić mniej więcej rozmiar takiej faktury z załącznikiem, a także liczbę takich dokumentów wysyłanych miesięcznie. Oprócz tego, za każdym razem kiedy zmieni się treść załącznika np. w zakresie używanej jednostki, sposobu obliczania wartości czy układu danych, trzeba będzie przesłać zgłoszenie aktualizacji do organu rządowego.

Alternatywne metody przekazywania dokumentacji

Choć bezpośrednie dołączanie plików do faktury KSeF jest niemożliwe, istnieją alternatywne metody, które pozwalają na przekazywanie niezbędnych dokumentów:

1. Linki do dokumentacji – Możliwość umieszczenia w treści faktury linku do zewnętrznej lokalizacji, gdzie przechowywane są odpowiednie dokumenty, jest jednym z rozwiązań. Takie linki mogą prowadzić do serwisów chmurowych lub specjalnie przygotowanych stron, gdzie za pomocą odpowiednich zabezpieczeń (np. hasło) można uzyskać dostęp do załączników.
2. Pola dodatkowe w fakturze – System KSeF pozwala na wykorzystanie pól takich jak DodatkowyOpis czy DodatkoweInfo, gdzie można umieścić dodatkowe informacje dotyczące wykonanych usług lub towarów. Te opisy mogą zawierać odniesienia do dokumentów, które są przekazywane w sposób odrębny.
3. Odrębne przekazywanie załączników – Załączniki można przesyłać oddzielnie od faktury, np. poprzez e-mail czy inne systemy komunikacji elektronicznej. Taka metoda wymaga jednak dodatkowego potwierdzenia odbioru przez klienta i może generować dodatkowe obowiązki organizacyjne.

Podsumowanie – faktura KSeF i załączniki

Wprowadzenie systemu KSeF stanowi krok ku pełnej cyfryzacji procesów księgowych i fakturacji w Polsce. Choć system ten wprowadza pewne ograniczenia, takie jak brak możliwości dołączania bezpośrednio załączników do faktur, oferuje również nowe możliwości w zakresie efektywnego zarządzania dokumentacją. Zrozumienie tych nowych wytycznych i dostosowanie do nich procesów w firmie jest kluczowe dla utrzymania płynności i zgodności operacyjnej w nowoczesnym środowisku biznesowym.