Od 1 stycznia 2022 roku system ten został wprowadzony w Polsce jako rozwiązanie jedno z kilku. Faktura ustrukturyzowana stoi tuż obok innych możliwości wystawiania faktur, takich jak faktura papierowa i faktura elektroniczna.
Ministerstwo Finansów opublikowało informacje, że nie wcześniej niż od 1 stycznia 2025 roku wystawianie faktur w formacie ustrukturyzowanym będzie obligatoryjnym i jedynym możliwym sposobem fakturowania. Polska jako kolejny kraj w Unii Europejskiej wprowadza takie rozwiązanie, zaraz po Hiszpanii, Portugalii i Włoszech.
Faktury ustrukturyzowane wystawiane w systemie KSeF
Fakturą elektroniczną ustrukturyzowaną nazywamy fakturę, która ma format XML. Format ten jest pojęciem technicznym. W rzeczywistości oznacza spis informacji według odgórnie ustalonego wzorca, w formacie XML, umożliwiającym automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych w niej zawartych.
Wszystkie dane występujące na fakturze ustrukturyzowanej, odpowiadają informacją, które powinny znajdować się na każdej dotychczasowo wystawianej fakturze. Inaczej rzecz ujmując, dane które wprowadzaliśmy na fakturze elektronicznej i fakturze papierowej, widnieją również na fakturze ustrukturyzowanej.
Aczkolwiek nie są one zapisane w postaci zrozumiałej dla nas treści, a uniwersalnego języka znaczników XML, służących do przekazywania danych.
Taki sam format znajdziemy w plikach JPK_VAT. Co więcej, po wejściu obligatoryjnego fakturowania przez system KSeF, podatnicy zostaną zwolnieni z obowiązku wystawiania JPK_VAT, na wezwanie przez organy podatkowe.
Dokument, który zawiera format XML jest nieczytelny dla człowieka, ale doskonale zrozumiały dla programów fakturowych lub księgowych.
Fakturę w systemie KSeF będzie mógł wystawić zarówno podatnik jak i osoba przez niego upoważniona. Podatnik będzie mógł udzielić upoważnienia do wystawienia e-faktury osobie fizycznej lub całemu podmiotowi (firmy księgowej).
Ministerstwo Finansów poinformowało, że nie wcześniej niż od 1 stycznia 2025 roku obowiązkiem każdego przedsiębiorcy będzie korzystanie z systemu KSeF. Faktury ustrukturyzowane możemy wystawić na dwa sposoby. Pierwszą alternatywą jest wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych za pomocą bezpłatnego narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.
Drugim rozwiązaniem jest skorzystanie z programu do wystawiania faktur online u komercyjnego właściciela, który zintegrował swoje oprogramowanie z systemem KSeF przez API. Przedsiębiorcy korzystający z programu do wystawiania e-faktur, powinni zainteresować się, czy program z którego korzystają zintegruje się z systemem KSeF.
Faktury ustrukturyzowane będą mogły być wystawiane za pomocą znanego nam systemu. Dzięki temu wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie wyglądało tak samo jak to robiliśmy dotychczas.
Kogo obowiązuje wystawianie faktur w systemie KSeF?
Krajowy System e-faktur będzie obligatoryjny dla:
- przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
- polskich firm zwolnionych z podatku VAT,
- podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, mających identyfikator podatkowy NIP.
Powyższe podmioty mają prawo dobrowolnie przystąpić do Krajowego Systemu e-Faktur do połowy roku 2024, następnie system będzie obowiązkowy dla każdego powyżej przedstawionego podmiotu.
Wprowadzenie KSeF w firmie
Wprowadzenie nowego systemu przez Ministerstwo Finansów będzie wymagało od wielu przedsiębiorców dostosowania swoich dotychczasowych systemów fakturowych do Krajowego Systemu e-Faktur.
Na ten moment możemy dobrać sposób wystawienia faktury według własnego uznania, jednak system KSeF będzie obowiązywał na przestrzeni kolejnych lat każdego przedsiębiorcę. Dotychczasowy obieg dokumentów firmowych będzie wymagał dodatkowego zaangażowania ze strony oddziałów księgowych i analitycznych. Dostosowanie firmy do wprowadzenia systemu KSeF, powinno zająć od kilku, do nawet do kilkunastu miesięcy.
Czym większa organizacja tym większe wyzwanie stoi nam na drodze. W szczególności będzie to sprawdzian dla przedsiębiorców działających w ramach międzynarodowych grup.
Zmiany te mają ułatwić oraz przyśpieszyć rozliczenia pomiędzy firmami oraz szybsze i skuteczniejsze wyłapanie oszustw podatkowych.Podatnicy powinni skorzystać z czasu, gdy system KSeF pozostaje dobrowolny, aby jak najlepiej przygotować swoje wewnętrzne procesy do wprowadzonych zmian. Taka potrzeba może okazać się pilniejsza niż mogłoby się to wydawać na pierwszy rzut oka.
Najlepiej zabrać się odrazu do wprowadzenia systemu KSeF w swojej firmie lub znaleźć odpowiedni program do wystawiania faktur ustrukturyzowanych zintegrowany z systemem KSeF.
KSeF, co zyskamy w zamian?
Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z Krajowego Systemu e-faktur już teraz. W zamian za korzystanie wyłącznie z wystawiania faktur ustrukturyzowanych wprowadzanych do systemu KSeF, Ministerstwo Finansów oferuje skrócony termin zwrotu VAT, termin zwrotu diagnozuje się z 60 dni do 40 dni.
Ponad to, przedsiębiorca będzie mógł doglądać wprowadzonych dokumentów w każdej chwili z każdego możliwego odbiornika. Poza tym, każdy przedsiębiorca który wprowadza wszystkie swoje faktury do systemu KSeF, jest zwolniony z archiwizowania dokumentów, ten obowiązek zostaje przerzucony na administracje podatkową.