KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to platforma służąca do wystawiania i odbierania faktur drogą elektroniczną. Dokumenty przyjmują ustrukturyzowany format XML. W efekcie faktury pobrane z KSeF mają formę nieczytelnego zestawu danych, co uniemożliwia ich natychmiastową weryfikację. Niezbędne będzie oprogramowanie, pozwoli na dalszy obieg dokumentów.

Działa to też w drugą stronę, aby wystawiać dokumenty sprzedażowe za pośrednictwem KSeF, potrzebny będzie system generujący dane do pliku XML. Nowe rozwiązanie ma ujednolicić wszystkie faktury wystawiane w Polsce, ułatwić ich udostępnianie oraz umożliwić przechowywanie w scentralizowanym systemie. Weryfikuje on zresztą poprawność przesyłanych dokumentów i decyduje o dopuszczeniu ich do obrotu.

Aktualnie trwa etap wdrażania KSeF, a korzystanie z systemu jest dobrowolne.

Każdy przedsiębiorca prowadzący swoją działalność w Polsce, będzie zobowiązany do wystawiania e-faktur w KSeF 1 lipca 2024 roku.

Jak przygotować swoją firmę na wejście KSeF?

Przede wszystkim rozpoczęcie działań dotyczących wdrażania w firmie Krajowego Systemu e-faktur należy wykonać z wyprzedzeniem. Projekt stawia przedsiębiorcom wyzwania techniczne, organizacyjna, a także procesowe.

Aby sprostać tym wyzwaniom, zespół odpowiedzialny za integrację z KSeF powinny tworzyć zarówno osoby reprezentujące działy finansów i księgowości, jak i osoby pełniące funkcje techniczne, które będą uczestniczyły w działaniach związanych z przygotowaniem infrastruktury, czy też integracją z zewnętrznymi rozwiązaniami.

Aby zachować wymagany schemat faktury określone przez Ministerstwo Finansów, powinniśmy wprowadzić modyfikacje w wewnętrznym oprogramowaniu, a także zadbać o bezproblemową integrację z systemem KSeF.

Integracja oprogramowania z systemem KSeF, wymaga wielu testów i weryfikacji.

Obecnie Ministerstwo Finansów oferuje możliwość testowania wdrożonych procesów i narzędzi poprzez specjalne bramki testowe. Pozwala to zdiagnozować potencjalne błędy oraz wprowadzić usprawnienia, zanim faktury ustrukturyzowane staną się obligatoryjne. Tak jak widzisz, wprowadzenie do firmy systemu KSeF, wymaga wielu zadań, które są czasochłonne. Zacznij już teraz wprowadzać KSeF w swojej firmie.

Przygotuj swoją firmę na wejście KSeF, zapewniając poprawność dokumentów księgowych.

Jak łatwo wprowadzić KSeF w firmie?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to duża zmiana dla wielu firm. Aby rozpocząć wystawianie faktur w systemie KSeF, możemy skorzystać z darmowej aplikacji przygotowanej przez Ministerstwo Finansów lub sięgnąć po komercyjny program do wystawiania faktur online.

Aby przygotować organizację na wprowadzenie KSeF, należy przede wszystkim niezwłocznie zadbać o automatyzację obiegu faktur w firmie. Zrobisz to za pomocą specjalistycznych programów komercyjnych.  Są one zazwyczaj wyposażone w wiele dodatkowych funkcji optymalizujących procesy biznesowe w Twoim przedsiębiorstwie. Można je też łatwo dostosować do specyfiki danej organizacji.

Podatnik najpierw wygeneruje plik w formacie xml za pomocą oprogramowania, z którego korzysta, a następnie prześle ją do bazy KSeF. Gdy system nada przesłanemu plikowi unikalny numer, stanie się on fakturą.

Jeżeli już korzystasz z programu do wystawiania faktur, upewnij się, że posiada on integracje z systemem KSeF. Jeśli oprogramowanie z którego korzystamy, posiada integrację z systemem KSeF, za pomocą API, to wystawienie faktury nie będzie dla nas stanowiło większego problemu.

Tak jak dotychczasowo wystawialiśmy faktury elektroniczne, tak i teraz wszystkie działania które podejmuje w tym kierunki, się powtarzają. Jedyna zmiana, będzie polegała na tym, że wystawiona faktura, wraz z wysyłką dokumentu do klienta, zostaje automatycznie dostarczona do systemu KSeF.

Jest to duże ułatwienie, dla wielu przedsiębiorców, którzy korzystają z wystawiania elektronicznych faktur przez gotowe oprogramowania.

Który program zintegrowany z KSeF, powinien wybrać dla swojej firmy?

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, które pozwalają na dostosowanie programu do wystawiania faktur do nowych przepisów. Wybierając rozwiązanie dla swojej firmy, warto przyjrzeć się zarówno jego funkcjom podstawowym, jak i opcjom dodatkowym związanym na przykład z możliwością dostosowania narzędzia do specyficznych procesów biznesowych w organizacji.

Poszukując rozwiązania, które ułatwi integrację z KSeF, można upiec dwie pieczenie na jednym ogniu i wyposażyć firmę w oprogramowanie, które nie tylko ułatwi wystawianie oraz odbieranie faktur strukturyzowanych, lecz również będzie posiadał moduł magazynowy, czy też kalendarz przypominający o upływie terminu ważności dokumentu. Wybierając program zastanów się jakie moduły mogłyby pomóc Twojej firmie.

Chociaż na pierwszy rzut oka obsługa KSeF wydaje się skomplikowana, nie musi taka być w praktyce. Podstawą będzie oprogramowanie do wystawiania faktur. Wówczas większość pracy, którą mielibyśmy wykonać, przerzucamy na aplikację. Poleganie na oprogramowaniu firmowym w kwestii obsługi KSeF jest ważne z jeszcze jednego powodu.

Nie musimy śledzić zmian w KSeF ani polegać na bezpłatnych, rządowych narzędziach, które bardzo często są zawodne. Otrzymujemy gotowe, regularnie aktualizowane i funkcjonalne narzędzie, które ułatwi nam codzienną pracę.