Ministerstwo Finansów ogłosiło plany uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur. System ten ma służyć do wystawiania oraz otrzymywania faktur ustrukturyzowanych jak i również ich archiwizowania. Zadaniem tego systemu jest zapewnienie szybszego obiegu faktur zwracając szczególną uwagę na zmniejszenie marginesu błędu.
Krajowy System e-Faktur w skrócie nazwany KSeF, umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z kilku dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Czym są faktury ustrukturyzowane? Fakturą ustrukturyzowaną jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzieleniem numeru identyfikującego dla faktury w tym systemie. Funkcja e-faktur się nie zmienia, ale wygląd owszem. Zgodnie z wymogami prawnymi przyjmuje ona formę plików tekstowych zapisanych w formacie XML. Jest to plik niemożliwy do odczytania przez człowieka, jednak świetnie z nim radzi sobie komputer. Stosując format XML w e-fakturach, przyśpieszamy odczyt dokumentów przez programy fakturowo-księgowe.
Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Jak wynika z komunikatu Ministerstwa Finansów z 2 lutego, po konsultacjach publicznych z sektorem biznesu, dotyczących projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania, zaproponowano przesunięcie terminu wejścia w życie KSeF.
Początkowo wprowadzenie obligatoryjnego KSeF miało nastąpić 1 stycznia 2024 roku, jednak ta data została przesunięta o siedem miesięcy. KSeF wejdzie jako obligatoryjny system do wystawiania i odbierania faktur, od 1 lipca 2024 roku.
Oprócz tego nowe zmiany zakładają wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VATi wyłączenie z KSeF faktur konsumenckich oraz biletów spełniających funkcję faktury.
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić na dwa sposoby. Ministerstwo Finansów udostępnia darmowe narzędzie dedykowane dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT oraz przedsiębiorcom zwolnionym z podatku VAT, a także podatnikom zidentyfikowanym w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadającym polski identyfikator podatkowy NIP. Bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów umożliwia m.in. wystawianie i odbieranie faktur z KSeF oraz ich podgląd.
Drugim rozwiązaniem jest skorzystanie z programu do fakturowania od komercyjnego właściciela, która posiada integrację z systemem KSeF. Dzięki temu użytkownik może wciąż korzystać z wygodnego oprogramowania, które zna i lubi, obsługując faktury ustrukturyzowane z KSeF w taki sam sposób jak dotychczas.
Pierwszym krokiem do wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest zarejestrowanie się lub zalogowanie w programie do wystawiania e-faktur u komercyjnego właściciela.
Aby wystawić fakturę w KSeF, należy odznaczyć aktywację tej funkcji w ustawieniach. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych na ten moment nie jest obowiązkowe, dlatego ta funkcja jest domyślnie wyłączona w programie do wystawiania e-faktur.
Po aktywacji faktur ustrukturyzowanych, każdy nowo wystawiany dokument będzie połączony za pomocą API z Krajowym Systemem e-Faktur.
Po wykonaniu aktywacji dostarczania faktur do KSeF, możemy przejść do wystawienia faktury, klikamy w zakładkę —> Wystaw dokument.
Rozpoczynamy wypełnianie szablonu. Aby nie pominąć żadnego punktu, zalecamy wypełnienie formularzu krok po kroku.
Jakie dane są obowiązkowe do wprowadzenia na fakturze?
W szablonie zamieszczone są informacje dodatkowe między innymi takie jak: adres email, numer telefonu lub uwagi. Informacje te nie są wymagane, jednak mogą ułatwić transakcję, szczególnie z nowymi Nabywcami.
Jeżeli wszystkie potrzebne dane zostaną wprowadzone, klikamy w —> Wyślij fakturę.
Dokument zostaje dostarczony do systemu KSeF i otrzymuje numer identyfikacyjny w systemie. Jednak przed nadaniem numeru KSeF system weryfikuje poprawność semantyczną dokumentu oraz czy osoba wystawiająca fakturę posiada stosowne uprawnienie.
Numer identyfikujący jest generowany automatycznie przez system KSeF, a następnie jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru. Przesłana faktura zostaje dostarczona nie tylko do naszego Nabywcy ale i również do administracji podatkowej, w której dokument zostaje archiwizowany.
Podgląd wystawionej wystawionej faktury ustrukturyzowanej znajdziemy w —> Liście dokumentów.
Korzystając z KSeF możemy natknąć się na wiele korzyści związanych z korzystaniem z systemu.
O jakich korzyściach mowa?