Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych – dla kogo?

Przedsiębiorcy od dawna oswajają się z myślą o obowiązkowym KSeF, czyli systemie podatkowo-księgowym używanym do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i sprawowania kontroli nad podatnikami.

W 2023 roku możesz używać  KSeF na zasadzie fakultatywnego wyboru i warto z tego skorzystać, aby od 1 lipca 2024 nie mieć problemów z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych. Mając świadomość nadchodzących zmian, dowiedźmy się najpierw, kto musi wystawiać e-Faktury.

Wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów obowiązkowego KSeF jest podparte decyzją wykonawczą Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 roku pozwalającego Polsce na utworzenie, a następnie wprowadzenie środka będącego odstępstwem od art. 218 oraz art. 232 dyrektywy 2006/112/WE.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami KSeF będzie obowiązkowy jedynie dla podatników mających siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej właśnie w Polsce. Co to oznacza w praktyce?

Faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy wykonującego czynności wymagające udokumentowania z pomocą faktury wystawionej na zasadach opisanych w ustawie o VAT.

Precyzując, mowa o wszystkich czynnościach, które są opodatkowane podatkiem VAT w Polsce, wliczając do tego krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług wykonywane pomiędzy przedsiębiorcami (znane jako B2B0 oraz na rzecz organów publicznych (znane jako B2G), a także konsumentów (znane jako B2C).

Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane muszą mieć siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Jeżeli te dwie zasady nie zostaną spełnione, przedsiębiorca nie musi korzystać z systemu KSeF. 

Jak odbierać faktury ustrukturyzowane, czyli funkcje i możliwości KSeF

Korzystanie z KSeF jest bardzo istotne, szczególnie od momentu, gdy będzie on obowiązkowy, czyli 1 lipca 2024 roku. Jeżeli przedsiębiorca nie będzie wystawiał ani odbierał faktur ustrukturyzowanych, zgodnie z obowiązującymi przepisami utraci prawo do prowadzenia działalności gospodarczej.

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych to kolejne działanie podjęte przez administrację, aby Polska stała się państwem w pełni cyfrowym, zgodnym ze standardami krajów wysoko rozwiniętych.

Ministerstwo Finansów będzie sprawować kontrolę nad przedsiębiorcami, monitorować kwotę regulowanego podatku, a także zapobiegać wyłudzeniom podatkowym i innym przestępstwom. 

Elektroniczne fakturowanie zmieni cały system dokumentowania sprzedaży i zakupów w Polsce, a mianowicie zamiast faktur elektronicznych i papierowych, będzie obowiązywać tylko jeden wzór i jeden schemat dostępny właśnie w KSeF, czyli systemie teleinformatycznym stworzonym do wystawiania oraz otrzymywania faktur ustrukturyzowanych określanych również jako e-Faktury.

Wszystkie informacje i schemat przygotowania dowodów sprzedaży będzie opierał się na wzorze stworzonych i udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. 

Każdy przedsiębiorca będzie miał dwie opcje przygotowania faktur ustrukturyzowanych, czyli skorzystać z narzędzi udostępnionych przez MF albo używać programów finansowo-księgowych kompatybilnych z centralną bazą MF, czyli KSeF.

Dokumenty wystawione w wybranym programie zostaną przesłane do KSeF, tam przejdą weryfikację, otrzymają indywidualny numer, a następnie system automatycznie dostarczy dowód sprzedaży do odbiorcy.

Dobierz odpowiedni program do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Odpowiednią alternatywą dla małych firm oczekujących takich funkcji jak kalendarz lub ustawiania statusu transkacji będzie program afaktury.pl, zaś dla większych firm np. sprzedażowych polecamy program faktury.pl, który posiada on system magazynowy.

Jak w praktyce odbierać faktury ustrukturyzowane?

Znasz już sposób wystawiania e-Faktur w systemie KSeF.  Wiesz także, że dokument otrzymuje indywidualny numer i jest weryfikowany pod względem ewentualnych błędów. Kiedy wszystkie formalności zostaną spełnione, faktura ustrukturyzowana jest traktowana jak wystawiona i otrzymana.

Jakie są kolejne kroki? Kontrahent pobiera e-Fakturę z systemu, weryfikuje wszystkie zapisy, sprawdza, czy nie pojawiły się błędy, a następie dokonuje płatności z zachowaniem wyznaczonego terminu.

Trzeba mieć świadomość, że wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych do systemu odciąży Cię i odejmie zadań, gdyż nie musisz dłużej martwić się archiwizacją, przechowywaniem faktur, a także dostarczeniem dokumentów do odbiorcy. Wszystko odbywa się w pełni automatycznie.

Jak odbierać faktury ustrukturyzowane w praktyce – kilka słów podsumowania

Faktury ustrukturyzowane na zawsze odmienią życie przedsiębiorców, jednak to zmiana na korzyść. Uczciwi podatnicy nie mają żadnych powodów do stresu. Odbiór e-Faktur nie należy do skomplikowanych. Dokument pojawia się w systemie, wystarczy go pobrać, zaakceptować i sfinalizować transakcję.

Obowiązkowy KSeF wiąże się z wieloma korzyściami. MF sprawuje większą kontrolę  nad przedsiębiorcami i jest w stanie wykryć nieprawidłowości podatkowe, a także oszustwa na tle finansowym. Skróceniu ulegnie czas zwrotu podatku VAT (z 60 na 40 dni).

Obowiązkowy KSeF wiąże się także z bezpieczeństwem dla przedsiębiorcy, faktury ustrukturyzowane będą chronione zaawansowanymi systemami, nie ma też ryzyka zniszczenia czy zgubienia dokumentów sprzedaży.

Faktury ustrukturyzowane pozostaną w systemie przez 10 lat, stąd w dowolnym momencie można do nich wrócić i je zweryfikować. Przedsiębiorcy nie będą mieć obowiązku przygotowania plików kontrolnych JPK, gdyż ustawodawca wprowadził zupełnie nowe, skuteczniejsze narzędzie. 

Faktury ustrukturyzowane wystawiać będzie każdy podatnik, posiadający wymagane upoważnienia oraz dokumentujący transakcje, zgodne z polskimi przepisami podatkowymi. Każdy dowód sprzedaży jest dostępny w formacie XML, co sprawi, że rozliczenia pomiędzy firmami będą szybsze i łatwiejsze.