Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, które od 2026 roku stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. Aby móc wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane w KSeF, trzeba przejść proces uwierzytelnienia. Jest to kluczowy krok, który potwierdza tożsamość użytkownika i nadaje mu odpowiednie uprawnienia do korzystania z systemu.
Jakie metody uwierzytelniania są dostępne w KSeF? Jak wybrać najlepszą? Poniżej znajdziesz szczegółowe omówienie każdej z nich.
Dlaczego uwierzytelnianie w KSeF jest konieczne?
KSeF obsługuje dokumenty podatkowe, dlatego bezpieczeństwo i weryfikacja użytkownika są bardzo ważne. Proces uwierzytelniania pozwala potwierdzić, że osoba logująca się do systemu jest uprawniona do wystawiania i odbierania faktur w imieniu firmy. To zabezpiecza przed nieautoryzowanym dostępem do danych finansowych.
Jakie są metody uwierzytelniania w KSeF?
Ministerstwo Finansów udostępnia kilka sposobów uwierzytelnienia, aby umożliwić wygodny dostęp różnym typom użytkowników – od jednoosobowych działalności po duże przedsiębiorstwa i biura rachunkowe.
1. Profil zaufany (PZ)
Profil zaufany to najczęściej wybierana metoda przez przedsiębiorców. Jest bezpłatny i działa w oparciu o dane powiązane z kontem bankowym lub uwierzytelnianie dwuskładnikowe przez sms. Logowanie przy użyciu PZ odbywa się poprzez przekierowanie na stronę login.gov.pl, gdzie użytkownik potwierdza swoją tożsamość.
Zalety: szybki i darmowy dostęp, brak dodatkowych kosztów.
Wady: wymaga posiadania aktywnego profilu zaufanego i dostępu do internetu.
2. Kwalifikowany podpis elektroniczny
To zaawansowana metoda uwierzytelnienia dedykowana dla osób fizycznych. Wymaga posiadania certyfikatu kwalifikowanego wydawanego przez certyfikowane centra w formie urządzenia i oprogramowania do jego odczytania.
Zalety: zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, może również służyć do podpisywania dokumentów urzędowych.
Wady: wymaga dodatkowych kosztów i posiadania czytnika lub oprogramowania do podpisu.
3. Certyfikat KSeF
To alternatywa dla podpisu kwalifikowanego w formie urządzenia (np. karty). Certyfikat może być przechowywany w postaci pliku, który służy do logowania do KSeF. Takie metody są wykorzystywane głównie w integracjach systemowych.
Zalety: wysoki poziom bezpieczeństwa, bezpłatne, umożliwia integrację z KSeF
Wady: wyłącznie do uwierzytelniania w KSeF, nie podpiszesz nim innych dokumentów
Certyfikaty KSeF będzie można pobrać od 1 listopada 2025r. Będą działały w KSeF od 1 lutego 2026r.
4. Token wygenerowany w KSeF
Token to specjalny ciąg znaków, który generuje się w KSeF, na przykład przez Aplikację Podatnika. Można go udostępnić innemu systemowi (np. programowi do faktur), aby zapewnić mu dostęp do wysyłania i pobierania faktur. Ta metoda jest najczęściej używana w przypadku integracji KSeF z zewnętrznymi aplikacjami.
Zalety: idealny do integracji z oprogramowaniem, brak konieczności ręcznego logowania.
Wady: wymaga wcześniejszego nadania tokenu przez osobę z odpowiednimi uprawnieniami. Wygasa w przypadku odebrania uprawnień osobie która go wygenerowala oraz wymaga nadzorowania wydanych i użytych tokenów (nie można ich zobaczyć w Aplikacji Podatnika).
Tokeny będą aktywne do końca 2026r, później zostaną zastąpione Certyfikatami KSeF.
5. Pieczęć elektroniczna
W KSeF pełni funkcję bezpiecznego podpisu przypisanego do firmy, a nie do konkretnej osoby fizycznej. Dzięki temu dokumenty mogą być podpisywane w imieniu organizacji, bez konieczności korzystania z osobistego podpisu kwalifikowanego.
Zalety: identyfikuje firmę, nie osobę; wygodna w dużych organizacjach; zgodna z wymogami KSeF i bezpieczna.
Wady: mniej elastyczna przy indywidualnym podpisywaniu dokumentów; wymaga konfiguracji w systemie KSeF.
Którą metodę wybrać?
Wybór metody uwierzytelniania zależy od sposobu korzystania z KSeF.
- Dla przedsiębiorców obsługujących faktury samodzielnie – profil zaufany lub podpis kwalifikowany w zupełności wystarczą.
- Dla dużych firm – zalecany jest elektroniczna pieczęć kwalifikowany lub integracja z programem do fakturowania przy użyciu tokenu.
- Dla biur rachunkowych – najlepiej sprawdza się token, który pozwala na obsługę wielu klientów bez każdorazowego logowania.
Dla wszystkich w/w przypadków wygodny będzie również Certyfikat KSeF, zwłaszcza w połączeniu z automatyczną integracją systemu do fakturowania z KSeF.
Jak przygotować firmę do uwierzytelniania w KSeF?
- Upewnij się, że osoby odpowiedzialne za fakturowanie mają wybraną i skonfigurowaną metodę logowania.
- Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie do fakturowania obsługuje uwierzytelnianie poprzez token.
- Przetestuj proces logowania wcześniej, aby uniknąć problemów w momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy.
Uwierzytelnianie w KSeF a integracja z programami do faktur
Ręczne logowanie do Aplikacji Podatnika może być uciążliwe, zwłaszcza gdy wystawiasz setki faktur. Dlatego warto korzystać z programów zintegrowanych z KSeF, które pozwalają przesyłać e-faktury automatycznie – bez dodatkowego logowania i ręcznego importu plików. Integracja oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów.
Podsumowanie
Metody uwierzytelniania w KSeF są zróżnicowane – od prostego profilu zaufanego, przez kwalifikowany podpis elektroniczny, po tokeny dla integracji systemowych. Wybór odpowiedniej metody zależy od wielkości firmy, częstotliwości i ilości wystawiania faktur oraz stosowanych narzędzi. Jeśli chcesz, aby cały proces był szybki i bezpieczny, postaw na program do fakturowania z wbudowaną integracją z KSeF – to najlepszy sposób na sprawną obsługę e-faktur.