Jak działa KSeF w skrócie?
Faktury będą musiały być wystawiane przez podatników w formie ustrukturyzowanej, czyli w formacie XML zgodnym ze schemą udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
Wystawienie faktury będzie polegało na przesłaniu pliku XML na portal KSeF. Potwierdzeniem wystawienia faktury na portalu będzie uzyskanie indywidualnego ID z systemu KSeF, służącego do identyfikacji dokumentu.
KSeF, na czym polega zmiana dla przedsiębiorców?
Przed Polskimi przedsiębiorcami, poważna zmiana podatkowa, takie wyzwanie wymaga dostosowania firmowych programów finansowo-księgowych. Tą zmianą jest Krajowy System e-Faktur, który jeszcze do końca bieżącego roku będzie dobrowolny.
Jak jednak zakłada Ministerstwo Finansów, od 1 lipca 2024 roku elektroniczne fakturowanie stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.
Korzystanie z systemu KSeF niesie ze sobą korzyści ale również i szereg wyzwań. Cały proces wdrożenia systemu może zająć nawet kilka miesięcy, a przecież moment przejścia na model obligatoryjny zbliża się wielkimi krokami.
Przed największym wyzwaniem stoją średnie i duże przedsiębiorstwa. Dostęp do KSeF automatycznie będzie miał każdy przedsiębiorca. Wynika to z faktu, że dla każdego podmiotu posiadającego numer NIP jest domyślnie utworzone konta w programie, z którego będzie mógł w pierwszej kolejności korzystać przedsiębiorca.
Wyzwania dla przedsiębiorców związane z wprowadzeniem systemu KSeF
Wysokie kary
Wystawienie faktury poza systemem KSeF może wiązać się z karą wynoszącą nawet 100% wysokości kwoty podatku należnego wynikającego z faktury. Taka pomyłka może narazić przedsiębiorcę na wysokie kwoty w karach podatkowych.
Centralizacja
Każde przedsiębiorstwo, będzie posiadało jedno konto, do którego dostarczane są wszystkie faktury. Nie możemy wykonać, żadnego podziału na oddziały, co może w większych przedsiębiorstwach doprowadzić do pewnej dezorganizacji pracy.
Inne wyzwania dla przedsiębiorców, związane z KSeF
Wystawione faktury w programie KSeF nie będzie można anulować. Każdy omyłkowo wystawiony rachunek należy skorygować. Innym wyzwaniem jest również brak możliwości dołączenia innego załącznika do przesyłanej faktury, a także ograniczona liczba znaków w polach dokumentu.
Zalety dla przedsiębiorców związane z wprowadzeniem systemu KSeF
Szybki zwrot podatku dla przedsiębiorstwa
Jedną z głównych zalet korzystania z KSeF jest możliwość szybszego otrzymywania zwrotu podatku VAT, ponieważ termin zwrotu został skrócony z 60 do 40 dni.
Bezpieczne archiwum dokumentów
Przedsiębiorcy zostają zwolnieni z obowiązku archiwizowania faktur. Każdy dokument wysłany przez system KSeF lub program zintegrowany z nim zostaje zarchiwizowany w systemie. Dzięki temu, nie będzie również problemu z zagubionymi fakturami, ponieważ pozostają w bazie KSeF,
Zwolnienie z obowiązku wystawiania JPK_FA
Z uwagi na fakt, że każdy wystawiony dokument pozostaje w systemie, przedsiębiorcy zostali zwolnieni z obowiązku sporządzania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur VAT, w skrócie JPK_FV, który dotychczas należało dostarczać na żądanie organom podatkowym.
Większa kontrola nad oszustwami podatkowymi
Dla fiskusa Krajowy System e-Faktur to kolejne rozwiązanie uszczelniające podatek VAT. KSeF to również korzyści dla prowadzących działalność gospodarczą. Jest to rozwiązanie, które umożliwia komunikację z organami podatkowymi podczas audytów i innych czynności kontrolnych powinna stać się płynniejsza. Automatyzacja całego procesu fakturowania przy pomocy systemu KSeF spowoduje, że wszystkie dane będą dostępne na żądanie.
Podsumowanie
Wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów, Krajowego Systemu eFaktur wydaje się być najambitniejszym projektem legislacyjnym w naszym kraju w obrębie życia gospodarczego w ostatnich latach. Dotyczy nie tylko raportowania zdarzeń, ale przede wszystkim wpływa znacząco na organizację procesów generowania i przetwarzania dokumentów.
Stabilizowane i wypracowane latami aktualne sposoby postępowania w obszarze zakupów, sprzedaży i wystawiania faktur będą musiały być zmienione. Zmiany organizacyjne będą poprzedzone zmianami w funkcjonowaniu systemów informatycznych, tak aby wypełnić wymagania ustawodawcy.
Program KSeF będzie obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy od 1 lipca 2024. Dlatego też odkładanie decyzji, aby dostosować firmę do nowych wymagań prawnych, to niepotrzebne ryzyko.
Na rynku można znaleźć wiele różnych rozwiązań, które mają zapewnić integrację programów informatycznych z KSeF. Osoby korzystające z niezależnego programu do wystawiania e-faktur, powinny dowiedzieć się czy ich program zostanie zintegrowany z systemem KSeF.
W takiej sytuacji zostają zwolnione z nauki programu rządowego, ponieważ integracja gwarantuje przesłanie dokumentów według odgórnie ustalonych rozporządzeń przez Ministerstwo Finansów.
Programy do wystawiania e-faktur zintegrowane z systemem KSeF będą mogły zaciągnąć faktury zakupowe, które automatycznie zaczytywane będą poprzez zaimportowanie pliku XML z fakturą i automatycznego uzupełnienia danych do prawidłowego zaewidencjonowania faktury.