Kiedy rozpocząć wdrażanie KSeF w organizacji?
Za nim rozpoczniemy etap wdrażania systemu KSeF w swojej organizacji, należy zebrać wszystkie dostępne informacje na ten temat. Dokładne informacje na temat KSeF znajdziesz w komunikatach udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, bądź w naszych Aktualnościach o Krajowym Systemie e-Faktur.
Najważniejszą informacją jest to, że system KSeF, będzie obligatoryjny dla wszystkich organizacji od 1 lipca 2024 roku.Ten krótki czas, powinien wystarczyć każdej organizacji na wdrożenie systemu KSeF.
Warto mieć na uwadze, że przygotowanie do wdrożenia KSeF to nie tylko stworzenie w firmie zaplecza technologicznego, ale też odpowiednich procedur z tym związanych (lub dostosowanie istniejących). Ważnym elementem przygotowania jest weryfikacja pod kątem merytorycznym, które informacje będą przekazywane do KSeF.
Wynika to z faktu, że szczegółowy zakres raportowanych danych można oznaczyć. Przykładowo niektóre informacje nie są aktualnie przetwarzane, co może pociągnąć za sobą dodatkowe zmiany w systemach sprzedaży bądź zakupu. Wykorzystanie e-Faktury oznacza także możliwość komunikacji między kontrahentami poprzez KSeF i wówczas należy uzgodnić z partnerami biznesowymi zasady współpracy, co zwykle zajmuje dużo czasu. Czas który dało na Ministerstw Finansów na wdrożenie systemu, powinno wystarczyć do jego implementacji i wychwycenia ewentualnych błędów, a także przeszkolenia pracowników z zakresu jego użytkowania.
A więc odpowiadając na pytanie, kiedy należy rozpocząć wdrożenia KSeF w organizacji? Odpowiedź jest prosta - Jak najszybciej.
Aby uniknąć presji czasu, przed wejściem w życie nowych obowiązków podatkowych warto dokonać przeglądu wewnętrznych procesów i przystąpić do KSeF wcześniej, gdy stosowanie e-Faktur pozostaje dla przedsiębiorców rozwiązaniem dobrowolnym.
Wybór programu zintegrowanego z systemem KSeF dla naszej organizacji
Kluczem do właściwego wprowadzania e-faktur do systemu KSeF jest dobór odpowiedniego programu. Ministerstwo Finansów również oferuje ze swojej strony darmowy program dla każdego przedsiębiorcy. Warto jednak mieć na uwadze, że jest ono dla niewielkich organizacji, natomiast duże spółki wybierają inne systemy, lepiej dostosowane do swoich potrzeb, które często wykraczają poza możliwości KSeF, np. w zakresie przekazywania załączników do faktur.
Drugim rozwiązanie jest skorzystanie z programu zintegrowanego z KSeF od komercyjnego właściciela. W przypadku gdy program jest zintegrowany z KSeF, nie będzie potrzebne logowanie się do aplikacji Ministerstwa – wystarczy uwierzytelnić program z KSeF i za jego pomocą przesyłać wystawiane faktury do aplikacji KSeF. Jednocześnie zintegrowane z KSeF programy księgowe będą mogły zaciągnąć faktury zakupowe, które automatycznie zaczytywane będą poprzez zaimportowanie pliku XML z fakturą i automatycznego uzupełnienia danych do prawidłowego zaewidencjonowania faktury.
Wdrożenie obsługi e-faktur oraz KSeF jest wyzwaniem dla firmy – po pierwsze – technologicznym, po drugie – organizacyjnym. Do obsługi sprzedaży i zakupów w firmie należy wybrać rozwiązanie, które obsługuje e-faktury, pozwala na wysyłkę ustrukturyzowanych dokumentów do KSeF oraz pobranie z systemu naszych faktur kosztowych.
Dodatkowymi atutami będą moduły w programie do wystawiania e-faktur, które mogą przyśpieszyć naszą codzienną pracę. Przykładowo: Duża organizacja, zajmująca się sprzedażą towarów, może wykupić program do wystawiania e-faktur zintegrowany z systemem KSeF rozszerzony o moduł magazynowy. Dzięki temu będziemy wiedzieli ile towaru zostało w naszym magazynie, wyłącznie na podstawie wystawionych dokumentów.
Organizacje, które mają wiele oddziałów i operują e-fakturami, a także innymi dokumentami, powinny wybrać program który umożliwia utworzenie subkont. Subkonto jest to oddzielne konto założone w ramach konta głównego. Posiada indywidualny login oraz hasło, które ustala administrator czyli właściciel konta głównego. Dla każdego subkonta można ustalić indywidualne uprawnienia, które ograniczają działania w programie.
Podsumowując, jest wiele programów do wystawiania e-faktur. Zapoznaj się z tymi, które programy zintegrowane z KSeF i dobierz ten, który odpowiada Twoim potrzebą. Skorzystaj z 30-dniowego okresu testowego.
Ile zajmuje wdrożenie KSeF w organizacji?
Biorąc pod uwagę, że do momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostaje niewiele ponad rok, należy jak najszybciej zapewnić sobie zasoby zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne aby zakończyć projekt wdrożeniowy na czas.
Czas wdrożenia jest inny dla każdej organizacji. Również ze względu na trudność z oszacowaniem tego czynnika tak ważne jest, aby proces rozpocząć odpowiednio wcześniej.
Jakie czynniki mają kluczowy wpływ na długość wdrożenia KSeF w organizacji?
- Liczba genderowych miesięcznie dokumentów,
- Zasoby kadrowe, a także doświadczenie pracowników,
- Liczba dokumentów, wymagająca indywidualnego podejścia,
- Systemy związane z planowaniem zasobami przedsiębiorstwa.
Jak więc wskazują specjaliści, może okazać się, że wdrożenie oraz usprawnienie procesu e-fakturowania zajmie dużej firmie nawet około roku. Małym przedsiębiorstwom również zaleca się wcześniejsze wdrożenie systemu KSeF wewnątrz organizacji, tak by uniknąć bezsensownego stresu.
Wdrażanie e-Faktur w organizacji to jak widać spore wyzwanie, które należy dobrze zaplanować czasowo. W przeciwnym razie może okazać się, że gdy będzie wymagane to przez prawo, firma nie będzie w odpowiedni sposób przygotowana do użytkowania.