Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur znany jako KSeF funkcjonuje od 2022 roku, jednak w tym czasie przeszedł wiele modyfikacji, mających na celu usprawnienie całego systemu, ułatwienie archiwizacji i naprawę ewentualnych błędów czy nieprawidłowości.
Zgodnie z pierwszymi zapowiedziami obowiązkowy KSeF miał wejść w życie 1 stycznia 2024 roku, jednak i tego terminu nie uda się zrealizować. Wszystko wskazuje na to, że faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe dla podatników od 1 lipca 2024 roku.
Ustawa o e-fakturze obowiązuje od 1 stycznia 2022 roku. To również data, od kiedy przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z systemu do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jednak nie ma w tym obowiązku, a jedynie dobra wola podatnika.
Ministerstwo Finansów zapowiada, że prace nad systemem dobiegają końca, powoli mija również czas zapoznania się z nowelizacją przepisów i wprowadzeniem zmian w życie. Faktury, które nie zostaną wystawione albo dostarczone do KSeF po 1 lipca 2024 roku, nie będą dłużej pełniły funkcji faktury, czyli dowodu sprzedaży, którego wartość jest wprowadzana do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
KSeF wejdzie w życie z opóźnieniem, jednocześnie z systemu zniknie możliwość wystawiania faktur konsumenckich. To dwie najnowsze decyzje podjęte po licznych głosach opinii publicznej.
Ustawodawca nawiązał owocną współpracę ze społeczeństwem, bierze pod uwagę głosy przedsiębiorców i ekspertów z zakresu finansów, co pozwala stworzyć przepisy oraz zasady atrakcyjne dla każdej ze stron.
Od kiedy będzie obowiązkowy KSeF dla podatników zwolnionych z VAT?
Dodatkowe pół roku na wprowadzenie KSeF jest dedykowane dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, czyli dla nich obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych zaczyna się z dniem 1 stycznia 2025 roku.
Następna wprowadzona przez Ministerstwo Finansów zmiana dotyczy biletów traktowanych jako faktury (zalicza się do nich na przykład paragony na autostrady płatne). Precyzując, znikną z KSeF.
Uzyskaliśmy informacje, że faktury z kas fiskalnych oraz faktury uproszczone będą wystawiane w aktualnej formie aż do 31 grudnia 2024 roku.
Jeżeli z różnych powodów KSeF nie będzie działać, co może mieć miejsce przede wszystkim w pierwszych dniach czy tygodniach od wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ustawodawca pozwala na wystawianie faktur w trybie offline, czyli nie w KSeF, a następnie, bez żadnej zwłoki dostarczenie e-Faktur do systemu.
Wśród ważnych zmian ogłoszonych przez Ministerstwo Finansów warto podkreślić, że sankcje za nieprzestrzeganie przepisów czy błędy i inne nieprawidłowości związane z KSeF pozostają, gdyż podatnicy muszą mieć świadomość konsekwencji swojego działania.
Jednak zostaną odwleczone w czasie, czyli kary pieniężne będą nakładane dopiero od 1 stycznia 2025 – pół roku po wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, co daje przedsiębiorcom czas na popełnianie błędów, naprawę i dokładną naukę KSeF. Na pewno zostanie to docenione.
KSeF – jak funkcjonuje?
E-faktura nie jest określeniem faktury elektronicznej, gdyż mowa o dwóch zupełnie różnych dokumentach wystawianych celem udokumentowania zawieranej transakcji. Jednak zasady wystawiania są zupełnie inne.
E-faktura to faktura ustrukturyzowana, przygotowana poprzez centralną bazę e-Faktur stworzoną i udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Z kolei faktury elektroniczne są wystawiane w programach księgowo-rachunkowych tj.: afaktury.pl lub faktura-online.pl
KSeF to kolejny krok zmierzający do pełnej cyfryzacji usług administracyjnych. Dzięki fakturom ustrukturyzowanym system podatkowy stanie się zdecydowanie szczelniejszy, co pozwoli uniknąć błędów w rozliczaniu podatku VAT, a także celowego działania podatników zmierzającego do uregulowania niższej kwoty podatku.
KSeF pozwoli maksymalnie ograniczyć ilość przestępstw podatkowych. E-Faktury ułatwią odnajdywanie oszustów podatkowych, system jest szczególnie wyczulony na tak zwane karuzele VAT.
Każdy uczciwy przedsiębiorca zauważy szereg korzyści związanych z KSeF. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie szybkie, każdy dowód sprzedaży będzie prezentować się tak samo oraz zawierać jednakowe informacje. Przed przekazaniem faktury ustrukturyzowanej do kontrahenta dokument jest weryfikowany, a po wykluczeniu błędów uzyskuje indywidualny numer.
E-Faktura jest wystawiana bezpośrednio w KSeF albo w programie do fakturowania zintegrowanym z systemem KSeF. To przedsiębiorca podejmuje decyzję, które z podanych rozwiązań jest dla niego korzystniejsze.
Kiedy faktura ustrukturyzowana przejdzie weryfikację i uzyska numer, zostaje przekazana do odbiorcy, czyli w tym wypadku nabywcy towarów albo usług.
Odbiorca musi wyrazić zgodę na otrzymanie dowodu sprzedaży. Jeżeli wybierze inny sposób dostarczenia faktury, podatnik wystawia ją w KSeF, a następnie kieruje do odbiorcy (adres e-mail czy z wykorzystaniem poczty).
Faktury ustrukturyzowane są automatycznie zapisywane w KSeF i nie znikają z systemu przez 10 lat. To bezpieczne archiwum, które nie wymaga dodatkowych nakładów pracy podatnika.
Od kiedy będzie obowiązkowy KSeF – kilka słów podsumowania
Data wprowadzenia obowiązkowego KSeF była już kilka razy zmieniana, ale wszystko wskazuje na to, że ustawodawca w końcu wyznaczył ostateczny termin.
Dla czynnych podatników VAT przypada on na 1 lipca 2024 roku, a z kolei dla podmiotów korzystających ze zwolnienia z VAT termin jest opóźniony o dodatkowe 6 miesięcy, czyli KSeF obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku.
Już teraz można zapoznać się z systemem, gdyż jest dobrowolny. Znajomość metod wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie bardzo przydatne w chwili, gdy staną się obowiązkowe.
Będziesz wiedzieć, jakie polecenia wydać, ile zajmuje wystawienie dowodu sprzedaży, a także jakie błędy uniemożliwiają dostarczenie e-Faktury do odbiorcy.