Faktury ustrukturyzowane w KSeF
Faktury ustrukturyzowane są jedną z kilku dopuszczanych form dokumentowania sprzedaży obok obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych. Jednak to nie potrwa długo.
Od 1 lipca 2024 roku, wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie jedyną możliwą formą fakturowania. Po przesłaniu faktury, KSeF zweryfikuje jej zgodność z gotowym wzorem, a następnie po pozytywnej weryfikacji przydzieli jej numer identyfikujący w systemie z oznaczeniem daty i czasu.
Podatnicy, którzy zdecydują się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, zostaną, co do zasady, zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizowania.
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Odbieranie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu systemu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Wyrażanie zgody powinno odbywać się na podobnych zasadach, jakie obowiązują dla dotychczasowych faktur elektronicznych.
System nie będzie obsługiwał procesu akceptacji faktur ustrukturyzowanych przez nabywcę. W momencie gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia takiej faktury w systemie, ale wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony wcześnie z nabywcą sposób.
Jakie faktury można wystawić w KSeF?
Krajowy System e-Faktur w skrócę nazywany KSeF to ujednolicony, rządowy system teleinformatyczny, za pomocą którego podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane elektroniczne.
Jakie faktury możemy wystawić w KSeF?
W KSeF wystawimy fakturę korygującą
Jak dokonać korekty faktury ustrukturyzowanej? Zasadniczo, faktura korygująca do faktury ustrukturyzowanej powinna być również wystawiana przez system KSeF w formacie ustrukturyzowanym.
Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej nadanej przez KSeF. Ponad to, należy określić datę wystawienia faktury korygowanej oraz jej numer. Dodatkowo można wpisać w systemie powód nanoszenia korekty. Do faktur ustrukturyzowanych nie można będzie wystawiać not korygujących.
Zamiast tego, nabywca, którzy otrzyma fakturę ustrukturyzowaną zawierającą błąd (także w zakresie, który wcześniej nie mógł być objęty notą korygującą, jednak z wyłączeniem NIP nabywcy), będzie mógł wprowadzić do KSeF propozycję faktury korygującej. Propozycja ta zostanie opatrzona numerem identyfikacyjnym propozycji w KSeF i przedstawiona sprzedawcy, a po zatwierdzeniu przez niego otrzyma numer identyfikacyjny faktury i stanie się właściwą fakturą korygującą.
W KSeF wystawimy fakturę zaliczkową
W KSeF można wystawiać także faktury zaliczkowe. Te także muszą mieć formę faktury ustrukturyzowanej. Przedsiębiorca powinien udokumentować każdą otrzymaną zaliczkę na poczet sprzedaży towarów lub usług.
Jednocześnie podatnicy nie będą zobowiązani do wystawiania faktury zaliczkowej, jeżeli otrzymają zaliczkę z tytułu danej czynności opodatkowanej VAT w tym samym miesiącu, w którym czynność zostanie dokonana. Zmiana ta została wprowadzona z myślą o uproszczeniu zadań podatnika. Uproszczenie to nie znajduje swojego zastosowania, gdy przepisy określają szczególne terminy wystawienia faktury.
W KSeF jeszcze wystawimy fakturę z kasy fiskalnej
Do końca 2024 r. pozostanie możliwe wystawianie faktur przy użyciu kas fiskalnych. Od 1 stycznia 2025 r. kasy fiskalne będą emitowały wyłącznie paragony fiskalne. Od 1 stycznia 2024 paragony fiskalne na kwotę nieprzekraczającą 450 zł przestaną być traktowane jako uproszczone faktury.
Faktury, które nie mogą być wystawione w KSeF
Nie wszystkie jednak faktury mogą być wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych. Na liście znajduje się cały szereg dokumentów, który nie może przyjąć formy ustrukturyzowanej.
Jakich dokumentów nie wystawimy w KSeF?
—> Pro-forma
—> Faktury ustrukturyzowane dla zamówień publicznych - do tego przeznaczony jest osobny system, który ujęty został w ustawie z 9 listopada 2018 o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
—> Nota korygująca - nie ma możliwości wystawienia noty korygującej przez system KSeF, jednak nadal będzie można wysyłać noty korygujące poza KSeF.
—> Duplikat faktury ustrukturyzowanej - nie ma konieczności wystawiania duplikatów faktur, ponieważ wszystkie faktury ustrukturyzowane będą przetrzymywane w systemie przez 10 lat. Później powinny być one archiwizowane przez podatnika, aż do czasu ich przedawnienia.
—> Faktury niezgodne z wzorem faktury ustrukturyzowanej - W KseF nie można wystawić faktur, które nie zawierają wszystkich obowiązkowych elementów faktury ustrukturyzowanej. Są nimi dane wymienione w art. 106e ustawy o VAT, jak m.in. NIP, czy dane podatnika. A zatem, niektóre faktury ze względu na swoją specyfikę poprzez mniej wymaganych pól są niezgodne z ujednoliconym wzorem faktury ustrukturyzowanej, lecz są ważne prawnie. I właśnie brak zgodności tych dokumentów ze wzorem faktury ustrukturyzowanej nie pozwala aby je wystawić w KSeF.