Czym jest faktura ustrukturyzowana i jak ją wystawić w KSeF?
Faktura ustrukturyzowana, to główny element systemu jakim jest KSeF. Nie jest to ani faktura elektroniczna, ani papierowa. To całkiem nowy rodzaj e-faktury, który można wystawić tylko w systemie KSeF.
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika lub poprzez aplikację przygotowanej przez Ministerstwo Finansów, która jest dostępna dla wszystkich przedsiębiorców. W przypadku komercyjnych programów faktury te będą przesyłane do KSeF przez integrację API.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana w formacie XML. Dzięki temu wszystkie faktury mają taką samą formę, a programom księgowym znacznie łatwiej je odczytać. Niestety ludziom już niekoniecznie.
Format XML jest pomyślany raczej pod kątem szybkiego i jednoznacznego odczytu przez komputer, niż wygodnego rzutu oka na kartkę papieru, do którego jesteśmy teraz przyzwyczajeni. Dzięki oprogramowaniu wystawimy fakturę, a system wygeneruje plik, który automatycznie zostanie przekazany do Krajowego Systemu e-faktur.
System KSeF nada dokumentowi specjalny unikalny numer identyfikacyjny. Od tej chwili faktura będzie pełnowartościowym dokumentem księgowym. Dokument będzie uwierzytelniony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym albo specjalnym tokenem.
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Wystawienie faktury za sprawą KSeF spowoduje, że wszystkie dokumenty będą jednolite. To pozwoli łatwiej księgować dokumenty. Dodatkowo dokumenty będą archiwizowane przez administrację państwową, a przedsiębiorcy zostają z tego obowiązku zwolnieni.
Faktury KSeF wpłyną na to, że obrót dokumentami będzie szybszy. Gdy faktura będzie nadana w KSeF, to zostanie nadany specjalny numer.
Dostępne mamy dwie możliwości. Pierwszą z nich jest korzystanie z darmowych aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Drugim i zdecydowanie wygodniejszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z komercyjnych systemów finansowo-księgowych. Będą bowiem zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur niejako z automatu. Jest to tym bardziej wygodniejsze rozwiązanie, kiedy korzystamy już z programu do wystawiania faktur online.
Albowiem wystawienie faktury ustrukturyzowanej będzie wyglądało tak jak dotychczas, jedyna różnica będzie polegała na tym, że podczas zapisania i wysyłki dokumentu, zostanie on przekierowany do systemu KSeF, gdzie uzyska numer indetiyfikacyjny.
Wystawianie faktur w systemie KSeF, okazuje się banalne o ile korzystamy lub mamy zamiar korzystać z komercyjnego programu.
Co więcej, program do wystawiania faktur na bieżąco aktualizuje system według nowych rozporządzeń. Oznacza to, że nie będziesz musiał nieprzerwanie śledzić informacji na ich temat, wręcz program zrobi to za Ciebie, jednocześnie wdrażając potrzebne modyfikacje.
A co mamy zrobić chcąc odebrać fakturę w systemie KSeF? Aby uzyskać możliwość otrzymywania faktur przez KSeF należy wyrazić na to zgodę.
Można to zrobić przy użyciu samego systemu. Przesyłanie kontrahentom faktur tą drogą nie wyklucza także jednoczesnego dostarczania ich w innej formie. W przypadku, kiedy odbiorca faktury nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu systemu, wystawiający ją przedsiębiorca nadal może wystawić dokument poprzez KSeF.
Jest jednak zobowiązany przekazać fakturę odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. drogą mailową lub w formie papierowej. Wystawiona faktura w KSeF, ale przesłana inną drogą faktura, nadal zachowuje miano faktury ustrukturyzowanej. Spełnia bowiem wymogi systemu i posiada numer identyfikacyjny KSeF.
Jak uzyskać dostęp do KSeF, aby wystawić fakturę
Każdy przedsiębiorca automatycznie zyskuje prawo do korzystania z KSeF. Dostęp do platformy wymaga jednak uwierzytelnienia w systemie. Podatnik będący osobą fizyczną może tego dokonać poprzez podpis zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny z numerem NIP lub PESEL. Jest też możliwość zgłoszenia odcisku palca podpisu poprzez zawiadomienie ZAW_FA w celu przypisania podpisu do konkretnego podatnika.
Inaczej sytuacja wygląda z osobami prawnymi oraz jednostkami, które nie posiadają osobowości prawnej. Mogą one uwierzytelnić się wyłącznie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z numerem NIP. Z kolei podatnik niebędący osobą fizyczną w celu uwierzytelnienia musi wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z platformy w jego imieniu.
Osoba fizyczna chcąca uzyskać dostęp do KSeF, powinna pobrać, a następnie złożyć formularz ZAW-FA w formie papierowej w Urzędzie Skarbowym, gdzie rozlicza swój VAT.
Czy wszyscy będą mieli obowiązek wystawiać faktury objęte KSeF w 2024 roku?
Są podmioty zwolnione z obowiązku wystawiania w KSeF oraz tacy, którzy mają możliwość, ale nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF (np. podatnicy zagraniczni, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie Polski, podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT, a także rolnicy rozliczający się ryczałtem).
Poza tym jest możliwość wystawiania faktur pomijając system KSeF, a to w sytuacji gdy uzyskaliśmy możliwość ograniczenia obowiązku stosowania właśnie KSeF. Jednak są rzadkie wyjątki.
Ogólne rozporządzenie mówi o obowiązkowym wystawianiu faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF, zaczynając od 1 lipca 2024 r.
Przygotuj swoją firmę na wejście KSeF, razem z nami.
Śledź nowe informacje na naszej stronie internetowej, w dziale ,,Aktualności”. Znajdujemy dla was nowe wiadomości o tematyce KSeF i faktur ustrukturyzowanych, a następnie opisujemy przyjemnym oraz zrozumiałym językiem. Dowiedz się więcej o KSeF, czytając nasze aktualności.