Jak przygotować fakturę, wysyłaną do KSeF?
Aby przygotować fakturę, wysyłaną do Krajowego Systemu e-Faktur, należy postępować zgodnie z następującymi krokami:
- Wybierz odpowiedni program do wystawiania faktur, który umożliwia generowanie e-faktur zgodnych z KSeF.
- Wypełnij fakturę zgodnie z wymaganiami zawartymi w ustawie o VAT oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowych warunków i trybu przekazywania informacji w formie elektronicznej.
- Upewnij się, że numer faktury jest unikalny i nie powtarza się z innymi fakturami, a także że zawiera prawidłowy numer kolejny.
- Wprowadź dane odbiorcy faktury, takie jak nazwa, adres oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP), upewniając się, że są one zgodne z danymi zawartymi w KRS.
- Wprowadź dane dotyczące sprzedaży, takie jak nazwa towaru lub usługi, ilość, cena jednostkowa, wartość netto i wartość brutto.
- Wygeneruj plik XML z fakturą zgodny z formatem KSeF.
- Prześlij plik XML z fakturą do Krajowego Systemu e-Faktur, korzystając z wybranej przez Ciebie platformy lub aplikacji umożliwiającej przesłanie faktur do KSeF.
- Po przesłaniu faktury, upewnij się, że została ona poprawnie zarejestrowana w KSeF, a także że otrzymałeś potwierdzenie odbioru i akceptacji faktury.
Pamiętaj, że prawidłowe wystawienie faktury zgodnej z wymaganiami KSeF jest istotne dla uniknięcia nieprzyjemnych konsekwencji finansowych i prawnych.
W razie wątpliwości lub trudności związanych z przygotowaniem faktury do KSeF, warto skonsultować się z ekspertem lub doradcą podatkowym.
Jak wysłać fakturę do KSeF?
Narazie wystawianie faktur w systemie KSeF jest działaniem dobrowolnym. Od 1 lipca 2024 KSeF będzie obligatoryjnym systemem do fakturowania dla każdego czynnego podatnika VAT.
Wysłanie faktury do KSeF jest możliwe na dwa sposoby. Pierwszym rozwiązaniem jest darmowe narzędzie przygotowane przez Ministerstwo Finansów. Aktualnie jest ono dostępne dla wszystkich przedsiębiorców.
Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z programu do wystawiania faktur online, który posiada integrację z systemem KSeF. Istnieje wiele narzędzi do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, które oferują różnorodne funkcje i są dostępne w różnych cenach.
Istnieje kilka powodów, dla których warto korzystać z programów do wystawiania e-faktur:
- Łatwość i szybkość wystawiania faktur - programy do e-faktur pozwalają na szybkie i łatwe wystawianie faktur, co znacznie usprawnia procesy sprzedażowe. Dzięki temu, że większość danych jest już zapisana w programie, wystarczy tylko wypełnić odpowiednie pola, a faktura zostanie automatycznie wygenerowana.
- Poprawność i dokładność danych - dzięki temu, że większość danych jest wprowadzana automatycznie lub zapisywana w systemie, minimalizuje się ryzyko błędów ludzkich, co przekłada się na większą dokładność i poprawność danych.
- Łatwość monitorowania płatności - programy do e-faktur umożliwiają monitorowanie płatności za faktury, co ułatwia zarządzanie finansami firmy. W przypadku opóźnień w płatnościach, można szybko zareagować i podjąć odpowiednie kroki.
- Zgodność z przepisami - programy do e-faktur zapewniają zgodność z wymaganiami prawnymi, co jest szczególnie ważne w przypadku faktur VAT. Wszystkie wymagane dane są automatycznie generowane, co eliminuje ryzyko pomyłek i błędów.
- Łatwość archiwizacji faktur - programy do e-faktur pozwalają na łatwe i bezpieczne archiwizowanie faktur, co ułatwia przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów księgowych.
Warto zaznaczyć, że programy do wystawiania e-faktur są szczególnie przydatne dla firm, które prowadzą duży wolumen transakcji i chcą usprawnić swoje procesy sprzedażowe i księgowe.
Wysyłanie faktur do KSeF, na czym polega integracja programu z systemem
Integracja programu do wystawiania faktur z systemem KSeF polega na połączeniu tych dwóch narzędzi w celu automatyzacji procesów księgowych.
KSeF to system klasy ERP (Enterprise Resource Planning), który umożliwia prowadzenie pełnej księgowości dla firm. Natomiast programy do wystawiania faktur ułatwiają proces tworzenia faktur i innych dokumentów sprzedażowych.
Integracja programu do wystawiania faktur z systemem KSeF umożliwia przesyłanie automatycznie danych z faktur i innych dokumentów sprzedażowych do systemu KSeF.
Dzięki temu unika się ręcznego przepisywania danych i zmniejsza ryzyko błędów. Ponadto, integracja pozwala na automatyczne księgowanie faktur, co znacznie przyspiesza i ułatwia procesy księgowe.
Istnieją różne sposoby integracji programów do wystawiania faktur z systemem KSeF, w zależności od konkretnego programu i systemu księgowego. Niektóre programy oferują już wbudowaną integrację z KSeF, a inne wymagają skorzystania z zewnętrznego narzędzia integracyjnego lub stworzenia dedykowanego połączenia API.
W każdym przypadku integracja powinna być dokładnie zaplanowana i przetestowana, aby zapewnić jej poprawne działanie.
Jak najłatwiej wysłać fakturę do KSeF?
Aby przygotować firmę na wejście obligatoryjnego KSeF, powinieneś zaopatrzyć się w dobry program do wystawiania faktur online. Jeżeli już korzystasz z programu do wysyłki e-faktur, dopytaj się czy będzie on posiadał integrację z systemem KSeF.
Wysyłanie faktur będzie wyglądało tak samo jak dotychczasowo.
Należy wypełnić formularz, a następnie kliknąć —> Wyślij.
Faktura oprócz do kontrahenta trafi do Krajowego Systemu e-Faktur. A program zadba aby dokument został prawidłowo zweryfikowany, dzięki połączeniu przez API.
Zapoznaj się z dostępnymi programami do wystawiania faktur online zintegrowanymi z systemem KSeF.