KSeF – co to jest?
KSeF to skrót od Krajowy System e-Faktur, w którym wystawisz ujednolicone faktury. Każdy dowód sprzedaży prezentuje się tak samo, zawiera wymagane informacje i zdecydowanie ułatwia prowadzenie księgowości firmy.
Już teraz możesz skorzystać z KSeF, gdyż funkcjonuje jako system dobrowolny. Jednak od 1 lipca 2024 roku faktura wystawiona poza systemem nie będzie dłużej traktowana jak faktura, a kwota transakcji nie będzie ujmowana w ewidencji.
Sprzedawca czy usługodawca nie powiększy wartości generowanych przychodów, a usługobiorca albo kupujący nie doda wartości zakupów czy usług do kosztów uzyskania przychodu. Traci każdy, a przy tym MF zaplanowało kary finansowe dla przedsiębiorców, którzy nie dostosują się do nowych zasad.
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF znikną faktury papierowe oraz elektroniczne, mimo iż dowody sprzedaży będzie można cały czas wystawiać w programie do fakturowania.
Jednak w celach kontrolnych faktury muszą trafić do KSeF, gdzie zostaną zweryfikowane, a następnie otrzymają indywidualny numer. Wszystkie działania będą spójne i intuicyjne.
Zmiany wprowadzane przez Ministerstwo Finansów mają na celu sprawowanie kontroli nad wszystkimi przedsiębiorcami, a także zapobieganie tak zwanym karuzelom podatkowym. Żadna faktura nie przejdzie niezauważona, a każdy podatek VAT uregulowany, co przyczyni się końca ery wyłudzeń finansowych i innych przekrętów.
Jak korzystać z KSeF?
Jeszcze zanim uzyskasz szczegółowe informacje, jak używać KSeF, dowiedźmy się, czy każdy ma obowiązek korzystania z systemu. Odpowiedź jest twierdząca. Wraz z dniem 1 lipca 2024 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy, bez względu na zajmowaną branżę, rozmiar firmy czy osobowość prawną.
Masz jeszcze sporo czasu, dlatego po zapoznaniu się z podanymi informacjami i wskazówkami, przekonaj się, jak działa system, żeby od przyszłego roku uniknąć błędów i nieporozumień. Dostosowanie się do obowiązujących przepisów to jedyny sposób, żeby uniknąć konsekwencji skarbowych, dlatego wdrażaj modyfikacje, a nie zastanawiaj się nad ewentualnymi skutkami ubocznymi.
KSeF jest systemem kompatybilnym z oprogramowaniem finansowo-księgowym, dzięki czemu bez żadnych trudności wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Dowód sprzedaży jest dostępny w formacie XML. Przed przesłaniem dokumentu do odbiorcy, e-Faktura jest weryfikowana przez odpowiednio zaprogramowane algorytmy.
Jeżeli żadna z podanych informacji nie budzi zastrzeżeń, nie ma też braków formalnych, faktura ustrukturyzowana otrzymuje indywidualny numer. Kolejnym krokiem jest uzyskanie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). Już teraz upewnij się, że używany program księgowy jest zintegrowany z systemem KSeF, dzięki czemu masz świadomość, że obowiązkowy KSeF nie wygeneruje dla Ciebie aż tylu zmian. Wybierz program do wystawienia faktur z wielu dostępnych na rynku, takich jak: afaktury.pl lub faktura-online.pl
Data wystawienia e-Faktury jest zgodna z dniem jej wprowadzenia do systemu, a z kolei data otrzymania jest jednoznaczna z dniem uzyskania przez dokument numeru identyfikującego. Kupujący albo usługobiorca otrzymują dostęp do faktury ustrukturyzowanej dopiero po uwierzytelnieniu się w KSeF.
Posiłkując się art. 106na. ust 2 ustawy o VAT, dowiesz się, że aby otrzymać fakturę ustrukturyzowaną poprzez system, odbiorca musi wyrazić na to zgodę. W przeciwnym wypadku proces nie jest kompletny. Trzeba jednak zauważyć, że ustawodawca nie doprecyzował jeszcze, w jaki sposób ma odbywać się wyrażenie zgody, dlatego strony zawierające umowę mogą wybrać swoje własne sposoby i kontynuować je przez cały okres współpracy.
Kiedy odbiorca nie zgodzi się na otrzymanie e-Faktury, nie ma przeciwwskazań, aby przedsiębiorca cały czas używał KSeF, jednak dowód sprzedaży dostarczał odbiorcy w inny sposób – przepisy zezwalają na dokumenty papierowe oraz elektroniczne.
Kluczowe jest wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych do systemu KSeF i sprawowanie kontroli przez Ministerstwo Finansów.
Jak używać KSeF w praktyce?
Wiesz, że od 1 lipca 2024 czekają nas spore zmiany i z tą myślą trzeba się oswajać, gdyż nic nie wskazuje na to, że wprowadzenie obowiązkowego KSeF zostanie jeszcze przesunięte w czasie.
Aby rozpocząć wystawianie faktur ustrukturyzowanych, trzeba zacząć od integracji KSeF z programem księgowym.
Zgodnie z podanymi informacjami e-Faktury wystawia się zarówno w narzędziach przygotowanych i udostępnionych przez organy administracji podatkowej, jak i używany do tej pory program do fakturowania.
Kiedy przedsiębiorca spodziewa się otrzymania faktury ustrukturyzowanej od kontrahenta, musi wyrazić zgodę na działanie. Każda e-Faktura jest przechowywana w systemie przez 10 lat, co sprawia, że dowody sprzedaży nie muszą być dłużej archiwizowane w formie papierowej czy na używanym sprzęcie. To zdecydowanie usprawni prowadzenie księgowości firmy.
Jak korzystać z KSeF – kilka słów podsumowania
KSeF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku, stąd przed Tobą jeszcze trochę czasu, aby zapoznać się z całym procesem przygotowania dowodów sprzedaży. Faktury ustrukturyzowane są generowane w formie pliku XML, czyli każdy dowód sprzedaży ma wymagane elementy i prezentuje się jednakowo, co usprawni cały proces sprawowania kontroli i obsługę księgową firmy. Zanim faktura ustrukturyzowana trafi do odbiorcy, przechodzi dokładną weryfikację w celu wykluczenia ewentualnych błędów.
Co możesz zrobić, zanim KSeF zacznie obowiązywać wszystkich przedsiębiorców? Zacznij od upewnienia się, że używany program księgowy jest połączony z KSeF, a następnie spróbuj dostarczyć kilka dokumentów do systemu. Upewnij się, że e-faktury nie zawierają błędów i jak kształtuje się proces.
Przedsiębiorcy obawiają się wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur, jednak posiłkując się informacjami podanymi przez Ministerstwo Finansów, dowiadujemy się, że system będzie działał intuicyjnie, a ustrukturyzowane faktury ułatwią rozliczenia z kontrahentami.