Dostęp do KSeF, kogo obowiązuje?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie obowiązkowe dla przedsiębiorców od dnia 1 lipca 2024 r., zaś dokumenty wystawione w innej formie nie będą uznawane za faktury. Jedyną dopuszczalną formą fakturowania będą faktury ustrukturyzowane.
Od 1 lipca 2024 r. faktura ustrukturyzowana będzie, co do zasady, jedyną dopuszczalną formą dokumentowania czynności wykonywanych przez podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Co w przypadku podatników zagranicznych, czy również potrzebują dostępu do KSeF? Dla zagranicznych przedsiębiorców, nie mających stałego miejsca prowadzenia działalność w Polsce będzie dobrowolne. Minister Finansów może zwolnić z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych poniektórych podatników.
Faktury wystawiane z dostępem KSeF
Dokumenty w KSeF możliwe do wystawienia przez sprzedawców oraz do pobierania ich przez nabywców to:
Jakie dokumenty wystawi oraz otrzyma przedsiębiorca mający dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur do swoich kontrahentów?
Jakie faktury wystawimy w KSeF?
- Faktura VAT,
- Faktura bez VAT,
- Faktura VAT marża,
- Faktura VAT RR,
- Faktura do paragonu,
- Faktura zaliczkowe,
- Faktura końcowe,
- Faktura korygujące.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Aby wystawić fakturę w systemie KSeF, należy najpierw zalogować się do programu księgowego. Jeżeli jeszcze nie masz programu w którym możesz wystawić faktury, to przetestuj polecane serwisy sugerowane przez innych przedsiębiorców, bądź poszukaj polecanego programu w wyszukiwarce internetowej.
Najważniejsze aby Twój program do wystawiania faktur był zintegrowany z systemem KSeF.
Następnie w ustawienia włącz importowanie dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur. Tą czynność wykonamy podpisując się między innymi podpisem kwalifikowanym,
Kolejnym krokiem jest przesłanie faktury do walidacji. W sytuacji gdy faktura jest zgodna z wymogami obowiązującymi, system KSeF generuje unikatowy numer dokumentu. Po uzyskaniu unikalnego numeru, faktura zostaje fakturą ustrukturyzowaną, a następnie zostaje dostarczona do kontrahenta.
Data wystawienia dokumentu jest datą jego nadania.
Co w przypadku gdy forma naszej faktury jest niepoprana? W takiej sytuacji dokument zostaje odrzucony przez system. Należy ją jak najszybciej poprawić i ponownie przesłać do weryfikacji do KSeF.
Poprawnie dodana faktura, jest możliwa do pobrania w formie pdf. Możemy dzięki temu zapoznać się z wystawowym dokumentem, w formacie dla nas zrozumiałym.
W ramach KSeF będziemy mieli do czynienia z fakturą ustrukturyzowaną. Zgodnie z ustawą o VAT, to e-faktura „wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”.
Ma ona postać pliku w formacie XML, zgodnego z określonym w przepisach wzorem.
Co w przypadku gdy nie możemy uzyskać dostępu do KSeF?
Przepisy również przewidują co zrobić w sytuacji gdy nie możemy zalogować się do systemu KSeF. W momencie awarii systemu KSeF, faktury ustrukturyzowane będą wystawiane według ogólnie obowiązującej schemy XSD i przekazywane nabywcy w dogodnym dla niego formacie.
Gdy pojawi się awaria systemu, Ministerstwo Finansów ogłosi stosowny komunikat. W tym przypadku przedsiębiorca ma 7 dni na wprowadzenie wystawionych faktur podczas awarii, a nie wprowadzonych do systemu KSeF.
Gdyby korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur nie było możliwe ze względu na powstałą nieoczekiwaną awarię, podatnik prowadzący działalność gospodarczą na obszarze objętym sytuacją kryzysową, w okresie trwania powstałej awarii będzie mógł wystawiać faktury w formie faktury elektronicznej bądź faktury pisemnej.
Jeżeli jednak problem z wprowadzeniem faktury do systemu KSeF leży po stronie podatnika, to należy takowy dokument wystawić offline, a na następny dzień wprowadzić fakturę do systemu, aby nadać mu unikalny numer.
Dostęp do KSeF w programie do wystawiania faktur
Szukasz odpowiedniego miejsca w którym będziesz mógł wystawiać faktury zgodnie z nowymi przepisami? Dobrym rozwiązaniem okazuje się być program do wystawania faktur zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur.
Dobrze dobrane narzędzie do fakturowania pozwala na szybkie i sprawne przygotowanie dokumentów księgowych. Oprócz dowodów sprzedaży można przygotować również dokumentację magazynową i archiwizować dokumenty, co oznacza, że nie trzeba ich drukować, a możemy je dostarczyć wyłącznie przesyłając na skrzynkę email.
Takie działanie jest nie tylko ekologiczne, ale również pozwala zaoszczędzić przedsiębiorcy sporo czasu. Co więcej, przedsiębiorca może wystawić fakturę z każdego miejsca na świecie, ponieważ wystarczy zalogować się do programu z komputera, laptopa, tabletu czy też smartfonu.
Jaki program do wystawiania faktur wybrać z dostępem do KSeF? Niektóry programy do faktur są darmowe (zazwyczaj z ograniczeniem do pewniej ilości faktur). Dzięki temu możemy przetestować czy dany serwis nam odpowiada. Inni jeszcze właściciele komercyjnych programów udostępniają użytkownikowi 30 dniowy okres testowy.
Aby wybrać odpowiednie narzędzie, zastanówmy się jakich funkcji potrzebujemy w naszej firmie. Na przykład: Współpracujemy z zagranicznymi kontrahentami, odpowiedni ułatwieniem będzie tłumaczenie faktur na wiele języków. Inne potrzeby będzie miała firma zajmująca się sprzedażą e-commerce, dużą zaletą może okazać się system magazynowy.
Innymi dodatkowymi funkcjami, które mogą ułatwić nam prace jest ,,status dokumentu” , zaciągnięcie danych z GUS, wysyłka faktury bezpośrednio z programu lub weryfikacja kontrahenta na podstawie białej listy VAT.
Najlepszą alternatywą jest samodzielne przetestowanie programu do wystawiania faktur zintegrowanego z systemem KSeF. Dla małych przedsiębiorców, nie potrzebujących zbyt wielu funkcji w programie do wystawiania faktur, sugerujemy rejestrację w serwisie tj. faktura-online.pl. Jest to przede wszystkim bezpieczny program w którym możesz archiwizować dokumnety księgowe.
Dla średnich firm polecamy program do wystawiania faktur afaktury.pl. Jest on już bardziej rozbudowanym systemem, który oferuje pełną kontrolę nad obiegiem dokumnetów, a także można tłumaczyć faktury na 31 języków.
Dla większych graczy odpowiednim programem może być program faktury.pl który posiada zaawansowany system magazynowy.
Najważniejszym elementem każdego wybranego przez nas programu jest dostęp do systemu KSeF. Wybierając program do wystawiania faktur online, zwróć szczególną uwagę na to czy system posiada integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.