Czy samofakturowanie w KSeF będzie możliwe?
Faktury to podstawowe dowody sprzedaży dokumentujące wykonywane transakcje. Są potrzebne zarówno przedsiębiorcom, jak i ich kontrahentom. Sprzedawca jest jednocześnie wystawcą – ta zasada przyjęła się już wiele lat temu i funkcjonuje bez zmian, chociaż można wymienić przypadki, kiedy nabywca bierze na siebie odpowiedzialność za wystawienie faktury sprzedaży. Dochodzi wtedy do samofakturowania.
Jak będzie kształtować się samofakturowanie po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF – to pytanie zadawane przez wielu z nas, tym bardziej że faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe już od 1 lipca 2024 roku.
Jak wygląda samofakturowanie?
Wystawianie faktury przez nabywcę jest dozwolone w określonych sytuacjach i po spełnieniu konkretnych wymogów. Jednym z nich jest obowiązek zawarcia umowy. Takie działanie ma na celu zabezpieczenie interesu sprzedawcy, żeby nie wszyscy nabywcy mieli prawo wystawiania faktur sprzedaży w jego imieniu.
Aby dowiedzieć się, jakie warunki musi spełnić nabywca pragnący wystawić fakturę w imieniu sprzedawcy, trzeba zweryfikować zapisy art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Z przepisów dowiesz się, że:
--> Nabywca może udokumentować zakup towarów albo usług od podmiotu, dla którego wystawia fakturę,
--> Dokument jest klasyfikowany jako faktura zaliczkowa,
--> Wystawiona faktura służy do udokumentowania dostawy towarów albo świadczenia usług wyznaczonych w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT – dotyczy przypadków, kiedy świadczenie usług odbywa się na obszarze kraju trzeciego.
Samofakturowanie nie może być dobrowolnym działaniem, stąd jeżeli zastanawiasz się nad wystawianiem dowodów sprzedaży w imieniu sprzedawcy, najpierw zawrzyj stosowną umowę i opisz dokładnie, jak będzie się kształtować proces zatwierdzania wystawianych przez sprzedawcę faktur.
W tym miejscu warto też podkreślić, że faktury może wystawiać także osoba trzecia, pod warunkiem że wcześniej uzyskała wymagane upoważnienie. Kto to jest najczęściej? Mowa o przedstawicielu podatkowym , a szczegółowe informacje na jego temat uzyskasz w art. 18a ustawy o VAT.
Czy KSeF będzie umożliwiał samofakturowanie, jak spełnić wszystkie formalności?
Bardzo ciężko jest mówić o samofakturowaniu w KSeF, gdyż przepisy prawa nie przekazują nam wszystkim potrzebnych informacji w tej sprawie. Nie wiemy, jaki będzie wzór umowy dotyczącej samofakturowania. Bez dwóch zdań kluczowe znaczenie odgrywa informacja o procedurze zatwierdzania faktur przez sprzedawcę. Niestety, po raz kolejny brakuje szczegółów, w jaki sposób należy sfinalizować procedurę.
Aby lepiej zrozumieć tę kwestię, przytaczamy fragment interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 lipca 2021 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.325.2021.1.KP:
„[…] przepisy ustawy wymagają istnienia procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, nie wskazują natomiast, jak procedura ta ma być określona. Jednocześnie należy wskazać, iż przepisy w zakresie podatku VAT nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń lub wymogów odnośnie sposobu zatwierdzania przez podatnika faktur, wystawionych w jego imieniu i na jego rzecz przez nabywcę, w procedurze samofakturowania. Strony umowy o samofakturowaniu mogą zatem w dowolny sposób kształtować formę zatwierdzania poszczególnych faktur wystawianych przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika ‒ sprzedawcy towarów lub usług.
Jednakże, w najlepszym interesie podatnika dokonującego dostawy towarów (świadczącego usługę) jest to, aby procedura ta była właściwie określona i przestrzegana, albowiem wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi oznacza określenie kwoty podatku należnego po stronie podatnika, który dokonał dostawy towarów lub wykonał usługę. W sytuacji, gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, to i tak dostawca nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy”.
Czy KSeF będzie umożliwiał samofakturowanie?
Zgodnie z uzyskanymi informacjami, KSeF nie będzie wprowadzał żadnych zmian do mechanizmu samofakturowania. Nabywca ma prawo przygotować dowód sprzedaży w imieniu sprzedawcy – ta zasada nie podlegnie żadnym modyfikacjom.
Warunki samofakturowania także pozostają te same, gdyż zastosowanie systemu KSeF nie ma żadnego wpływ na informacje i zasady opisane w ustawie o VAT, odnoszące się właśnie do samofakturowania. Można śmiało stwierdzić, że wszystko pozostaje bez zmian, tak jak było do tej pory.
Dzięki KSeF można nadawać uprawnienia innym podmiotem, co może zostać wykorzystane właśnie do wystawiania dowodów sprzedaży przez inne podmioty.
Jak w praktyce będzie wyglądać samofakturowanie z wykorzystaniem KSeF? Podatnicy korzystający z samofakturowania obowiązkowo od 1 lipca 2024 roku albo z własnej inicjatywy przed wskazanym przez ustawodawcę terminem mają obowiązek wykonać wszystkie czynności niezbędne do kontynuowania samofakturowania właśnie z wykorzystaniem KSeF.
Wymagane jest przekazanie nabywcy uprawnień do wystawiania faktur w procesie samofakturowania. Można również przekazać uprawnienia pozwalające na samofakturowanie przez inne podmioty (to rozwiązanie jest stosowane przede wszystkim, gdy w jednostce odpowiadającej za wystawianie faktur pracuje kilka osób mających takie uprawnienia). Pamiętaj, że uprawnienia otrzymuje tylko jedna osoba (podane jest jej imię i nazwisko, stąd nie można jej pomylić z nikim innym), a nie cała firma.
Samofakturowanie w KSeF wiąże się z wieloma korzyściami dla stron. Przede wszystkim każdy podmiot, mający uprawnienia może kontrolować wystawione faktury. Co to oznacza? Strony mogą umówić się na akceptację faktur bez wysyłania wiadomości tekstowych czy e-maili, gdyż wszystkie faktury, które wystawił sprzedawca przez 10 lat są dostępne w KSeF. Łatwo zauważyć ewentualne nieprawidłowości i je poprawić.